Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne

Składki na ubezpieczenia społeczne pracodawca ustala od uzyskanego przez pracownika przychodu w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zgodnie z art. 12 ustawy o pdof, za przychody ze stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona. Ponadto przychodami z ww. tytułu są również świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Rozporządzenie składkowe i inne przepisy dostępne są w serwisie www.przepisy.gofin.pl.

Zgodnie z § 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. z 2015 r. poz. 2236), dalej rozporządzenia składkowego, wartość pieniężną świadczeń w naturze, dla celów opłacania składek ZUS, pracodawca ustala w wysokości ekwiwalentu pieniężnego określonego w przepisach o wynagradzaniu, obowiązujących u pracodawcy, a w razie ich braku:

1) jeżeli przedmiotem świadczeń są rzeczy lub usługi wchodzące w zakres działalności gospodarczej pracodawcy - według cen stosowanych wobec innych odbiorców niż pracownicy,

2) jeżeli przedmiotem świadczeń są rzeczy lub usługi zakupione przez pracodawcę - według cen ich zakupu,

3) jeżeli przedmiotem świadczenia jest udostępnienie lokalu mieszkalnego:

a) dla lokali spółdzielczych typu lokatorskiego i własnościowego - w wysokości czynszu obowiązującego dla tego lokalu w danej spółdzielni mieszkaniowej,

b) dla lokali komunalnych - w wysokości czynszu wyznaczonego dla tego lokalu przez gminę,

c) dla lokali własnościowych, z wyłączeniem wymienionych w lit. a) oraz domów stanowiących własność prywatną - w wysokości czynszu określonego według zasad i stawek dla mieszkań komunalnych na danym terenie, a w miastach - w danej dzielnicy,

d) dla lokali w hotelach - w wysokości kosztu udokumentowanego rachunkami wystawionymi przez hotel.

Uwaga! Przy ustalaniu wartości pieniężnej świadczenia z tytułu nieodpłatnego udostępnienia pracownikowi samochodu służbowego do celów prywatnych nie stosuje się przepisu § 3 rozporządzenia składkowego. Jak wyjaśnił ZUS w piśmie z 2 kwietnia 2015 r., będącego odpowiedzią na zapytanie naszego Wydawnictwa: "(...) Wobec przychodu z tytułu nieodpłatnego korzystania z samochodu służbowego do celów prywatnych nie ma zastosowania § 3 tego rozporządzenia, określający zasady ustalania wartości pieniężnej świadczeń w naturze. Przepis ten dotyczy bowiem świadczeń wskazanych w pkt 1-3, wśród których nie jest wymienione nieodpłatne wykorzystanie samochodu służbowego do celów prywatnych.". W świetle stanowiska ZUS, dla celów składkowych wartość pieniężną świadczenia z tytułu nieodpłatnego udostępnienia pracownikowi samochodu służbowego do celów prywatnych ustala się zgodnie z art. 12 ust. 2a-2b ustawy o pdof, czyli w wysokości 250 zł miesięcznie - dla samochodów o pojemności silnika do 1.600 cm³ lub 400 zł miesięcznie - dla samochodów o pojemności silnika powyżej 1.600 cm³. W przypadku wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych przez część miesiąca, wartość świadczenia ustala się za każdy dzień wykorzystywania samochodu do celów prywatnych w wysokości 1/30 kwoty 250 zł lub 400 zł.

Jeżeli świadczenie przysługujące pracownikowi z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych jest częściowo odpłatne, to przychodem pracownika jest różnica pomiędzy wartością określoną wyżej i odpłatnością ponoszoną przez pracownika.

W podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne nie uwzględnia się wynagrodzenia chorobowego oraz zasiłków (art. 18 ust. 2 ustawy o sus). Ponadto z oskładkowania wyłączono przychody wyszczególnione w § 2 ust. 1 rozporządzenia składkowego, tj.:

1) nagrody jubileuszowe (gratyfikacje), które według zasad określających warunki ich przyznawania przysługują pracownikowi nie częściej niż co 5 lat,

2) należności obliczane od wielkości efektów uzyskanych przez zastosowanie pracowniczego projektu wynalazczego i za dokumentację dostarczoną bezumownie przez twórcę projektu, przydatną do stosowania projektu, oraz nagrody za wynalazczość, a także nagrody za prace badawcze i wdrożeniowe,

3) nagrody Ministra Gospodarki za szczególne osiągnięcia w eksporcie,

4) odprawy pieniężne przysługujące w związku z przejściem na emeryturę lub rentę,

5) odprawy, odszkodowania i rekompensaty wypłacane pracownikom z tytułu wygaśnięcia lub rozwiązania stosunku pracy, w tym z tytułu rozwiązania stosunku pracy z przyczyn leżących po stronie pracodawcy, nieuzasadnionego lub niezgodnego z prawem wypowiedzenia umowy o pracę lub rozwiązania jej bez wypowiedzenia, skrócenia okresu jej wypowiedzenia, niewydania w terminie lub wydania niewłaściwego świadectwa pracy,

6) odszkodowania wypłacone byłym pracownikom po rozwiązaniu stosunku pracy, na podstawie umowy o zakazie konkurencji, o której mowa w art. 101² K.p.,

7) odprawy wypłacone pracownikom powołanym do zasadniczej służby wojskowej, na podstawie art. 125 ustawy z dnia 21 listopada 1967 r. o powszechnym obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2015 r. poz. 827 z późn. zm.),

8) wartość świadczeń rzeczowych wynikających z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy oraz ekwiwalenty za te świadczenia wypłacane zgodnie z przepisami wydanymi przez Radę Ministrów lub właściwego ministra, a także ekwiwalenty pieniężne za pranie odzieży roboczej, używanie odzieży i obuwia własnego zamiast roboczego oraz wartość otrzymanych przez pracownika bonów, talonów, kuponów lub innych dowodów uprawniających do otrzymania na ich podstawie napojów bezalkoholowych, posiłków oraz artykułów spożywczych, w przypadku gdy pracodawca, mimo ciążącego na nim obowiązku wynikającego z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, nie ma możliwości wydania pracownikom posiłków i napojów bezalkoholowych,

9) odszkodowania za utratę lub uszkodzenie w związku z wypadkiem przy pracy przedmiotów osobistego użytku oraz przedmiotów niezbędnych do wykonywania pracy - należne od pracodawcy na podstawie art. 237¹ § 2 K.p.,

10) ekwiwalenty pieniężne za użyte przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, będące własnością pracownika,

11) wartość ubioru służbowego (umundurowania), którego używanie należy do obowiązków pracownika, lub ekwiwalent pieniężny za ten ubiór,

12) wartość finansowanych przez pracodawcę posiłków udostępnianych pracownikom do spożycia bez prawa do ekwiwalentu z tego tytułu - do wysokości nieprzekraczającej miesięcznie kwoty 190 zł,

13) zwrot kosztów używania w jazdach lokalnych przez pracowników, dla potrzeb pracodawcy, pojazdów niebędących własnością pracodawcy - do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 km przebiegu pojazdu - określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra, jeżeli przebieg pojazdu, z wyłączeniem wypłat ryczałtu pieniężnego, jest udokumentowany przez pracownika w ewidencji przebiegu pojazdu, prowadzonej przez niego według zasad określonych w przepisach o podatku dochodowym od osób fizycznych,

14) kwota otrzymywana przez pracownika z tytułu zwrotu kosztów przeniesienia służbowego oraz zasiłki na zagospodarowanie i osiedlenie w związku z przeniesieniem służbowym - do wysokości nieprzekraczającej kwoty, która z tego tytułu została zwolniona od podatku dochodowego od osób fizycznych,

15) diety i inne należności z tytułu podróży służbowej pracownika - do wysokości określonej w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem pkt 18,

16) część wynagrodzenia pracowników zatrudnionych za granicą u polskich pracodawców, z wyłączeniem członków służb zagranicznych, w wysokości równowartości diety przysługującej z tytułu podróży służbowych poza granicami kraju, za każdy dzień pobytu, określonej w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju, z tym zastrzeżeniem, że tak ustalony miesięczny przychód tych osób stanowiący podstawę wymiaru składek nie może być niższy od kwoty przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w gospodarce narodowej na dany rok kalendarzowy.

