Wykazywanie składek w dokumentach ZUS

Pracodawca przekazuje do ZUS dokumenty rozliczeniowe (imienne raporty miesięczne i deklarację miesięczną), po upływie każdego miesiąca kalendarzowego, w terminie ustalonym dla rozliczania składek. Tak wynika z art. 41 ust. 1-2 i art. 46 ust. 1-3 ustawy o sus.

Pracodawca za każdy miesiąc kalendarzowy składa za pracownika imienny raport:

• ZUS RCA, w którym wykazuje rozliczone składki na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne i/lub
   
• ZUS RSA, w którym wykazuje wysokość wypłaconych świadczeń oraz przerwy w opłacaniu składek.

Pracodawca w raporcie ZUS RCA sporządzonym za pracowników uwzględnia należne składki na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne od wszystkich dokonanych lub postawionych do dyspozycji pracownika, od pierwszego do ostatniego dnia miesiąca kalendarzowego, którego raport dotyczy, wypłat podlegających składkom ZUS (§ 2 ust. 6 rozporządzenia z dnia 18 kwietnia 2008 r.). Jeżeli w danym miesiącu zakład nie wypłacił pracownikowi żadnych oskładkowanych wypłat, mimo świadczenia pracy, wykazuje pracownika w raporcie ZUS RCA z "zerowymi" podstawami wymiaru składek i z "zerowymi" składkami. Raporty pracodawca dołącza do deklaracji rozliczeniowej.

Pracodawca zatrudnił pracownika od 1 czerwca 2016 r. Wynagrodzenie za czerwiec 2016 r. pracownik otrzymał 5 lipca 2016 r. W czerwcu br. pracownik nie uzyskał żadnego przychodu. W raporcie ZUS RCA sporządzonym za czerwiec 2016 r. pracodawca wykaże pracownika z "zerowymi" podstawami wymiaru składek i z "zerowymi" składkami. W raporcie ZUS RCA sporządzonym za lipiec 2016 r. pracodawca rozliczy składki od uzyskanego przez pracownika wynagrodzenia należnego za czerwiec 2016 r.

Uwaga! Za pracownika, w rozumieniu ustawy o sus, uważa się także osobę wykonującą pracę na podstawie umowy agencyjnej, umowy zlecenia lub innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia, albo umowy o dzieło, jeżeli umowę taką zawarła z pracodawcą, z którym pozostaje w stosunku pracy, lub jeżeli w ramach takiej umowy wykonuje pracę na rzecz pracodawcy, z którym pozostaje w stosunku pracy (art. 8 ust. 2a ustawy o sus). Pracodawca będący płatnikiem składek nie dokonuje dodatkowego zgłoszenia pracownika do ubezpieczeń z tytułu wykonywanej ww. umowy cywilnej, a jedynie oblicza, rozlicza i przekazuje składki do ZUS. Zgodnie z art. 18 ust. 1a i art. 20 ust. 1 ustawy o sus, w przypadku takich pracowników w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne uwzględnia się również przychód z tytułu umowy cywilnej. Jak wyjaśnił ZUS, pracodawca w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne pracownika uwzględnia uzyskany przez pracownika przychód z umowy o pracę i umowy zlecenia i od łącznej kwoty oblicza składki na te ubezpieczenia. Ustalając podstawę wymiaru składki zdrowotnej, ale tylko do wykazania w raporcie ZUS RCA, uwzględnia przychód z umowy o pracę i umowy zlecenia, po pomniejszeniu go o składki na ubezpieczenia społeczne pobrane ze środków pracownika. Natomiast składkę zdrowotną oblicza odrębnie od przychodów z umowy o pracę i umowy zlecenia, a następnie po ich zsumowaniu wykazuje w jednym bloku raportu ZUS RCA.

