Potwierdzenie okresów zatrudnienia dla celów emerytalnych

Wniosek o świadczenie emerytalne należy przedłożyć w organie rentowym właściwym dla danego ubezpieczonego ze względu na miejsce zamieszkania. Do wniosku tego należy dołączyć szereg dokumentacji związanej z przebiegiem ubezpieczenia, w tym w szczególności potwierdzającej okres zatrudnienia. Należy zaznaczyć, że standardy, jakie powinny spełniać dokumenty dołączane przez zainteresowanego do wniosku, potwierdzające okresy uzasadniające prawo do świadczeń i ich wysokość, zostały sprecyzowane przez ustawodawcę.

Dokumenty stwierdzające zatrudnienie

Środkiem dowodowym potwierdzającym okresy zatrudnienia wykonywanego na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania oraz spółdzielczej umowy o pracę jest przede wszystkim świadectwo pracy. Oprócz wymienionego dokumentu okres takiego zatrudnienia ubezpieczony może potwierdzić zaświadczeniem:

• płatnika składek lub 
   
• innego właściwego organu,

wydanym na podstawie posiadanych dokumentów.

Tak stanowi § 22 ust. 1 rozporządzenia.

Okresy zatrudnienia można potwierdzić jeszcze innymi dokumentami, w tym w szczególności:

• legitymacją ubezpieczeniową zawierającą wpisy dokonane przez pracodawców, z których będzie wynikała m.in. data rozpoczęcia i zakończenia pracy, wymiar czasu pracy, rodzaj wykonywanej pracy, 
   
• legitymacją służbową, jeśli taką zainteresowany posiadał, 
   
• legitymacją przynależności do związku zawodowego, 
   
• umową o pracę, jak również aneksami do tej umowy (tzw. angażami), 
   
• wpisem w książeczkowym dowodzie osobistym oraz 
   
• wszelkiego rodzaju pismami kierowanymi przez pracodawcę do pracownika w czasie trwania zatrudnienia, a nawet 
   
• orzeczeniem sądu.

Co ważne, wpisy w legitymacji ubezpieczeniowej powinny być potwierdzone pieczątką zakładu pracy - pracodawcy oraz podpisem i pieczątką służbową pracodawcy lub upoważnionego pracownika.

Przy czym istotnym dla uwzględnienia okresu zatrudnienia na podstawie wskazanej dokumentacji szczątkowej jest, aby wynikał z niej fakt zatrudnienia oraz można było ustalić jego okres.

Środkami dowodowymi w postępowaniu przed organem rentowym mogą być również poświadczone za zgodność z oryginałem kopie dokumentów dotyczących okresów m.in. składkowych (a takim jest okres zatrudnienia) wydawane przez jednostki upoważnione do przechowywania dokumentacji zlikwidowanych lub przekształconych zakładów pracy.

Konto ubezpieczonego

W myśl § 10 ust. 2 rozporządzenia ustawodawca zwolnił ubezpieczonego zgłaszającego wniosek m.in. o emeryturę od dołączenia do niego dokumentacji stwierdzającej okresy uzasadniające prawo do wnioskowanego świadczenia i jego wysokość. Dokumenty te nie są wymagane, jeżeli konto ubezpieczonego zawiera dane pozwalające na ustalenie tego prawa oraz wysokości świadczenia.

Wyjaśnienia wymaga, iż na koncie ubezpieczonego poczynając od dnia 1 stycznia 1999 r. ewidencjonowane są składki oraz informacje dotyczące przebiegu ubezpieczeń społecznych danego ubezpieczonego. Konto takie prowadzi ZUS. Jest ono oznaczone numerem ewidencyjnym nadanym osobie ubezpieczonej przez Rządowe Centrum Informatyczne Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności (RCI PESEL). Informacje zawarte na koncie ubezpieczonego są środkiem dowodowym w postępowaniu administracyjnym i sądowym z zakresu ubezpieczeń społecznych.

Zeznania świadków

Ustawodawca przewidział możliwość udowodnienia okresów zatrudnienia zeznaniami świadków. Może to mieć miejsce, gdy udokumentowanie zatrudnienia w sposób wskazany wcześniej nie jest możliwe.

Od osoby zainteresowanej występującej do ZUS z wnioskiem o ustalenie prawa do emerytury udowadniającej zatrudnienie zeznaniami świadków wymagane jest oświadczenie, że nie może przedłożyć odpowiedniego dokumentu. W oświadczeniu tym, sporządzonym na druku ZUS Rp-9, wnioskodawca informuje o przyczynach uniemożliwiających uzyskanie dokumentów i wskazuje co najmniej dwóch świadków na okoliczność potwierdzenia własnego zatrudnienia.

Najlepszym dla zainteresowanego rozwiązaniem jest, aby zeznający w sprawie świadkowie byli bezpośrednimi jego współpracownikami. Świadkowie powinni przede wszystkim zaświadczyć, jaką pracę wykonywał zainteresowany, tj. rodzaj pracy, zajmowane przez niego stanowisko, w jakim okresie, czy była to praca stała, w pełnym czy niepełnym wymiarze godzin, sezonowa czy dorywcza, czy w trakcie jej wykonywania zainteresowany był ubezpieczony. Na korzystną ocenę zeznań wpłyną zapewne dodatkowo dowody przedłożone przez świadka potwierdzające, iż pracował z zainteresowanym.

Jak podaje ZUS na swojej stronie internetowej (www.zus.pl) zeznaniami świadków może być udowodnione m.in.:

• zatrudnienie przed 15 listopada 1991 r. wykonywane na obszarze państwa polskiego - po ukończeniu 15 lat życia - w wymiarze nie niższym niż połowa pełnego wymiaru czasu pracy, 
   
• zatrudnienie po 15 listopada 1991 r. w przypadku utraty dokumentów wskutek powodzi w lipcu 1997 r., 
   
• zatrudnienie młodocianych pracowników przypadające przed 1 stycznia 1975 r., gdy pracodawca stwierdzi brak dokumentacji z tego okresu i brak możliwości potwierdzenia, że były zawierane (bądź nie) umowy z takimi pracownikami, albo potwierdzi, że zawierał umowy z młodocianymi pracownikami, lecz z powodu braku pełnej dokumentacji nie może potwierdzić faktu zatrudnienia.

Przy ubieganiu się o ustalenie prawa do emerytury:

• dowody z dokumentów oraz 
   
• pisemne zeznania świadków, a także 
   
• pisemne oświadczenia zainteresowanego,

powinny być dołączone do wniosku w oryginale.

Po wydaniu przez ZUS decyzji w sprawie świadczenia, dowody z dokumentów poświadczające zatrudnienie mogą zostać zwrócone zainteresowanemu. Przy czym w kwestii tej ustawodawca wymaga uprzedniego złożenia przez zainteresowanego odpowiedniego wniosku. Na organie rentowym będzie wówczas spoczywało sporządzenie kopii zwracanych zainteresowanemu dokumentów.