Świadczenia finansowane ze środków ZFŚS

Rozstrzygnięcie składkowe

Na podstawie § 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia składkowego, z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne wyłączono świadczenia finansowane ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.

Zasady tworzenia przez pracodawców zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (dalej Funduszu) i zasady gospodarowania środkami tego Funduszu, przeznaczonego na finansowanie działalności socjalnej organizowanej na rzecz osób uprawnionych do korzystania z Funduszu, na dofinansowanie zakładowych obiektów socjalnych oraz na tworzenie zakładowych żłobków, klubów dziecięcych, przedszkoli oraz innych form wychowania przedszkolnego określa ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2016 r. poz. 800 z późn. zm.).

Zgodnie z art. 3 tej ustawy, obowiązek tworzenia Funduszu spoczywa na pracodawcach:

• prowadzących działalność w formie jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych - bez względu na liczbę zatrudnionych pracowników,
   
• zatrudniających (według stanu na dzień 1 stycznia danego roku) co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, chyba że postanowienie o odstąpieniu od tworzenia Funduszu zostanie zawarte w układzie zbiorowym pracy obejmującym pracowników danego zakładu albo w regulaminie wynagradzania.

Pracodawcy zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku, co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, tworzą Fundusz na wniosek zakładowej organizacji związkowej.

Pracodawcy zatrudniający (według stanu na dzień 1 stycznia danego roku) mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty mogą tworzyć Fundusz lub mogą wypłacać świadczenie urlopowe. Świadczenie to również nie stanowi podstawy wymiaru składek ZUS.

Aby świadczenia finansowane ze środków Funduszu korzystały z wyłączenia ze składek ZUS, muszą posiadać cechy działalności socjalnej, o których mowa w ustawie o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Zakres działalności socjalnej obejmuje:

• usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form wypoczynku (np. wczasów, kolonii, obozów, tzw. "wczasów pod gruszą"),
   
• działalność kulturalno-oświatową (np. zakup biletów do teatru, kina, opery),
   
• działalność sportowo-rekreacyjną (np. zakup biletów na basen, korty tenisowe lub organizację innych form rekreacji),
   
• opiekę nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych, sprawowaną przez dziennego opiekuna lub nianię, w przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego,
   
• udzielanie pomocy materialnej - rzeczowej lub finansowej,
   
• zwrotną lub bezzwrotną pomoc na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową.

Osobami uprawnionymi do korzystania z Funduszu są: pracownicy i ich rodziny, emeryci i renciści (byli pracownicy wraz z rodzinami) oraz inne osoby, którym pracodawca przyznał w regulaminie działalności socjalnej prawo korzystania ze świadczeń socjalnych finansowanych z Funduszu.

Dla zwolnienia ze składek przyznawanych świadczeń należy mieć na uwadze generalną zasadę, wynikającą z art. 8 ust. 1 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, w myśl której przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z Funduszu uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu. Powyższe oznacza wykluczenie możliwości przyznawania wszystkim uprawnionym świadczeń socjalnych w jednakowej wysokości.

Zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z Funduszu oraz zasady przeznaczania środków Funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej określa pracodawca w regulaminie ustalonym zgodnie z art. 27 ust. 1 albo z art. 30 ust. 5 ustawy z dnia 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (Dz. U. z 2015 r. poz. 1881). Pracodawca, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa, uzgadnia regulamin z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów.

Uwaga! W przypadku przyznawania z Funduszu jednego ogólnego uprawnienia w tej samej wysokości wszystkim pracownikom (niezależnie od sytuacji życiowej, rodzinnej oraz materialnej), np. bonów, biletów do kina - należy liczyć się z możliwością potraktowania tego świadczenia przez organy kontroli - nie jako pomoc z Funduszu, ale jako dodatek do wynagrodzenia, od którego pracodawca obowiązany jest naliczyć i odprowadzić składki ZUS. Sąd Apelacyjny w Warszawie w wyroku z 27 września 2016 r. (sygn. akt III AUa 475/15) wskazał, że: "(...) w art. 8 ust. 1 i 2 (ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych - przypis redakcji) postanowiono, że zasady przeznaczania środków funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej określa pracodawca w regulaminie. Zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z funduszu, pracodawca zobowiązany jest określić z uwzględnieniem ust. 1 tego przepisu, stanowiącego, że przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z Funduszu uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu. Tylko wypłaty (...) przyznawane według takich kryteriów mają charakter świadczeń przeznaczonych na cele socjalne, które nie podlegają wliczeniu do podstawy wymiaru składki.