Analogiczne zasady rozliczania składek ZUS dotyczą też osób wykonujących wskazane umowy cywilne na rzecz własnego pracodawcy. Zgodnie z uchwałą Sądu Najwyższego z 2 września 2009 r. (sygn. akt II UZP 6/09, OSNP 2010/3-4/46) pracodawca, którego pracownik wykonuje na jego rzecz pracę w ramach umowy cywilnoprawnej zawartej z innym podmiotem, jest płatnikiem składek na ubezpieczenia społeczne za tę osobę. Jak wskazał ZUS w poradniku pt. "Zasady podlegania ubezpieczeniom społecznym i ubezpieczeniu zdrowotnemu oraz ustalania podstawy wymiaru składek osób wykonujących pracę na podstawie umów cywilnoprawnych": "(...) W konsekwencji tej uchwały pracodawca, a więc podmiot, na rzecz którego wykonywana jest praca w ramach umowy cywilnoprawnej jest zobowiązany do rozliczania i opłacania należnych składek za wyżej wymienione osoby, tak jak za osoby wykonujące pracę w ramach umowy cywilnoprawnej zawartej z własnym pracodawcą. W związku z tym analogiczne zasady przyjmuje się również wobec osób, które w ramach umowy zlecenia zawartej z innym podmiotem niż własny pracodawca wykonują pracę na rzecz swojego pracodawcy. (...)".

Sygnalizujemy, że do Trybunału Konstytucyjnego wpłynął wniosek o zbadanie zgodności art. 8 ust. 2a ustawy o sus nakładającego na pracodawcę osoby, która jednocześnie wykonuje na rzecz tego pracodawcy pracę na podstawie zawartej z osobą trzecią umowy agencyjnej, umowy zlecenia lub innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia oraz umowy o dzieło, obowiązek obliczenia i odprowadzenia składek ZUS z uwzględnieniem wynagrodzenia wypłacanego takiemu pracownikowi na podstawie ww. umowy z art. 20 w związku z art. 22, art. 31 ust. 3, art. 64 ust. 1 i 3 i art. 2 Konstytucji RP oraz art. 2 i art. 51 ust. 1 Konstytucji RP. Wniosek został złożony przez Konfederację Lewiatan (sygn. akt K 15/16).

W raporcie ZUS RSA pracodawca wykazuje okresy przerw w opłacaniu składek spowodowane: urlopem bezpłatnym - kod 111, urlopem wychowawczym - kod 121 lub 122, nieobecnością w pracy usprawiedliwioną, bez prawa do wynagrodzenia lub zasiłku - kod 151, nieobecnością w pracy nieusprawiedliwioną - kod 152. Zasadą jest, że okresy tych przerw wykazuje się w obrębie miesiąca kalendarzowego, za który sporządzany jest raport. Oznacza to, że w bloku III.B. (odpowiednio IV.B., ... X.B.), w polach 03. i 04. okres "od-do" nie może wykraczać poza pierwszy i ostatni dzień miesiąca kalendarzowego, za który sporządzany jest raport.

Pracownik w okresie od 1 do 30 czerwca 2016 r. przebywał na urlopie bezpłatnym. Okres przerwy w opłacaniu składek w związku z przebywaniem na tym urlopie pracodawca wykaże w raporcie ZUS RSA sporządzonym za czerwiec 2016 r., wpisując np. w bloku III.B. w polach: 01. - kod tytułu ubezpieczenia 01 10 0 0, 02. - kod przerwy 111, 03. i 04. - okres przerwy od 01.06.2016 do 30.06.2016, 05. - liczbę dni 30.

Pracownik zatrudniony od czerwca br. w okresie od 7 do 9 czerwca 2016 r. przebywał na zwolnieniu lekarskim. Ponieważ nie posiadał wymaganego okresu podlegania ubezpieczeniu chorobowemu nie nabył prawa do wynagrodzenia chorobowego. Okres przerwy pracodawca wykaże w raporcie ZUS RSA sporządzonym za czerwiec 2016 r., np. w bloku IV.B. wpisując w polach: 01. - kod tytułu ubezpieczenia 01 10 0 0, 02. - kod przerwy 151, 03. i 04. - okres od 07.06.2016 do 09.06.2016, 05. - liczba dni 3.

