WSTĘP

Niniejszy dodatek ma na celu zgrupowanie obowiązków pracodawcy związanych z zatrudnieniem pracownika. Dedykujemy go wszystkim pracodawcom, w tym zatrudniającym mniej niż 20 osób, którzy niejednokrotnie (nie posiadając wyspecjalizowanych służb pracowniczych) związane z tym czynności wykonują samodzielnie bądź przy udziale osoby lub osób zatrudnionych na stanowisku wielofunkcyjnym. Nasi Czytelnicy znajdą tu zarówno omówienie czynności, które towarzyszą zatrudnianiu pracowników, jak i pomocne wzory bądź przykłady dokumentów kadrowych oraz druków tzw. składkowych i zasiłkowych, które - mamy nadzieję - ułatwią im wypełnienie wszystkich obowiązków w tym zakresie.

Wzory dokumentów oraz druków kadrowych zamieszczone w niniejszym dodatku dostępne są w serwisie www.druki.gofin.pl .

Zanim przystąpimy do omawiania powinności formalno-technicznych, poniżej przypominamy ogólne pojęcia z zakresu stosunku pracy.

Istota stosunku pracy

W obrocie gospodarczym funkcjonują formy świadczenia pracy oparte na różnej podstawie prawnej, z których najczęściej spotykaną jest stosunek pracy. Oprócz zatrudnienia pracowniczego zawierane są umowy prawa cywilnego, takie jak: umowa zlecenia, umowa o dzieło albo umowa o świadczenie usług. W praktyce spotyka się również często tzw. samozatrudnienie, tj. kontrakt między dwoma podmiotami prowadzącymi działalność gospodarczą, z których, co do zasady, ten, który świadczy usługi prowadzi ją jednoosobowo. Pracodawca, który zamierza powierzyć wykonywanie pracy osobie fizycznej może wybrać rodzaj stosunku prawnego jaki będzie łączył go z wykonującym, biorąc pod uwagę najdogodniejszą formę współpracy. W sytuacji, gdy świadczenie pracy ma mieć charakter stały oraz będzie podporządkowane poleceniom pracodawcy co do rodzaju, miejsca, czasu i sposobu wykonywania pracy, pracodawca powinien zawrzeć stosunek pracy. Jeśli istotne są dla niego tylko efekty powierzonych czynności, a praca może być wykonywana samodzielnie (bez podporządkowania), korzystniejszy będzie wybór umowy cywilnoprawnej. Obowiązująca w systemie prawnym zasada swobody umów pozwala bowiem stronom w dowolny sposób ukształtować stosunek prawny, w obrębie którego będzie wykonywana praca. Należy przy tym przypomnieć, że: "(...) Konstytutywne cechy stosunku pracy odróżniające go od innych stosunków prawnych to: dobrowolność, osobiste świadczenie pracy w sposób ciągły, podporządkowanie, wykonywanie pracy na rzecz pracodawcy ponoszącego ryzyko związane z zatrudnieniem i odpłatny charakter zatrudnienia. (...)" (por. wyrok SN z 23 października 2006 r., sygn. akt I PK 110/06, M.P.Pr. 2007/1/43).

Jako podstawa nawiązania pracowniczego stosunku pracy w praktyce dominuje umowa o pracę (art. 29 K.p.). Specyficzną jej odmianą jest umowa o telepracę (praca jest wykonywana poza zakładem, najczęściej w domu pracownika, z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej). Stosunek pracy może zostać nawiązany także na podstawie powołania, mianowania oraz wyboru.

Specjalną formą zatrudnienia jest umowa o pracę nakładczą, która łączy w sobie elementy zatrudnienia pracowniczego ze względu na przepisy ochronne oraz przywileje pracownicze i elementy zatrudnienia cywilnoprawnego, ze względu na swobodę wykonywania pracy.