(...) »Kryterium socjalne«, o którym mowa w art. 8 ust. 1 ustawy (...) wyraźnie wiąże zasadę korzystania z ulgowych usług i świadczeń z sytuacją życiową, rodzinną i materialną osób uprawnionych. Istnieje bowiem ścisły związek pomiędzy wartością przyznawanego świadczenia, a łącznie rozpatrywaną, sytuacją życiową, rodzinną i materialną osoby uprawnionej. Im sytuacja osoby uprawnionego jest trudniejsza, tym wyższe przysługuje mu świadczenie. Tym samym o spełnieniu kryterium socjalnego nie może być mowy bez indywidualnej analizy sytuacji każdej uprawnionej do skorzystania z funduszu osoby. (...)".

W wyroku Sądu Apelacyjnego w Poznaniu z 6 lipca 2016 r. (sygn. akt III AUa 1971/15) czytamy, że: "(...) Dysponent środków z Funduszu powinien zatem ustalać takie kryteria, takie progi dostępności świadczeń, jak i takie zróżnicowanie ich wysokości, aby urzeczywistnić ustawowy cel Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, tj. niwelowanie różnic w poziomie życia pracowników. (...)".

W interpretacji indywidualnej z 25 maja 2016 r., znak DI/100000/43/362/2016 ZUS wyjaśnił, że: "(...) Aby świadczenia finansowane ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych korzystały z wyłączenia z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, muszą posiadać cechy działalności socjalnej, o których mowa w ustawie o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Zakres działalności socjalnej obejmuje m.in. usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form wypoczynku (np. wczasów, kolonii, obozów, tzw. »wczasów pod gruszą«), działalności kulturalno-oświatowej (np. zakup biletów do kina, teatru, opery), działalności sportowo-rekreacyjnej (np. zakup biletów na basen, na siłownię), opieki nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych, przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego, udzielanie pomocy materialnej - rzeczowej lub finansowej, a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych ustawą.

Osobami uprawnionymi do korzystania z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych są pracownicy ich rodziny, emeryci i renciści (byli pracownicy wraz z rodzinami) oraz inne osoby, którym pracodawca przyznał w regulaminie działalności socjalnej prawo korzystania ze świadczeń socjalnych finansowanych z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.

Dla zwolnienia z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne przyznawanych świadczeń należy mieć na uwadze generalną zasadę, wynikającą z art. 8 ust. 1 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, w myśl której przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Powyższe oznacza wykluczenie możliwości przyznawania wszystkim uprawnionym świadczeń socjalnych w jednakowej wysokości. Znajduje to potwierdzenie w wyroku Sądu Najwyższego z dnia 20 sierpnia 2001 r. sygn. akt I PKN 579/00, w którym sąd wskazał, iż przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z funduszu zostało uzależnione wyłącznie od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu. Ustawa o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych nie upoważnia do tworzenia takich zasad podziału funduszu socjalnego, które pozostawałyby w sprzeczności z jej art. 8 ust. 1, ten zaś przepis wyraźnie powiązał zasady korzystania z ulgowych usług i świadczeń z sytuacją życiową, rodzinną i materialną osób uprawnionych. Jest to tzw. kryterium socjalne, którego przyjęcie przez ustawodawcę prowadzi do wniosku, że jest wykluczone przyznawanie ulgowych usług i świadczeń z funduszu ogółowi zatrudnionych w tej samej wysokości, według zasady »każdemu po równo«. Doświadczenie życiowe pokazuje zarazem, że jest mało prawdopodobne, by dwie osoby uprawnione pozostawały w jednakowej sytuacji materialnej, życiowej i rodzinnej, a tylko taka (lub bardzo zbliżona) pozwalałaby na przyznanie świadczeń w tej samej wysokości. Tym bardziej więc możliwość taką należy wyłączyć, gdy uprawnionymi jest kilka, kilkanaście czy kilkadziesiąt osób.

Podobnie wypowiedział się Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 16 września 2009 r. o sygn. akt I UK 121/09, w którym sąd stwierdził, iż przyznawanie ulgowych świadczeń i wysokość dopłat z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych powinno być uzależnione od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby korzystającej z funduszu. Nie ma w tym zakresie wyjątków. Nawet regulamin zakładowego funduszu świadczeń socjalnych nie może zmienić tej zasady. Stąd świadczenia wypłacone przez pracodawcę z pominięciem owej zasady podstawowej nie mogą być ocenione w sensie prawnym jako świadczenia socjalne, a jeżeli tak, to nie mogą korzystać z uprawnień przyznanych tym świadczeniom przez system ubezpieczeń społecznych. Pomoc z funduszu może być dokonywana jedynie wówczas, gdy uzależnia się jej przyznawanie od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej pracownika.

(...) Jeśli więc pracodawca spełnia powyższe przesłanki tj. uzależnia przyznanie pracownikom świadczeń z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osób uprawnionych do korzystania z funduszu (ocenia stopień sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej pracowników), to nie istnieją przeszkody prawne, by mógł skorzystać z wyłączenia przewidzianego w § 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe oraz przepisów ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.

(...) wprowadzenie informatycznego systemu obsługi wniosków, oświadczeń oraz innej dokumentacji związanej z korzystaniem przez pracowników ze świadczeń finansowanych ze środków z Zakładowego Fundusz Świadczeń Socjalnych nie zmienia faktu, iż pracodawca w dalszym ciągu przyznając i określając wysokość świadczeń finansowanych z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych będzie kierował się kryterium socjalnym.

Samo wprowadzenie procedury zakładającej składanie i weryfikację dokumentacji związanej z możliwością przyznania określonych świadczeń finansowanych ze środków funduszu w formie elektronicznej, nie ma znaczenia z punktu widzenia interpretacji § 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

(...) Jednocześnie z art. 81 ust. 1 ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych wynika, iż do ustalenia podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie zdrowotne pracowników stosuje się przepisy określające podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe tych osób. Tym samym powyższe będzie miało zastosowanie również do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie zdrowotne. (...)".

Zgodnie z regulaminem Funduszu obowiązującym w firmie, do wypoczynku pracowników oraz członków ich rodzin ze środków Funduszu dopłacona jest, w zależności od dochodu na osobę w rodzinie, odpowiednio kwota 400 zł, 500 zł lub 600 zł. Pracownik wykupił wczasy dla siebie, współmałżonka i dziecka. Pracodawca, w oparciu o oświadczenie pracownika, w którym przedstawił sytuację materialną swojej rodziny, wypłacił mu dofinansowanie do wczasów w kwocie 1.500 zł (3 x 500 zł). Kwota dofinansowania nie stanowi podstawy wymiaru składek, ponieważ została przyznana w oparciu o kryteria socjalne obowiązujące przy przyznawaniu świadczeń z Funduszu.

Przyznane pracownikom ww. świadczenia są zwolnione ze składek ZUS, ale jedynie w części sfinansowanej z Funduszu. Bez znaczenia dla wyłączenia tej wartości świadczenia z oskładkowania jest fakt, że jego część została sfinansowana ze środków obrotowych firmy. Zapis § 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia składkowego nie stawia warunku, iż świadczenie to musi być w całości sfinansowane z Funduszu, z tym że oczywiście od części wartości świadczeń rzeczowych sfinansowanych ze środków obrotowych firmy należy opłacić składki na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne.

