Diety i inne należności z tytułu podróży służbowych

Rozstrzygnięcie składkowe

Na podstawie § 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia składkowego, z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne wyłączono diety i inne należności z tytułu podróży służbowej pracownika. Zwolnienie następuje do wysokości określonej w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju. Przepis zawiera zastrzeżenie, że równowartość dodatków dewizowych wypłacanych pracownikom zatrudnionym na morskich statkach handlowych i rybackich nie stanowi podstawy wymiaru składek, ale jedynie w części odpowiadającej 75% dodatków.

Rozstrzygnięcie podatkowe

Na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o pdof, zwolniono z opodatkowania diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju.

Ponieważ zarówno przepisy składkowe, jak i podatkowe odsyłają do tych samych norm prawnych określających wysokości należności z tytułu podróży służbowej pracownika, dokonujemy wspólnego wyjaśnienia tej kwestii.

Rozstrzygnięcia wspólne dotyczące zwolnienia z opodatkowania i oskładkowania

Kwestię świadczeń, o których mowa wyżej, reguluje powołane wcześniej rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie podróży służbowych.

Pracodawca spoza tzw. sfery budżetowej, na podstawie art. 77⁵ K.p., może w zasadzie samodzielnie uregulować warunki zwrotu należności z tytułu podróży służbowych pracowników.

Warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracownikowi zatrudnionemu u innego pracodawcy niż państwowa lub samorządowa jednostka sfery budżetowej, mogą określać układy zbiorowe pracy, regulaminy wynagradzania albo umowa o pracę - jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania. Postanowienia te nie mogą jednak ustalać diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju określona dla pracownika zatrudnionego w jednostce tzw. sfery budżetowej. W przypadku, gdy pracodawca nie unormował omawianych należności z tytułu podróży służbowych w akcie prawa wewnątrzzakładowego lub w umowie o pracę, pracownikowi przysługują te należności według przepisów ustalonych jak dla pracownika zatrudnionego w jednostkach tzw. sfery budżetowej.

Należy jednak wyraźnie podkreślić, że zwolnienie z obowiązku składkowego i podatkowego dotyczy wyłącznie kwot nieprzekraczających stawek określonych przepisami rozporządzenia w sprawie podróży służbowych. Zatem, należności z tytułu podróży służbowych wypłacane pracownikom w wysokości wyższej od określonej przepisami ww. rozporządzenia - w części przewyższającej stawki określone w tym rozporządzeniu - należy oskładkować i opodatkować.

Zgodnie z § 2 rozporządzenia w sprawie podróży służbowych, z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują diety oraz zwrot kosztów:

• przejazdów,
   
• dojazdów środkami komunikacji miejscowej,
   
• noclegów,
   
• innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Powołane rozporządzenie warto omówić szczegółowo.

Podróże służbowe krajowe

Miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży krajowej określa pracodawca. Pracodawca może uznać za miejscowość rozpoczęcia (zakończenia) podróży miejscowość pobytu stałego lub czasowego pracownika.

1) Diety

Dieta w czasie podróży krajowej jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia. Aktualnie kwota diety wynosi 30 zł za dobę podróży (§ 7 ust. 1 rozporządzenia w sprawie podróży służbowych).

Należność z tytułu diet oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży krajowej (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania służbowego w następujący sposób:

• jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:
   
• mniej niż 8 godzin - dieta nie przysługuje,
   
• od 8 do 12 godzin - przysługuje 50% diety,
   
• ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości;
   
• jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:
   
• do 8 godzin - przysługuje 50% diety,
   
• ponad 8 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Dieta nie przysługuje:

• za czas delegowania do miejscowości pobytu stałego lub czasowego pracownika oraz w przypadkach, o których mowa w § 10 ww. rozporządzenia (tj. za czas pobytu w dniu wolnym od pracy w miejscowości pobytu stałego lub czasowego),
   
• jeżeli pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie.

Kwotę diety zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:

• śniadanie - 25% diety,
   
• obiad - 50% diety,
   
• kolacja - 25% diety.

W przypadku korzystania przez pracownika z usługi hotelarskiej, w ramach której zapewniono wyżywienie, stosuje się odpowiednio powyższe zasady zmniejszania diety.

Stanowisko w kwestii zmniejszenia diety w razie zapewnienia pracownikowi posiłku zajęło Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej. W piśmie z 16 kwietnia 2013 r. przesłanym do naszego Wydawnictwa wyjaśniło, że: "(...) w świetle przepisów § 7 rozporządzenia, dieta w czasie podróży krajowej jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia i wynosi 30 zł za dobę podróży (ust. 1). Należność z tytułu diet oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży krajowej (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania służbowego, w sposób określony w ust. 2. Należność pracownika z tytułu diet ulega stosownemu zmniejszeniu bądź nie występuje jeśli pracownik miał zapewnione bezpłatne wyżywienie podczas podróży służbowej. W przypadku przedstawionym w piśmie, tj. jeśli podróż służbowa trwała od 8 do 12 godzin, a pracownik miał zapewniony obiad należność z tytułu diety nie występuje. Obliczona zgodnie z § 7 ust. 2 pkt 1 lit. b połowa diety (15 zł) podlega bowiem zmniejszeniu o koszt obiadu, tj. o 15 zł (50% z 30 zł = 15 zł). (...)".

Pracownik został wysłany w podróż służbową do Szczecina. W podróży służbowej przebywał 14 godzin, co uprawnia go do pełnej diety, czyli 30 zł. Ponieważ w czasie podróży miał zapewniony obiad, dieta podlega zmniejszeniu z tytułu zapewnienia posiłku. Kwota zmniejszenia wynosi 15 zł (30 zł x 50%). Zatem pracownikowi należało wypłacić dietę w wysokości 15 zł (30 zł - 15 zł).

Załóżmy, że pracownik przebywał w podróży służbowej 9 godzin, co uprawnia go do 1/2 diety, tj. 15 zł (30 zł x 50%). Podlega ona jednak zmniejszeniu z tytułu zapewnienia posiłku (tu obiadu). Zdaniem resortu pracy kwota zmniejszenia wynosi 15 zł (30 zł x 50%). Powyższe prowadzi do całkowitej utraty diety, pomimo iż zmniejszenie dotyczy tylko jednego posiłku.

Dieta przysługuje za czas faktycznego pobytu pracownika w podróży służbowej. Dlatego, jeżeli na skutek okoliczności niezależnych od pracownika czas pobytu w podróży służbowej ulegnie przedłużeniu, pracodawca ma obowiązek wypłacenia diet za okres faktycznego pobytu w tej podróży.

Jeśli kwota zwróconych pracownikowi wydatków związanych z podróżą służbową wynikająca z przedstawionej przez pracownika faktury lub rachunku, czyli koszty całodziennego wyżywienia w podróży służbowej przekracza wysokość diety, to nadwyżka podlega oskładkowaniu.

W kwestii oskładkowania finansowanego przez pracodawcę wyżywienia pracownika będącego w podróży służbowej, ponad kwotę diety określonej przepisami rozporządzenia w sprawie podróży służbowych nasze Wydawnictwo wystąpiło z zapytaniem do ZUS. W dniu 20 czerwca 2013 r. otrzymaliśmy odpowiedź, w której czytamy, że: "(...) Rezygnacja przez pracodawcę z wypłacania diet i zapewnianie pracownikom bezpłatnego wyżywienia w okresie podróży służbowej nie oznacza, że w takiej sytuacji należności związane z wyżywieniem są w pełnej wysokości wyłączone z podstawy wymiaru składek. Niezależnie od formy w jakiej pracodawca zapewnia pracownikom wyżywienie podczas podróży służbowej, z podstawy wymiaru składek wyłączona jest tylko ta część otrzymanego świadczenia związanego z wyżywieniem, która nie przekracza wysokości diety określonej w przepisach powołanego wyżej rozporządzenia (tj. w sprawie podróży służbowych - przypis redakcji). Nadwyżka ponad kwotę diety obowiązującej w danym okresie powinna być wliczana do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne oraz w konsekwencji ubezpieczenie zdrowotne.".

Analogiczne stanowisko w kwestii opodatkowania nadwyżki kosztów wyżywienia zajmują organy podatkowe. W interpretacji indywidualnej z 3 stycznia 2017 r., znak 1061-IPTPB1.4511.949.2016.1.DJD w sprawie rozstrzygnięcia czy kwota za usługę gastronomiczną na fakturze, będąca wydatkiem związanym z podróżą służbową pracownika, której wartość przewyższa kwotę wynikającą z rozporządzenia w sprawie podróży służbowych, podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi stwierdził, że: "(...) w świetle ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, niezależnie od formy, w jakiej pracodawca zapewnia pracownikom wyżywienie podczas podróży służbowych w celach szkoleniowych, czy to przez bezpośrednie pokrywanie kosztów przez pracodawcę, czy też zwrot pracownikowi poniesionych przez niego wydatków, adresatem świadczenia w postaci wyżywienia podczas podróży służbowej, jest pracownik. Ze zwolnienia od podatku korzysta tylko ta część otrzymanego świadczenia związanego z wyżywieniem, która nie przekracza wysokości diety określonej w przepisach rozporządzenia (...) w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej odbywanych na obszarze kraju. W konsekwencji, nadwyżka kosztów wyżywienia ponad kwotę diety określonej w przepisach ww. rozporządzenia podlega opodatkowaniu, jako przychód ze stosunku pracy, o którym mowa w (...) art. 12 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

