Zasady dotyczące rozliczania i opłacania składek

Płatnik składek jest zobowiązany do obliczania, potrącania z dochodów zleceniobiorców, rozliczania oraz opłacania należnych składek na ubezpieczenia społeczne za każdy miesiąc kalendarzowy. Zobowiązany jest również rozliczać i opłacać należne składki na ubezpieczenie zdrowotne oraz na Fundusz Pracy i FGŚP.

Osiągnięty w danym miesiącu kalendarzowym przychód zleceniobiorcy, stanowiący podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne (lub tylko na ubezpieczenie zdrowotne), zleceniodawca wykazuje w raporcie rozliczeniowym ZUS RCA (lub ZUS RZA - jeżeli zleceniobiorca podlega wyłącznie ubezpieczeniu zdrowotnemu).

Po sporządzeniu raportu rozliczeniowego, kwoty należnych składek na poszczególne rodzaje ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenie zdrowotne za ubezpieczonych sumuje i wykazuje w jednej deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA. W deklaracji tej wykazuje również składki na Fundusz Pracy oraz FGŚP.

W razie gdy pracownik oprócz umowy o pracę zawarł z własnym pracodawcą umowę cywilną, także umowę o dzieło (lub taką umowę wykonuje na rzecz własnego pracodawcy), umowa ta dla celów składkowych jest traktowana jak umowa o pracę. Przychód uzyskany z tytułu wykonywania zarówno umowy o pracę, jak i umowy cywilnej (umowy o dzieło) sumuje się i wykazuje w jednym bloku imiennego raportu miesięcznego z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 X X. Inaczej należy postępować w celu rozliczenia należności podatkowych od tych umów, a w konsekwencji odliczenia odpowiednio od przychodu składek na ubezpieczenia społeczne oraz od podatku składki na ubezpieczenie zdrowotne, o czym piszemy w dalszej części dodatku.

Uwaga: Jeżeli pracownik urodzony po 31 grudnia 1948 r. wykonuje pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, o których mowa w art. 3 ust. 1 i 3 ustawy z dnia 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych (Dz. U. z 2015 r. poz. 965 z późn. zm.), i dodatkowo wykonuje umowę cywilną (umowę o dzieło) zawartą z własnym pracodawcą lub wykonywaną na jego rzecz, to pracodawca rozlicza za niego także składkę na Fundusz Emerytur Pomostowych, uwzględniając w podstawie jej wymiaru oskładkowany przychód z tej umowy - bez znaczenia jest, czy przedmiotem umowy cywilnej (umowy o dzieło) jest wykonywanie pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze.

Zgodnie z art. 47 ust. 1 ustawy o sus, płatnicy składek przesyłają do ZUS dokumenty rozliczeniowe oraz opłacają składki za dany miesiąc, nie później niż:

• do 5. dnia następnego miesiąca - jednostki budżetowe i samorządowe zakłady budżetowe,
   
• do 10. dnia następnego miesiąca - osoby fizyczne opłacające składkę wyłącznie za siebie,
   
• do 15. dnia następnego miesiąca - pozostali płatnicy.

Do należności z tytułu składek stosuje się odpowiednio m.in. przepis art. 12 § 5 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015 r. poz. 613 z późn. zm.). Zgodnie z jego treścią, jeżeli ostatni dzień terminu przypada na sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy, za ostatni dzień terminu uważa się następny dzień po dniu lub dniach wolnych od pracy, chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej. Zastrzeżenie to nie dotyczy terminu opłacania składek ZUS. Przykładowo termin opłacenia składek na FP i FGŚP dla płatnika, dla którego został on określony na 15. dzień następnego miesiąca - za lipiec 2016 r. upłynął 16 sierpnia 2016 r. (15 sierpnia - święto).

Składki opłaca się na wskazane przez ZUS rachunki bankowe, odrębnymi wpłatami, tj. w podziale na:

• ubezpieczenia społeczne,
   
• ubezpieczenie zdrowotne,
   
• Fundusz Pracy i FGŚP,
   
• Fundusz Emerytur Pomostowych.

Płatnik składek niewywiązujący się z terminowego opłacania składek obowiązany jest naliczyć i opłacić odsetki za zwłokę, na zasadach i w wysokości określonych w Ordynacji podatkowej.

Odsetki za zwłokę są naliczane począwszy od dnia następującego po upływie terminu płatności składek, do dnia, włącznie z tym dniem, wpłaty. Obliczając odsetki za zwłokę, należy zaokrąglać je do pełnych złotych, a więc końcówki kwot wynoszące mniej niż 50 groszy pomija się, natomiast 50 i więcej groszy podwyższa się do pełnych złotych (art. 63 § 1 Ordynacji podatkowej).

Nie nalicza się odsetek za zwłokę, jeżeli ich wysokość nie przekraczałaby kwoty 6,60 zł (art. 23 ust. 1a ustawy o sus). Powyższe dotyczy składek na ubezpieczenia społeczne, Fundusz Pracy i FGŚP, a także zgodnie z wyjaśnieniem ZUS składki na ubezpieczenie zdrowotne. Kalkulator odsetek od zaległości składkowych dostępny jest w serwisie www.kalkulatory.gofin.pl.