Rozstrzygnięcie podatkowe

Od podatku dochodowego zwolniono:

I) Na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o pdof, wartość otrzymanych przez pracownika w związku z finansowaniem działalności socjalnej, o której mowa w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, rzeczowych świadczeń oraz otrzymanych przez niego w tym zakresie świadczeń pieniężnych, sfinansowanych w całości ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych lub funduszy związków zawodowych, łącznie do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 380 zł; rzeczowymi świadczeniami nie są bony, talony i inne znaki, uprawniające do ich wymiany na towary lub usługi.

II) Na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 78 ustawy o pdof, dopłaty do: wypoczynku zorganizowanego przez podmioty prowadzące działalność w tym zakresie, w formie wczasów, kolonii, obozów i zimowisk, w tym również połączonego z nauką, pobytu na leczeniu sanatoryjnym, w placówkach leczniczo-sanatoryjnych, rehabilitacyjno-szkoleniowych i leczniczo-opiekuńczych, oraz przejazdów związanych z tym wypoczynkiem i pobytem na leczeniu - dzieci i młodzieży do lat 18:

a) z funduszu socjalnego, zakładowego funduszu świadczeń socjalnych oraz zgodnie z odrębnymi przepisami wydanymi przez właściwego ministra - niezależnie od ich wysokości,

b) z innych źródeł - do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 760 zł.

III) Na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 67a ustawy o pdof, świadczenia otrzymane z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, związane z pobytem dzieci osób uprawnionych do tych świadczeń w żłobkach, klubach dziecięcych lub przedszkolach.

Ad I) W myśl art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o pdof, od podatku dochodowego zwolniono wartość świadczeń rzeczowych oraz pieniężnych otrzymywanych przez pracownika, sfinansowanych w całości ze środków ZFŚS lub funduszy związków zawodowych - łącznie do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 380 zł. Z dalszych zapisów zaprezentowanego przepisu wynika jednak, że rzeczowymi świadczeniami nie są bony, talony i inne znaki uprawniające do ich wymiany na towary lub usługi. Takiego ograniczenia nie ma w § 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia składkowego.

Ad II) Zakres objęty zwolnieniem, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 78 ustawy o pdof, obejmuje dopłaty sfinansowane:

• ze środków funduszu socjalnego, zakładowego funduszu świadczeń socjalnych - bez ograniczenia kwotowego,
   
• z innych źródeł - do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 760 zł.

Zgodnie ze Słownikiem Języka Polskiego dopłata, to "suma, którą się dopłaca, reszta do zapłacenia, dodatek do sumy płaconej". Nie jest zatem dopłatą świadczenie, które w całości pokrywa dane wydatki.

W interpretacji indywidualnej z 7 maja 2014 r., znak DD3/033/41/IMD/14/RD-42122/14 Minister Finansów wyjaśnił, że: "(...) dla zastosowania przedmiotowego zwolnienia istotny jest wiek dziecka w trakcie pobytu na wczasach, kolonii, zimowisku, obozie lub leczeniu w placówkach wymienionych w art. 21 ust. 1 pkt 78 ustawy o pdof, a nie wiek dziecka w momencie otrzymania dopłaty. Jednocześnie należy zauważyć, iż przepisy ustawy o pdof nie zawierają regulacji, która zobowiązywałaby do podziału otrzymanej kwoty dopłaty proporcjonalnie do liczby dni przypadających na wypoczynek małoletniego dziecka, które podczas jego trwania uzyskało pełnoletniość. Z tych też względów przyjąć należy, iż warunek wieku jest spełniony jeżeli w którymkolwiek momencie wczasów, kolonii, obozu, zimowiska, leczenia sanatoryjnego, lub pobytu w placówkach leczniczo-sanatoryjnych, rehabilitacyjno-szkoleniowych i leczniczo-opiekuńczych, oraz przejazdów związanych z tym wypoczynkiem i pobytem, dziecko nie miało ukończonych 18 lat. (...)".

