Ekwiwalent pieniężny

Pracownik nabywa prawo do ekwiwalentu za niewykorzystany urlop zarówno zaległy, jak i bieżący, w dniu rozwiązania stosunku pracy. Dniem wypłaty powinien być ostatni dzień zatrudnienia. W razie niedotrzymania tego terminu, pracownikowi przysługują odsetki za zwłokę.

W celu obliczenia należnego ekwiwalentu należy obliczyć miesięczne wynagrodzenie pracownika, które w zależności od rodzaju składników przyjmuje się z różnych okresów. Uwzględnieniu podlegają trzy grupy składników wynagrodzenia, a mianowicie określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości, pozostałe (tzw. zmienne) przysługujące za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc oraz przysługujące za okresy dłuższe niż 1 miesiąc.

Podstawę ekwiwalentu ustala się w zależności od rodzaju składników wynagrodzenia według następujących zasad:

Jeśli przez cały okres przyjęty do ustalenia podstawy wymiaru ekwiwalentu za urlop, poprzedzający miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu lub przez okres krótszy, lecz obejmujący pełny miesiąc kalendarzowy lub pełne miesiące kalendarzowe, pracownikowi nie przysługiwało wynagrodzenie - przy ustalaniu podstawy uwzględnia się najbliższe miesiące, za które to wynagrodzenie przysługiwało. Natomiast jeżeli pracownik nie przepracował pełnego okresu 3 miesięcy, wynagrodzenie faktycznie wypłacone mu w tym okresie dzieli się przez liczbę dni pracy, za które przysługiwało to wynagrodzenie, a otrzymany wynik mnoży się przez liczbę dni, jakie pracownik przepracowałby w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy (tzw. dopełnienie podstawy).

Ekwiwalent oblicza się, dzieląc sumę miesięcznych wynagrodzeń ustalonych w sposób podany w tabeli przez współczynnik. Następnie należy podzielić tak uzyskaną kwotę za jeden dzień urlopu przez liczbę odpowiadającą dobowej normie czasu pracy obowiązującej pracownika. Uzyskaną stawkę godzinową należy pomnożyć przez liczbę godzin niewykorzystanego przez pracownika urlopu wypoczynkowego.

Uwaga! Współczynnik dla ustalania ekwiwalentu wyraża przeciętną miesięczną liczbę dni pracy w roku kalendarzowym, na który jest ustalony (por. uzasadnienie do uchwały SN z 9 maja 2000 r., sygn. akt III ZP 12/00, OSNP 2000/22/806). Oblicza się go odrębnie w każdym roku kalendarzowym i stosuje przy obliczaniu ekwiwalentu, do którego pracownik nabył prawo w ciągu tego roku kalendarzowego. Współczynnik ustala się, odejmując od liczby dni w danym roku kalendarzowym łączną liczbę przypadających w tym roku niedziel, świąt oraz dni wolnych od pracy wynikających z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, a otrzymany wynik dzieli przez 12. Jeżeli pracownik jest zatrudniony w niepełnym wymiarze czasu pracy, wartość współczynnika, ustaloną w podany sposób, obniża się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy tego pracownika.

Współczynnik obowiązujący pracownika pełnoetatowego w 2016 r. wynosi 21, co wynika z wyliczenia: 366 dni roku - (52 niedziele + 9 świąt + 53 dni wolne) = 252 dni; 252 dni : 12 = 21.

Jeśli pracownik jest zatrudniony w niepełnym wymiarze czasu pracy wartość współczynnika ulega proporcjonalnemu obniżeniu (np. przy zatrudnianiu na 1/2 etatu jest to 10,5).

Pracownik rozwiązał umowę w kwietniu 2016 r. Wynagrodzenie zasadnicze pracownika wynosiło 1.900 zł miesięcznie. Ponadto otrzymywał premie kwartalne w różnej wysokości. W okresie 12 miesięcy poprzedzających miesiąc rozwiązania umowy o pracę wypłacono 4 premie w łącznej kwocie 2.480 zł. Do podstawy wymiaru ekwiwalentu przyjęto premię w przeciętnej wysokości 206,67 zł (2.480 zł : 12). Po dodaniu jej do wynagrodzenia zasadniczego otrzymano podstawę do obliczenia ekwiwalentu w kwocie 2.106,67 zł (1.900 zł + 206,67 zł).

W kwietniu 2016 r. rozwiązano umowę z pracownikiem zatrudnionym w pełnym wymiarze, który miał niewykorzystane 11 dni urlopu za rok 2015 oraz 9 dni za rok bieżący. Obliczając ekwiwalent za 160 godzin niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego (11 dni + 9 dni = 20 dni; 20 dni x 8 godz. = 160 godz.), należało zastosować współczynnik obowiązujący w roku, w którym pracownik nabył prawo do ekwiwalentu, tj. 21.

Podstawa ekwiwalentu wynosiła 2.457 zł. W tej sytuacji pracownikowi wypłacono tytułem tego świadczenia 2.340,80 zł, zgodnie z wyliczeniem:

2.457 zł : 21 = 117 zł,

117 zł : 8 godz. = 14,63 zł,

14,63 zł x 160 godz. = 2.340,80 zł.

Z dniem 30 kwietnia br. pracownik wynagradzany stawką godzinową i premią nabył prawo do ekwiwalentu. W styczniu br. korzystał z zaległego urlopu i z obowiązujących 19 dni przepracował tylko 7 dni, za które wypłacono mu 616 zł. Za 21 dni pracy w lutym br. otrzymał 2.112 zł, a za 22 dni w marcu 1.936 zł. Wynagrodzenie jest wypłacane w ostatnim dniu miesiąca.

Do obliczenia ekwiwalentu pracodawca przyjął wynagrodzenie w średniej wysokości wypłaconej w okresie 3 miesięcy poprzedzających nabycie prawa do ekwiwalentu, po uprzednim dopełnieniu. W tym celu dokonał następujących obliczeń:

(616 zł + 2.112 zł + 1.936 zł) : (7 dni + 21 dni + 22 dni) = 93,28 zł,

93,28 zł x (19 dni + 21 dni + 22 dni) = 5.783,36 zł,

5.783,36 zł : 3 m-ce = 1.927,79 zł.

Kwota 1.927,79 zł stanowi podstawę wymiaru ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy.