Pobranie zaliczki na podatek dochodowy

Pracodawca jest obowiązany jako płatnik obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od niego przychody ze stosunku pracy oraz zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego. Tak wynika z art. 31 ustawy o pdof. Zaliczki na podatek dochodowy pobierane przez pracodawcę za miesiące od stycznia do grudnia wynoszą odpowiednio:

• 18% uzyskanego w danym miesiącu dochodu, za miesiące od początku roku do miesiąca włącznie, w którym dochód uzyskany od początku roku przez pracownika w tym zakładzie pracy przekroczył kwotę stanowiącą górną granicę pierwszego przedziału skali, tj. 85.528 zł,
   
• 32% uzyskanego w danym miesiącu dochodu, za miesiące następujące po miesiącu, w którym dochód uzyskany od początku roku przekroczył 85.528 zł.

Pracodawca, na wniosek pracownika, oblicza i pobiera w ciągu roku wyższe zaliczki na podatek dochodowy, stosując zamiast stawki 18% odpowiednio stawkę 32% (art. 41a ustawy o pdof).

Za dochód będący podstawą obliczenia przez pracodawcę zaliczki na podatek dochodowy uważa się uzyskane w ciągu miesiąca przychody w rozumieniu art. 12 ustawy o pdof oraz zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez pracodawcę:

• po odliczeniu kosztów uzyskania przychodów oraz
   
• po odliczeniu potrąconych przez pracodawcę w danym miesiącu ze środków pracownika składek na ubezpieczenia społeczne; z zastrzeżeniem, że odliczeniu nie podlegają składki, których podstawę wymiaru stanowi dochód (przychód) zwolniony od podatku na podstawie ustawy o pdof oraz od którego na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

Skala podatkowa, koszty uzyskania przychodów i inne wskaźniki oraz stawki dostępne są w serwisie www.wskazniki.gofin.pl

Kwotę zaliczki obliczonej w wyżej podany sposób pracodawca zmniejsza o kwotę stanowiącą 1/12 kwoty zmniejszającej podatek, określonej w pierwszym przedziale obowiązującej skali podatkowej. W 2016 r. miesięcznie o kwotę 46,33 zł. Aby pracodawca pomniejszył zaliczkę na podatek o kwotę zmniejszającą podatek, musi posiadać oświadczenie pracownika złożone według ustalonego wzoru (PIT-2), w którym pracownik stwierdzi, że:

1) nie otrzymuje emerytury lub renty za pośrednictwem płatnika,

2) nie osiąga dochodów z tytułu członkostwa w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną,

3) nie osiąga dochodów, od których jest zobowiązany opłacać zaliczki na podstawie art. 44 ust. 3 ustawy o pdof, tj. dochodów:

• z działalności gospodarczej, o której mowa w art. 14 ustawy o pdof,
   
• z najmu lub dzierżawy,

4) nie otrzymuje świadczeń pieniężnych wypłaconych z Funduszu Pracy lub z Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych,

5) ten zakład pracy jest właściwy do stosowania tego zmniejszenia.

Oświadczenie pracownik składa przed pierwszą wypłatą wynagrodzenia w roku podatkowym. Z tym że obowiązku składania tego oświadczenia nie ma pracownik, jeżeli stan faktyczny wynikający z oświadczenia złożonego w latach poprzednich nie uległ zmianie. Pracodawca nie zmniejsza zaliczki, jeśli pracownik powiadomi go o zmianie stanu faktycznego wynikającego z poprzednio złożonego oświadczenia.

Następnie wyliczoną zaliczkę pracodawca zmniejsza o kwotę składki na ubezpieczenie zdrowotne, pobranej w tym miesiącu przez zakład pracy, w wysokości nieprzekraczającej 7,75% podstawy wymiaru. Co istotne, nie zmniejsza się zaliczki o składkę zdrowotną, której podstawę wymiaru stanowi dochód (przychód) zwolniony od podatku na podstawie ustawy o pdof oraz od którego na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

Pracodawca przekazuje kwoty pobranych zaliczek na podatek w terminie do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym pobrał zaliczki, na rachunek urzędu skarbowego, którym kieruje naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania pracodawcy, a jeżeli pracodawca nie jest osobą fizyczną, według siedziby bądź miejsca prowadzenia działalności, gdy nie posiada siedziby (art. 38 ust. 1 ustawy o pdof).

W terminie do końca stycznia roku następującego po roku podatkowym pracodawca jest obowiązany przesłać do urzędu skarbowego, przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania płatnika wykonuje swoje zadania, a jeżeli pracodawca nie jest osobą fizyczną, według siedziby bądź miejsca prowadzenia działalności, gdy pracodawca nie posiada siedziby, roczną deklarację, według ustalonego wzoru. W terminie do końca lutego roku następującego po roku podatkowym pracodawca, który nie dokonuje rocznego obliczenia podatku, jest obowiązany przekazać pracownikowi i urzędowi skarbowemu, przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania pracownika wykonuje swoje zadania, a w przypadku pracownika podlegającego ograniczonemu obowiązkowi podatkowemu - urzędowi skarbowemu, przy pomocy którego naczelnik urzędu skarbowego właściwy w sprawach opodatkowania osób zagranicznych wykonuje swoje zadania - imienne informacje (art. 39 ust. 1 ustawy o pdof). Jeżeli obowiązek poboru przez pracodawcę zaliczek na podatek ustał w ciągu roku, pracodawca na pisemny wniosek pracownika jest zobowiązany sporządzić imienną informację i przekazać ją pracownikowi oraz właściwemu urzędowi skarbowemu - w terminie 14 dni od dnia złożenia tego wniosku.

Deklaracje, informacje oraz roczne obliczenie podatku składa się urzędowi skarbowemu za pomocą środków komunikacji elektronicznej zgodnie z przepisami Ordynacji podatkowej. Szczegółowo kwestię tę reguluje art. 45ba ustawy o pdof. Przy czym mogą być one składane urzędowi skarbowemu w formie dokumentu pisemnego, jeżeli pracodawca jest obowiązany sporządzić informację lub roczne obliczenie podatku za dany rok dla nie więcej niż pięciu podatników. W przypadku deklaracji i informacji składanych w trakcie roku liczbę podatników ustala się, uwzględniając wszystkich podatników od początku roku do dnia sporządzenia tych deklaracji i informacji.  Pracodawcy, którzy wybrali składanie informacji oraz rocznego obliczenia podatku w formie dokumentu pisemnego, informacje oraz roczne obliczenie podatku sporządzane w tej formie po zakończeniu roku podatkowego przesyłają urzędowi skarbowemu do końca stycznia roku następującego po roku podatkowym.