Uwaga: Trybunał Konstytucyjny 28 października 2015 r. orzekł, że § 2 ust. 1 pkt 16 rozporządzenia składkowego w zakresie, w jakim dotyczy pracowników zatrudnionych za granicą u polskich pracodawców, uzyskujących przychody w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych niższe niż przeciętne wynagrodzenie w gospodarce narodowej, o którym mowa w art. 19 ust. 1 ustawy o sus, jest niezgodny z art. 92 ust. 1 oraz art. 64 ust. 1 i 3 Konstytucji Rzeczypospolitej Polskiej oraz nie jest niezgodny z art. 45 ust. 1 Konstytucji; przepis w tym zakresie traci moc obowiązującą z upływem 12 miesięcy od dnia ogłoszenia wyroku w Dzienniku Ustaw (Dz. U. z 2015 r. poz. 1808), tj. z dniem 5 listopada br.,

17) dodatek za warunki pracy z tytułu wykonywania pracy za granicą (dodatek walutowy), przysługujący nauczycielom zatrudnionym w publicznych szkołach i szkolnych punktach konsultacyjnych przy przedstawicielstwach dyplomatycznych, urzędach konsularnych i przedstawicielstwach wojskowych Rzeczypospolitej Polskiej - określony w odrębnych przepisach wydanych przez Ministra Edukacji Narodowej i Sportu,

18) równowartość dodatków dewizowych wypłacanych pracownikom zatrudnionym na morskich statkach handlowych i rybackich - w części odpowiadającej 75% dodatków,

19) dodatek za rozłąkę wypłacany pracownikom czasowo przeniesionym oraz strawne - do wysokości diet z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju, określonych w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju,

20) świadczenia finansowane ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach zakładowego funduszu świadczeń socjalnych,

21) świadczenia wypłacane z funduszu utworzonego na cele socjalno-bytowe na podstawie układu zbiorowego pracy u pracodawców, którzy nie tworzą zakładowego funduszu świadczeń socjalnych - do wysokości nieprzekraczającej rocznie kwoty odpisu podstawowego, określonej w art. 5 ust. 2 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2016 r. poz. 800),

22) świadczenie urlopowe wypłacane na podstawie art. 3 ust. 4 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych - do wysokości nieprzekraczającej rocznie kwoty odpisu podstawowego określonej w tej ustawie,

23) zapomogi losowe w przypadku klęsk żywiołowych, indywidualnych zdarzeń losowych lub długotrwałej choroby,

24) środki otrzymywane na rehabilitację zawodową, społeczną oraz leczniczą osób niepełnosprawnych, na podstawie odrębnych przepisów, z zakładowego funduszu rehabilitacji osób niepełnosprawnych albo zakładowego funduszu aktywności, z wyłączeniem wynagrodzeń finansowanych ze środków tych funduszy,

25) składniki wynagrodzenia, do których pracownik ma prawo w okresie pobierania wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, zasiłku chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego, świadczenia rehabilitacyjnego, w myśl postanowień układów zbiorowych pracy lub przepisów o wynagradzaniu, jeżeli są one wypłacane za okres pobierania tego wynagrodzenia lub zasiłku,

26) dodatki uzupełniające 80% zasiłek chorobowy wypłacane przez pracodawców - do kwoty nieprzekraczającej łącznie z zasiłkiem chorobowym 100% przychodu pracownika, stanowiącego podstawę wymiaru składek,

27) korzyści materialne wynikające z układów zbiorowych pracy, regulaminów wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu, a polegające na uprawnieniu do zakupu po cenach niższych niż detaliczne niektórych artykułów, przedmiotów lub usług oraz korzystaniu z bezpłatnych lub częściowo odpłatnych przejazdów środkami lokomocji,

28) dodatkowe świadczenia niemające charakteru deputatu przyznawane na podstawie przepisów szczególnych - kart branżowych lub układów zbiorowych pracy, tj. ekwiwalent pieniężny z tytułu zwrotu kosztów przejazdów urlopowych, świadczenia na pomoce naukowe dla dzieci, świadczenia przyznawane z tytułu uroczystych dni, jak tradycyjne "barbórkowe", z wyjątkiem nagród pieniężnych wypłacanych z tytułu uroczystych dni,