(...) koszty wyżywienia pracownik musi ponosić niezależnie od tego, czy jest w podróży służbowej, w pracy, czy w domu. Zatem pełne wyżywienie zapewnione podczas szkolenia jest wydatkiem ponoszonym w interesie pracownika i w ten sposób stanowi dla pracownika korzyść, ponieważ nie musi on w czasie podróży służbowych ponosić żadnych wydatków na wyżywienie. Ponadto pracownik odbywający podróżą służbową w pełni dobrowolnie korzysta z zapewnionego wyżywienia. Wnioskodawca wysyłając w podróżą służbową pracowników wie, którzy pracownicy i na jaki okres wyjeżdżają, a ponoszone koszty wyżywienia dotyczą konkretnego pracownika (co dokumentuje faktura). W związku z tym zwrot kosztów wyżywienia przez pracodawcę ma charakter wymierny i zindywidualizowany, co umożliwia przypisanie przychodu z tego tytułu konkretnemu pracownikowi. (...) Ten fakt przesądza o tym, że zwrot kosztów wyżywienia przez Wnioskodawcę pracownikowi będącemu w podróży służbowej ponad limit diety z tytułu podróży służbowej, tj. obecnie w przypadku podróży krajowych 30 zł za dobę podróży, stanowi dla pracownika przychód ze stosunku pracy, o którym mowa w art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

(...) Resumując, kwota zwróconych pracownikowi wydatków na wyżywienie w podróży służbowej, której wartość przewyższa kwotę wynikającą z rozporządzenia (w sprawie podróży służbowych - przypis redakcji) (...), stanowi podlegający opodatkowaniu przychód ze stosunku pracy, o którym mowa w art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, od którego Wnioskodawca, jako płatnik, jest obowiązany obliczyć, pobrać i odprowadzić zaliczki na podatek dochodowy, według zasad przewidzianych dla opodatkowania przychodów ze stosunku pracy, zgodnie z przepisami art. 31, 32 i 38 powołanej ustawy. (...)".

W interpretacji indywidualnej z 6 kwietnia 2016 r., znak IPPB4/4511-108/16-2/MS Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie wyjaśnił, że: "(...) należy podkreślić, że rezygnacja przez pracodawcę z wypłacania diety na rzecz finansowania kosztów wyżywienia nie oznacza, że w takiej sytuacji zwolnienie z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy nie określa limitu dla należności związanych z wyżywieniem pracownika podczas podróży służbowej, bowiem należności te również korzystają ze zwolnienia do wysokości określonego limitu.

W świetle ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych istotne jest, że niezależnie od formy, w jakiej pracodawca zapewnia pracownikom wyżywienie w związku z uczestnictwem w organizowanych przez pracodawcę wyjazdach, stanowiących podróż służbową, ze zwolnienia od podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ww. ustawy, korzysta tylko ta część otrzymanego świadczenia związanego z wyżywieniem, która nie przekracza wysokości diety określonej w przepisach rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej wydanych na podstawie art. 77⁵ § 2 ustawy - Kodeks pracy.

W konsekwencji nadwyżka kosztów wyżywienia ponad kwotę diety określonej w przepisach rozporządzenia (w sprawie podróży służbowych - przypis redakcji) (...), stanowi przychód pracownika ze stosunku pracy o którym mowa w powołanym art. 12 ww. ustawy, podlegający opodatkowaniu, od którego Spółka, jako płatnik, jest obowiązana pobrać zaliczkę na podatek na zasadach określonych w art. 32 ustawy w związku z art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. (...)".

2) Koszty przejazdów

Środek transportu właściwy do odbycia podróży krajowej, a także jego rodzaj i klasę, określa pracodawca. Pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości udokumentowanej biletami lub fakturami obejmującymi cenę biletu środka transportu, wraz ze związanymi z nimi opłatami dodatkowymi, w tym miejscówkami, z uwzględnieniem posiadanej przez pracownika ulgi na dany środek transportu, bez względu na to z jakiego tytułu ulga przysługuje.

Na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży krajowej samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy. W tych przypadkach pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w przepisach wydanych na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz. U. z 2016 r. poz. 1907 z późn. zm.). Chodzi tutaj o przepisy powołanego wcześniej rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. nr 27, poz. 271 z późn. zm.). Zatem w przypadku, gdy na wniosek pracownika pracodawca wyraża zgodę na przejazd ww. pojazdem, pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę (wartość stawek podano na str. 34).

