Ochrona tajemnicy przedsiębiorstwa oraz świadków

Przy podpisywaniu protokołu kontrolowany podmiot może wskazać znajdujące się w jego treści (lub w załącznikach) informacje, które stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa. Inspektor umieszcza o nich wzmiankę w protokole skutkującą brakiem możliwości ich ujawnienia (art. 31 ust. 2 pkt 14 ustawy o PIP). Choć protokół otrzymują jedynie strony kontroli (tj. inspektor i pracodawca), działania PIP należą do tzw. informacji publicznych, więc każda osoba może wystąpić z wnioskiem o udostępnienie tych danych. Pomimo tego pełną dokumentacją z kontroli dysponują tylko uczestniczące w niej strony, gdyż wnioskodawca otrzyma żądane dokumenty w formie przetworzonej, tzn. po usunięciu z nich np. danych osobowych, pozwalających zidentyfikować poszczególnych pracowników, a w omawianym przypadku także danych objętych tajemnicą przedsiębiorstwa. Tajemnicą przedsiębiorstwa nie będą informacje powszechnie znane lub takie, o których treści każdy zainteresowany może się legalnie dowiedzieć.

Uwaga! Utajnieniu podlegają nieujawnione do wiadomości publicznej informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne przedsiębiorstwa lub inne informacje posiadające wartość gospodarczą, co do których przedsiębiorca podjął niezbędne działania w celu zachowania ich w poufności (art. 11 ust. 4 ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, Dz. U. z 2003 r. nr 153, poz. 1503 z późn. zm.).

Najwięcej takich informacji pojawia się w kontrolach dotyczących bhp. Obejmują one dane dotyczące używanych w firmie maszyn i ich typów, stosowanych technologii, receptur, schematów linii produkcyjnych czy składu chemicznego stosowanych przy produkcji substancji. Tego typu dane uzyskane przez konkurencję mogłyby zagrozić bytowi firmy na rynku i dlatego należy uznać je za tajemnicę przedsiębiorstwa i objąć prawną ochroną. Rzadziej takie informacje znajdą się w protokołach z kontroli prawnych.

W protokole z kontroli firmy farmaceutycznej inspektor pracy opisał dokładnie kilka dni pracy przedstawiciela handlowego, aby wykazać naruszenia przepisów o czasie pracy. W protokole znalazły się dane dotyczące kontrahentów pracodawcy, do których pracownik woził towar oraz rodzaje przewożonego asortymentu, które mogą być uznane za tajemnicę przedsiębiorstwa i z tego powodu utajnione.

Wniosek pracodawcy powinien być złożony na piśmie, bo inspektor musi go dołączyć (w formie załącznika) do protokołu z kontroli.

Podmioty kontrolowane często występują o utajnienie całego protokołu. Nie ma takiej możliwości prawnej, w związku z tym działanie to nie odnosi żadnego skutku. Inspektor nie może decydować za pracodawcę, które z elementów protokołu stanowią istotnie tajemnicę przedsiębiorstwa. Utajnione mogą zostać również protokoły przesłuchanych w trakcie kontroli świadków (tj. pracowników lub osób zatrudnionych na innej podstawie niż stosunek pracy). W wielu przypadkach jest to jedyny sposób na ustalenie przez inspektora stanu faktycznego. Ten środek dowodowy jest przeważnie wykorzystywany w przypadku kontroli dotyczących: mobbingu, dyskryminacji, legalności zatrudnienia, ale również czasu pracy lub szkoleń bhp.

Do PIP wpłynęła skarga pracowników, którzy zostali dopuszczeni do pracy bez wstępnych szkoleń bhp. W celu jej zbadania inspektor pracy udał się do zakładu, gdzie w aktach osobowych pracowników znalazł zaświadczenia z odbytych szkoleń. W celu rozstrzygnięcia, czy owe dokumenty zostały podrobione (np. wystawione bez faktycznego udziału w szkoleniu), inspektor pracy przesłuchał pracowników na okoliczność: terminu odbytego szkolenia, jego przebiegu, osoby prowadzącej oraz informacji wyniesionych przez samych uczestników szkolenia.

Do utajnienia protokołów przesłuchań świadków wystarcza wystąpienie uzasadnionej obawy, że udzielenie inspektorowi pracy informacji mogłoby narazić świadka na jakikolwiek uszczerbek lub zarzut ze strony zatrudniającego. W tym celu inspektor wydaje postanowienie o zachowaniu w tajemnicy okoliczności umożliwiających ujawnienie tożsamości tego pracownika lub osoby, w tym ich danych osobowych (art. 23 ust. 2 ustawy o PIP). Po jego wydaniu wszelkie okoliczności umożliwiające ujawnienie tożsamości świadka pozostają wyłącznie do wiadomości inspektora pracy, a sam protokół przesłuchania osoby może być udostępniony pracodawcy wyłącznie w sposób uniemożliwiający ujawnienie danych osobowych. W praktyce oznacza to, że w takim przypadku przesłuchiwany pracownik wystąpi w charakterze "świadka incognito".

Pracodawca nie jest bezradny wobec takich dowodów. Może bowiem - w terminie 3 dni od dnia doręczenia postanowienia o utajnieniu danych - złożyć na nie zażalenie.

Zażalenie na postanowienie inspektora pracy o utajnieniu danych osób udzielających mu informacji w trakcie kontroli rozpatruje właściwy miejscowo okręgowy inspektor pracy. Postępowanie dotyczące zażalenia toczy się bez udziału pracodawcy i objęte jest tajemnicą służbową. Jeżeli zażalenie zostanie uwzględnione, skutkuje zniszczeniem protokołu przesłuchania pracownika lub innej osoby, a o fakcie tym czyni się wzmiankę w protokole z kontroli o treści: "W wyniku uwzględnienia zażalenia na postanowienie inspektora pracy o zachowaniu w tajemnicy okoliczności umożliwiających ujawnienie tożsamości pracownika lub osoby protokół przesłuchania został zniszczony (art. 23 ust. 5 ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy)". Dopiero po naniesieniu niniejszej informacji, następuje ostateczne podpisanie protokołu z kontroli.

Konsekwencją uwzględnienia zażalenia jest to, że inspektor nie może na podstawie informacji uzyskanych z przesłuchań wyciągać konsekwencji w stosunku do pracodawcy, ani też wydawać w oparciu o nie środków prawnych. Z drugiej strony osoby zeznające mają do końca zagwarantowaną anonimowość.

Inspektor przeprowadził kontrolę na okoliczność mobbingu w zakładzie pracy. W związku z brakiem dowodów na piśmie, wszystkie ustalenia zostały poczynione na podstawie przesłuchań świadków-pracowników firmy. Ponieważ osoby te nadal pozostawały w zatrudnieniu, inspektor pracy wydał postanowienie o utajnieniu ich zeznań przed pracodawcą, a ten wniósł zażalenie, które zostało uwzględnione. W takim wypadku protokoły przesłuchań świadków zostały zniszczone, więc pracodawca nie dowiedział się o tym kto zeznawał przeciwko niemu. Z drugiej jednak strony inspektor nie ma dowodów potwierdzających fakt występowania w firmie mobbingu, więc nie może wystosować do pracodawcy żadnych wniosków o zaprzestanie tego typu nieetycznych działań.