Ze zwolnienia podatkowego, na mocy ww. przepisu korzystają świadczenia, które zostały przyznane na wypoczynek zorganizowany w postaci wczasów, kolonii, obozu lub zimowiska, bądź związane z pobytem na leczeniu sanatoryjnym, w placówkach leczniczo-sanatoryjnych, rehabilitacyjno-szkoleniowych i leczniczo-opiekuńczych oraz przejazdów związanych z tym wypoczynkiem i pobytem na leczeniu. Przy czym, organizatorem wypoczynku musi być podmiot prowadzący działalność w tym zakresie. Mogą to być szkoły i placówki, osoby prawne i fizyczne, a także jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, o których mowa w art. 92c ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2016 r. poz. 1943 z późn. zm.) oraz kościoły, stowarzyszenia, organizacje charytatywne i fundacje, których działalnością statutową jest organizowanie wypoczynku zorganizowanego. Przez zorganizowany wypoczynek należy rozumieć wszelkie formy wypoczynku zorganizowanego, z wyjątkiem takich form wypoczynku jak: wczasy "pod gruszą", pobyt u rodziny, wypoczynek organizowany "na własną rękę". Jak wskazał Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy w interpretacji indywidualnej z 26 sierpnia 2014 r., znak ITPB2/415-562/14/BK: "(...) należy podkreślić, że wymienione przez ustawodawcę w przepisie art. 21 ust. 1 pkt 78 ustawy formy wypoczynku w postaci wczasów, kolonii, obozów czy zimowisk mają na celu uwypuklenie warunku uczestniczenia w formach wypoczynku zorganizowanego przez uprawnione podmioty na zasadach określonych w rozporządzeniu w sprawie warunków jakie muszą spełniać organizatorzy wypoczynku dla dzieci i młodzieży szkolnej, a także zasad jego organizowania i nadzorowania. Intencją ustawodawcy jest bowiem wyłączenie z zakresu przedmiotowego zwolnienia dopłat do niezorganizowanych form wypoczynku, takich na przykład jak wczasy potocznie nazywane "pod gruszą".

Biorąc pod uwagę powyższe należy stwierdzić, że dopłata do wypoczynku dzieci do lat 18 ze środków Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, zorganizowanego w formie wycieczki przez biuro podróży lub szkołę na zasadach określonych w rozporządzeniu w sprawie warunków jakie muszą spełniać organizatorzy wypoczynku dla dzieci i młodzieży szkolnej, a także zasad jego organizowania i nadzorowania (obecnie w art. 92c ustawy o systemie oświaty - redakcji) mieści się w zakresie art. 21 ust. 1 pkt 78 ustawy o podatku dochodowym (...).".

Poniesienie wydatków związanych z wypoczynkiem dziecka należy potwierdzić stosownym dowodem. W interpretacji indywidualnej z 17 stycznia 2014 r., znak IPTPB1/415-652/13-4/AG Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi wyjaśnił, że: "(...) Przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie zawierają szczególnych unormowań dotyczących dokumentowania poniesionych wydatków dla potrzeb zastosowania zwolnienia z art. 21 ust. 1 pkt 78 ww. ustawy. W takiej sytuacji zasadnym jest zatem przyjęcie, że ma tu zastosowanie ogólna reguła, według której dowodem może być wszystko, co może się przyczynić do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. W takiej sytuacji stosuje się dokumenty zwyczajowo przyjęte, jakimi są, np. dowody zapłaty. Pojęcie dowód zapłaty jest pojęciem szerokim i obejmuje swym zakresem zarówno rachunek lub fakturę VAT wystawioną przez organizatora wypoczynku, przelew bankowy, przekaz pocztowy, jak również dokument wpłaty w kasie podmiotu prowadzącego działalność w tym zakresie. Z dowodu tego powinno jednoznacznie wynikać: kto jest organizatorem wypoczynku, kto korzystał z wypoczynku, forma wypoczynku, okres, w którym korzystano z wypoczynku, kwota poniesionego wydatku oraz podpis osoby, która wystawiała ten dokument.

Dowodem będą również dokumenty wskazane w przepisach wewnętrznych jednostki, tj. regulaminie przyjętym zgodnie z ustawą o związkach zawodowych, określającym warunki korzystania ze świadczeń z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, w tym sposób dokumentowania wydatków dofinansowywanych lub zwracanych ze środków tego funduszu. Są to jednak regulacje niezależne od obowiązujących na gruncie prawa podatkowego. (...)".