Pracownikowi przebywającemu w podróży służbowej trwającej co najmniej 10 dni przysługuje zwrot kosztów przejazdu w dniu wolnym od pracy, środkiem transportu określonym przez pracodawcę, do miejscowości pobytu stałego lub czasowego i z powrotem. Sformułowanie "co najmniej 10 dni" należy utożsamiać z kolejnymi dniami kalendarzowymi.

Pracownikowi, który przebywał w krajowej podróży służbowej przez 5 dni, pracodawca zwrócił koszty przejazdów w kwocie 1.002,96 zł (1.200 km x 0,8358 zł) oraz wypłacił diety w wysokości 250 zł (tj. 5 dni x 50 zł). Wartość świadczeń związanych z przejazdami w całości jest wyłączona z podstawy wymiaru składek i podatku, natomiast kwotę 100 zł (tj. 5 dni x 20 zł - kwota nadwyżki) należy oskładkować i opodatkować.

3) Koszty noclegów

Za nocleg podczas podróży krajowej w obiekcie świadczącym usługi hotelarskie pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie wyższej za jedną dobę hotelową niż dwudziestokrotność stawki diety (czyli aktualnie w wysokości nie wyższej niż 600 zł). Przy czym w uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów noclegu stwierdzonych rachunkiem w wysokości przekraczającej limit, o którym mowa wyżej. Pracownikowi, któremu nie zapewniono bezpłatnego noclegu i który nie przedłożył rachunku przysługuje ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150% diety (czyli aktualnie 45 zł). Ryczałt za nocleg przysługuje, jeżeli trwa on co najmniej 6 godzin pomiędzy godzinami 21⁰⁰ i 7⁰⁰.

Zwrot kosztów noclegu lub ryczałt za nocleg nie przysługuje za czas przejazdu, a także jeżeli pracodawca uzna, że pracownik ma możliwość codziennego powrotu do miejscowości stałego lub czasowego pobytu.

Pracownikowi, który przebywał 6 dni w podróży służbowej na terenie kraju, zwrócono koszty przejazdu w kwocie 120 zł (na podstawie biletów PKS) i noclegów 500 zł (na podstawie rachunku wystawionego przez hotel) oraz wypłacono diety w wysokości 360 zł (6 dni x 60 zł).

Wartość świadczeń związanych z przejazdem i noclegiem w pełnej wysokości nie stanowi podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne. Nie podlega też opodatkowaniu. Natomiast różnica w wysokości diety przewyższająca kwotę diety określonej rozporządzeniem w sprawie podróży służbowych (tj. 6 dni x 30 zł = 180 zł) stanowi podstawę wymiaru składek ZUS i jest opodatkowana.

4) Koszty dojazdów środkami komunikacji miejscowej

Oprócz powyższych świadczeń, pracownikowi przysługuje za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży krajowej, ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 20% diety. Aktualnie jest to kwota 6 zł. Ryczałt ten nie przysługuje pracownikowi, który nie ponosi kosztów dojazdów. Ponadto pracodawca na wniosek pracownika może wyrazić zgodę na pokrycie udokumentowanych kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w kwocie faktycznie poniesionej, bez ograniczeń kwotowych.

5) Inne wydatki

Pracownikowi, który w czasie podróży krajowej poniósł inne niezbędne wydatki związane z tą podróżą, określone lub uznane przez pracodawcę, zwraca się je w udokumentowanej wysokości. Wydatki, o których mowa, obejmują opłaty za bagaż, przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, miejsca parkingowe oraz inne niezbędne wydatki wiążące się bezpośrednio z odbywaniem podróży krajowej.

Podróże służbowe zagraniczne

Czas podróży zagranicznej liczy się w przypadku odbywania jej środkami komunikacji:

• lądowej - od chwili przekroczenia granicy państwowej w drodze za granicę do chwili jej przekroczenia w drodze powrotnej do kraju,
   
• lotniczej - od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju,
   
• morskiej - od chwili wyjścia statku (promu) z ostatniego portu polskiego do chwili wejścia statku (promu) w drodze powrotnej do pierwszego portu polskiego.

1) Diety

Dieta w czasie zagranicznej podróży jest przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki. Przysługuje w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży zagranicznej. W przypadku podróży zagranicznej odbywanej do dwóch lub więcej państw, pracodawca może ustalić więcej niż jedno państwo docelowe.