W raporcie ZUS RSA pracodawca wykazuje również kwoty wypłaconych wynagrodzeń za czas niezdolności do pracy oraz zasiłków z ubezpieczenia chorobowego i wypadkowego. Zgodnie z ogólną zasadą okres, za który zostało wypłacone wynagrodzenie chorobowe lub zasiłek nie może wykraczać poza ostatni dzień kalendarzowy miesiąca, za który jest sporządzany raport ZUS RSA. Zatem daty wykazane w raporcie ZUS RSA w bloku III.B. (odpowiednio: IV.B. ... X.B.), w polach 03. i 04. mogą być wcześniejsze niż pierwszy dzień kalendarzowy miesiąca, za który jest sporządzany raport, ale nie mogą być późniejsze niż ostatni dzień kalendarzowy tego miesiąca.

Jak wskazał ZUS w poradniku pt. "ZUS RSA Imienny raport miesięczny o wypłaconych świadczeniach...", dostępnym na stronie internetowej www.zus.pl, okres wskazany w polach 03. i 04. może wykraczać poza rok kalendarzowy. Jeżeli jednak: "(...) okres wypłacanego w danym miesiącu kalendarzowym świadczenia wykraczałby poza rok kalendarzowy, należy w raportach ZUS RSA składanych za miesiąc, w którym dokonano wypłaty, wykazać okres i kwotę wypłaconego świadczenia w rozbiciu na 2 raporty, tj.:

• w pierwszym raporcie należy wykazać okres do 31 grudnia oraz kwotę świadczenia przypadającą za wykazany okres,
   
• w drugim raporcie należy wykazać okres od 1 stycznia następnego roku oraz kwotę świadczenia przypadającego za ten okres. Należy jednak pamiętać, że data w polu "Data do", wykazana w tym raporcie, nie może wykraczać poza ostatni dzień miesiąca kalendarzowego, za który jest sporządzany raport (i w którym nastąpiła wypłata). (...)".

Pracodawca wypłacił pracownikowi w czerwcu 2016 r. wynagrodzenie chorobowe za okres od 17 do 23 maja 2016 r. w kwocie 560 zł.

Pracodawca wykaże w raporcie ZUS RSA sporządzonym za czerwiec 2016 r., np. w bloku III.B. w polach: 01. - kod tytułu ubezpieczenia 01 10 0 0, 02. - kod świadczenia/przerwy 331, 03.-04. - okres od 17.05.2016 do 23.05.2016, 05. - liczba dni 7, 06. - kwota wynagrodzenia chorobowego 560 zł.

Pracownik w wieku 52 lat w czerwcu 2016 r. przedłożył pracodawcy zwolnienie lekarskie na okres od 10 do 15 czerwca 2016 r. Za ten okres pracownikowi przysługuje zasiłek chorobowy z ubezpieczenia chorobowego (wynagrodzenie chorobowe otrzymał za okres od 11 do 24 stycznia 2016 r.). Ponieważ pracodawca nie jest uprawniony do wypłaty zasiłków, przekazał zwolnienie lekarskie do ZUS.

Okres przerwy w opłacaniu składek z powodu pobierania przez pracownika zasiłku chorobowego pracodawca wykaże w raporcie ZUS RSA sporządzonym za czerwiec 2016 r., wpisując w bloku np. III.B. w polach: 01. - kod tytułu ubezpieczenia 01 10 0 0, 02. - kod świadczenia 313, 03.-04. - okres od 10.06.2016 do 15.06.2016; nie wypełnia pól: 05. i 06.

W przypadku, gdy okres przerwy spowodowany chorobą wykazywany w raporcie ZUS RSA dotyczy całego miesiąca, jednak innego niż ten, za który sporządzany jest raport i pracownik nie uzyskał w tym miesiącu żadnego przychodu podlegającego oskładkowaniu, to pracodawca wykazuje pracownika także w raporcie ZUS RCA z "zerową" podstawą wymiaru składek i z "zerowymi" składkami.

Pracodawca w czerwcu 2016 r. wypłacił pracownikowi wyłącznie zasiłek chorobowy za okres od 1 do 31 maja 2016 r. Kwotę zasiłku wykaże w raporcie ZUS RSA sporządzonym za czerwiec 2016 r. Ponieważ okres przerwy wykazany w raporcie ZUS RSA nie pokrywa się z okresem, za który sporządzane są dokumenty rozliczeniowe, pracodawca wykaże pracownika również w raporcie ZUS RCA sporządzonym za czerwiec 2016 r. z "zerowymi" podstawami wymiaru składek i z "zerowymi" składkami.