Cechy stosunku pracy, które odróżniają go od innych stosunków prawnych, na podstawie których może być świadczona praca przez osobę fizyczną, zostały wymienione w art. 22 § 1 K.p.

Należy pamiętać, że termin "stosunek pracy" jest pojęciem szerszym niż "umowa o pracę", gdyż dotyczy także wspomnianych wyżej form pracowniczego zatrudnienia ustanowionych na podstawie mianowania, wyboru, powołania. Wymienione formy również mają charakter umowny. Powyższe wynika z art. 11 K.p., w myśl którego nawiązanie każdego stosunku pracy oraz ustalenie jego warunków, bez względu na podstawę prawną tego stosunku, wymaga zgodnego oświadczenia woli pracodawcy i pracownika.

Pojęcie pracodawcy i pracownika

Jak wynika z art. 3 K.p., pracodawcą jest jednostka organizacyjna, choćby nie miała osobowości prawnej, a także osoba fizyczna, jeżeli zatrudniają one pracowników. Pracodawcami są zatem wszystkie podmioty zatrudniające pracowników, niezależnie od ich formy organizacyjno-prawnej, wielkości zatrudnienia czy rodzaju własności. Dany podmiot staje się pracodawcą z chwilą zatrudnienia pierwszego pracownika.

Z kolei pracownikiem jest osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę (art. 2 K.p.). Jak wyjaśnił Naczelny Sąd Administracyjny w Warszawie w wyroku z 13 marca 2007 r. (sygn. akt I OSK 630/06): "W celu ustalenia czy w danej sytuacji wystąpiły przesłanki składające się na kodeksowe pojęcie "pracownik" należy łącznie traktować definicje ustawowe z art. 2 i art. 22 § 1 K.p. Zestawienie treści obu przepisów nakazuje przyjąć, że pracownikiem jest osoba, która w drodze jednej z czynności prawnych wyliczonych w art. 2 K.p. nawiązała stosunek pracy charakteryzujący się wskazanymi w art. 22 § 1 K.p. cechami.".

Generalnie pracownikiem może być osoba, która ukończyła 18 lat (art. 22 § 2 K.p.). Na warunkach określonych w Dziale dziewiątym Kodeksu pracy pracownikiem może być również osoba młodociana, czyli osoba, która ukończyła 16 lat, a nie przekroczyła lat 18.

Zwracamy uwagę! Nie jest pracownikiem osoba zatrudniona na podstawie umowy cywilnoprawnej, np. umowy zlecenia albo umowy o dzieło lub tzw. samozatrudniona (wykonująca czynności w ramach prowadzonej działalności gospodarczej).

Jak wyjaśnił resort pracy w piśmie z 10 sierpnia 2011 r. (znak SPS-023-23813/11), będącym odpowiedzią na interpelację poselską, dostępnym na stronie internetowej www.sejm.gov.pl: (...) Choć w obowiązujących przepisach prawnych brak jest definicji samozatrudnienia, to powszechnie przyjmuje się, iż jest to jednoosobowa działalność gospodarcza, prowadzona na podstawie wpisu do ewidencji działalności gospodarczej przez osobę fizyczną na własny rachunek i własne ryzyko. Tego rodzaju forma działalności zarobkowej podlega ustawie z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (tekst jedn. Dz. U. z 2010 r. Nr 220, poz. 1447 z późn. zm.). Art. 2 cyt. aktu prawnego definiuje działalność gospodarczą jako zarobkową działalność wytwórczą, budowlaną, handlową, usługową oraz poszukiwanie, rozpoznawanie i wydobywanie kopalin ze złóż, a także działalność zawodową wykonywaną w sposób zorganizowany i ciągły. Osoby samozatrudnione współpracują więc z pozyskanymi przez siebie kontrahentami na podstawie umów cywilnoprawnych, co oznacza, iż swoją pracę organizują samodzielnie, decydując o sposobie, miejscu i czasie jej wykonywania. (...)".