Wysokość diety za dobę podróży zagranicznej w poszczególnych państwach jest określona w załączniku do rozporządzenia w sprawie podróży służbowych.

Należność z tytułu diet oblicza się w następujący sposób:

• za każdą dobę podróży zagranicznej przysługuje dieta w pełnej wysokości,
   
• za niepełną dobę podróży zagranicznej:
   
• do 8 godzin - przysługuje 1/3 diety,
   
• ponad 8 do 12 godzin - przysługuje 50% diety,
   
• ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Pracownikowi, któremu zapewniono w czasie podróży zagranicznej bezpłatne, całodzienne wyżywienie, przysługuje 25% diety.

Kwotę diety zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:

• śniadanie - 15% diety,
   
• obiad - 30% diety,
   
• kolacja - 30% diety.

W przypadku korzystania przez pracownika z usługi hotelarskiej, w ramach której zapewniono wyżywienie, dieta podlega zmniejszeniu na zasadach określonych powyżej.

Pracownikowi, który otrzymuje w czasie podróży zagranicznej należność pieniężną na wyżywienie, dieta nie przysługuje. Jeżeli należność pieniężna jest niższa od diety, pracownikowi przysługuje wyrównanie do wysokości należnej diety.

Za każdy dzień (dobę) pobytu w szpitalu lub w innym zakładzie leczniczym w czasie podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje 25% diety.

2) Koszty przejazdów i dojazdów

Środek transportu właściwy do odbycia podróży zagranicznej, a także jego rodzaj i klasę określa pracodawca. Pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości udokumentowanej biletami lub fakturami obejmującymi cenę biletu środka transportu, wraz ze związanymi z nimi opłatami dodatkowymi, w tym miejscówkami, z uwzględnieniem posiadanej przez pracownika ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga przysługuje.

Na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy. W tych przypadkach pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w przepisach wydanych na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy o transporcie drogowym. Zatem, zwrot ten następuje na takich samych zasadach jak omówione przy podróży krajowej.

Pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu z i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego w wysokości jednej diety w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości za granicą, w której pracownik korzystał z noclegu. W przypadku, gdy pracownik ponosi koszty dojazdu wyłącznie w jedną stronę, przysługuje ryczałt w wysokości 50% diety.

Na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 10% diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży zagranicznej.

Ryczałty, o których mowa wyżej, nie przysługują, jeżeli pracownik:

• odbywa podróż zagraniczną służbowym lub prywatnym pojazdem samochodowym, motocyklem lub motorowerem,
   
• ma zapewnione bezpłatne dojazdy,
   
• nie ponosi kosztów, na pokrycie których są przeznaczone te ryczałty.

3) Koszty noclegów

Za nocleg podczas podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, w granicach limitu określonego w poszczególnych państwach w załączniku do rozporządzenia w sprawie podróży służbowych. W razie nieprzedłożenia rachunku za nocleg, pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 25% limitu, o którym mowa. Ryczałt ten nie przysługuje za czas przejazdu. W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów za nocleg, stwierdzonych rachunkiem, w wysokości przekraczającej limit.

Powyższych regulacji nie stosuje się, jeżeli pracodawca lub strona zagraniczna zapewniają pracownikowi bezpłatny nocleg.

4) Inne wydatki

Pracownikowi, który w czasie podróży zagranicznej poniósł inne niezbędne wydatki związane z tą podróżą, określone lub uznane przez pracodawcę, zwraca się je w udokumentowanej wysokości. Wydatki, o których mowa, obejmują opłaty za bagaż, przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, miejsca parkingowe oraz inne niezbędne wydatki wiążące się bezpośrednio z odbywaniem podróży zagranicznej.

Pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów przewozu samolotem bagażu osobistego o wadze do 30 kg, liczonej łącznie z wagą bagażu opłaconego w cenie biletu, jeżeli podróż zagraniczna trwa ponad 30 dni lub jeżeli państwem docelowym jest państwo pozaeuropejskie.

W przypadku choroby powstałej podczas podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje zwrot udokumentowanych niezbędnych kosztów leczenia za granicą. Zwrot tych kosztów następuje ze środków pracodawcy, z wyjątkiem świadczeń gwarantowanych udzielonych zgodnie z przepisami o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego w Unii Europejskiej, o których mowa w art. 5 pkt 32 ustawy zdrowotnej. Nie podlegają zwrotowi koszty zakupu leków, których nabycie za granicą nie było konieczne, koszty zabiegów chirurgii plastycznej i kosmetycznych oraz koszty nabycia protez ortopedycznych, dentystycznych lub okularów.

W razie zgonu pracownika za granicą, pracodawca pokrywa koszty transportu zwłok do kraju.