29) nagrody za wyniki sportowe, wypłacane przez kluby sportowe i polskie związki sportowe, oraz za wybitne osiągnięcia sportowe lub wybitne osiągnięcia w pracy zawodowej w dziedzinie kultury fizycznej, wypłacane ze środków budżetowych,

30) wartość świadczeń przyznanych zgodnie z odrębnymi przepisami przez pracodawcę na podnoszenie kwalifikacji zawodowych i wykształcenia ogólnego pracownika, z wyłączeniem wynagrodzeń otrzymywanych za czas urlopu szkoleniowego oraz za czas zwolnień z części dnia pracy, przysługujących pracownikom podejmującym naukę lub podnoszącym kwalifikacje zawodowe w formach pozaszkolnych,

31) świadczenie w naturze w postaci działki gruntu.

Przy ustalaniu podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne pracowników należy mieć na uwadze, że podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe jest ograniczona do trzydziestokrotności przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia, dalej zwanej roczną kwotą graniczną. W 2016 r. podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe nie może przekroczyć 121.650 zł. Powyższe nie dotyczy podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia chorobowe i wypadkowe.

Zaprzestania opłacania składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe z powodu osiągnięcia przez pracownika w danym roku kalendarzowym rocznej kwoty granicznej podstawy wymiaru składek pracodawca dokonuje na podstawie:

• własnej dokumentacji płacowej,
   
• oświadczenia pracownika, jeśli do opłacenia składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe za pracownika zobowiązany jest więcej niż jeden płatnik składek,
   
• informacji uzyskanej z ZUS, jeżeli ZUS w wyniku sprawdzenia wysokości rocznej podstawy wymiaru składek stwierdzi opłacenie składek od nadwyżki.

Pracownik uzyskuje miesięcznie wynagrodzenie w wysokości 13.000 zł. Od tej kwoty pracodawca do września 2016 r. oblicza składki na ubezpieczenia społeczne, w tym ubezpieczenia emerytalne i rentowe. W październiku 2016 r. podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe przekroczy roczną kwotę graniczną. Za ten miesiąc pracodawca obliczy składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe od kwoty 4.650 zł, zgodnie z wyliczeniem:

   13.000 zł x 10 m-cy = 130.000 zł,

   130.000 zł - 121.650 zł = 8.350 zł,

   13.000 zł - 8.350 zł = 4.650 zł.

Natomiast podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia chorobowe i wypadkowe będzie stanowiła kwota 13.000 zł.

Ograniczenie rocznej podstawy wymiaru składek stosuje się też przy ustalaniu podstawy wymiaru składki na Fundusz Emerytur Pomostowych - art. 36 ust. 3 ustawy z dnia 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych (Dz. U. z 2015 r. poz. 965 z późn. zm.).

Do ustalania podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne pracowników stosuje się przepisy określające podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe tych osób. Z tym że w podstawie wymiaru składki zdrowotnej uwzględnia się wynagrodzenie chorobowe (wyłączone z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne). Ponadto nie stosuje się jej ograniczenia do rocznej kwoty granicznej oraz pomniejsza się ją o składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe oraz chorobowe finansowane przez pracownika.

Pracownik w czerwcu 2016 r. uzyskał wynagrodzenie za pracę w kwocie 1.666,65 zł oraz wynagrodzenie chorobowe w wysokości 230,10 zł.

Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne pracownika stanowi kwota 1.666,65 zł. Od tej kwoty pracodawca miał obowiązek obliczyć i potrącić ze środków pracownika składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe i chorobowe w kwocie 228,50 zł, zgodnie z wyliczeniem:

   1.666,65 zł x 9,76% = 162,67 zł,

   1.666,65 zł x 1,5% = 25,00 zł,

   1.666,65 zł x 2,45% = 40,83 zł.

Podstawę wymiaru składki zdrowotnej stanowiła kwota 1.668,25 zł, tj. 1.666,65 zł - 228,50 zł + 230,10 zł; stąd kwota składki zdrowotnej wynosiła 150,14 zł (1.668,25 zł x 9%).