Obniżenie wpłaty

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o rehabilitacji, wpłaty na PFRON ulegają obniżeniu z tytułu zakupu produkcji lub usługi, z wyłączeniem handlu, odpowiednio wytworzonej lub świadczonej przez pracodawcę zatrudniającego co najmniej 25 pracowników w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy, który osiąga wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych zaliczonych do:

• znacznego stopnia niepełnosprawności lub
   
• umiarkowanego stopnia niepełnosprawności, w odniesieniu do których orzeczono chorobę psychiczną, upośledzenie umysłowe, całościowe zaburzenia rozwojowe lub epilepsję oraz niewidomych

w wysokości co najmniej 30%, zwanego sprzedającym.

Uwaga! Wystąpienie upośledzenia umysłowego, choroby psychicznej, epilepsji lub całościowych zaburzeń rozwojowych jest dokumentowane wyłącznie orzeczeniem o niepełnosprawności, tj. na orzeczeniu musi być zawarty wprost symbol schorzenia szczególnego lub schorzenie szczególne musi wynikać z sentencji orzeczenia. Jedynie w przypadku osób niewidomych możliwe jest potwierdzenie choroby również w inny sposób, tj. dodatkowo kiedy na orzeczeniu nie będzie kodu 04-O, to pracodawca będzie mógł skorzystać z zaświadczenia lekarza specjalisty, który wskaże na chorobę narządu wzroku (stwierdzi, iż osoba jest niewidoma).

Powołany przepis posługuje się pojęciem wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych. Definicja wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych znajduje się w art. 2 pkt 6 ustawy o rehabilitacji. Oznacza on przeciętny miesięczny udział procentowy osób niepełnosprawnych w zatrudnieniu ogółem, w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy. Wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych wymagany do udzielania ulg we wpłatach na PFRON ustala się zatem w odniesieniu do całego miesiąca. Powstałe w trakcie miesiąca wahania poziomu zatrudnienia pozostają bez wpływu na możliwość udzielania ulg we wpłatach na PFRON, jeżeli pracodawca osiągnie średniomiesięczny wskaźnik określony w art. 22 ust. 1 ustawy o rehabilitacji.

Pracodawca w maju 2017 r. zatrudniał 60 pracowników ogółem w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy, w tym: 5 pracowników - ze znacznym stopniem niepełnosprawności; 8 pracowników - z umiarkowanym stopniem niepełnosprawności ze schorzeniami szczególnymi, tj. 5 z chorobą psychiczną (orzeczenia z kodem 02-P), 2 z epilepsją (orzeczenia z kodem 06-E), 1 z upośledzeniem umysłowym (orzeczenie z kodem 01-U); 2 pracowników z umiarkowanym stopniem niepełnosprawności bez schorzeń szczególnych, 5 pracowników z lekkim stopniem niepełnosprawności.

Z wyliczenia wynika, iż za maj br. pracodawca nie mógł udzielić swoim klientom ulg we wpłatach na PFRON, ponieważ nie osiągnął 30% wskaźnika zatrudnienia pracowników niepełnosprawnych w stopniu znacznym i umiarkowanym ze schorzeniami szczególnymi (60 etatów ogółem x 30% = 18 etatów; 18 etatów > 13 etatów).

Warunkiem obniżenia wpłaty jest:

• udokumentowanie zakupu fakturą,
   
• uregulowanie należności za zakup produkcji lub usługi w terminie określonym na fakturze, z tym że w przypadku płatności dokonywanych za pośrednictwem banku za datę uregulowania należności uważa się datę obciążenia rachunku bankowego nabywcy na podstawie polecenia przelewu,
   
• udokumentowanie przez nabywcę kwoty obniżenia informacją o kwocie obniżenia wystawioną przez sprzedającego w terminie.

Przysługująca, a niewykorzystana kwota obniżenia może być uwzględniana we wpłatach na PFRON przez okres nie dłuższy niż 6 miesięcy, licząc od dnia uzyskania informacji o kwocie obniżenia. Kwota obniżenia stanowi iloczyn wskaźnika wynagrodzeń niepełnosprawnych pracowników sprzedającego zaliczonych do znacznego lub umiarkowanego stopnia niepełnosprawności i wskaźnika udziału przychodów.

Ustalając ulgę we wpłatach, stosuje się następujący wzór:

poz. 38 = poz. 34/poz. 33 x poz. 35/poz. 37 x (poz. 37 - 0,06 x poz. 36)

gdzie poszczególne pozycje oznaczają:

• poz. 33 - przychód netto ogółem z miesiąca, do którego zaliczono przychód z wykonanej usługi lub produkcji,
   
• poz. 34 - przychód netto z danej faktury dla danego klienta,
   
• poz. 35 - wynagrodzenia, od 1 stycznia do 31 grudnia 2017 r., wyliczając wynagrodzenia w poz. 35 należy wziąć do wyliczeń kwotę: 1.850 zł - 13,71% (składki ZUS) = 1.596,36 zł, pomnożone przez wymiar czasu pracy (etaty w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy) pracowników niepełnosprawnych w stopniu znacznym i umiarkowanym (bez względu czy mają orzeczone schorzenie szczególne),
   
• poz. 36 - zatrudnienie pracowników ogółem z poz. 17 INF-1 (wskaźnik ten ma być z miesiąca, do którego zaliczono przychód pracowników),
   
• poz. 37 - zatrudnienie pracowników niepełnosprawnych z poz. 18 INF-1 (wskaźnik ten ma być z miesiąca, do którego zaliczono przychód pracowników niepełnosprawnych).

W poz. 36 i 37 mowa o pracownikach zatrudnionych na podstawie umowy o pracę lub spółdzielczej umowy o pracę.

Załóżmy, że pracodawca uprawniony do udzielenia ulg we wpłatach, w czerwcu 2017 r. osiągnie przychód netto ogółem w wysokości 100.000 zł (poz. 33), przychód netto z faktury nabywcy zapłaconej w czerwcu br. wyniesie - 5.000 zł (poz. 34), wynagrodzenia pracowników niepełnosprawnych w stopniu znacznym i umiarkowanym w tym miesiącu wyniesie 23.945,40 zł, tj. 1.596,36 zł x 15 etatów pracowników w stopniu znacznym i umiarkowanym (poz. 35), zatrudnienie ogółem - 40 etatów (poz. 36), zatrudnienie pracowników niepełnosprawnych - 20 etatów (poz. 37). Ulga we wpłatach na PFRON dla nabywcy wyniesie 1.053,60 zł, zgodnie z wyliczeniem: (5.000 zł : 100.000 zł) x (23.945,40 zł : 20 etatów) x (20 etatów - 0,06 x 40 etatów).

Pracodawca udzielający ulgi (sprzedający), zgodnie z art. 22 ust. 10 ustawy o rehabilitacji, jest obowiązany:

• wystawić informację o kwocie obniżenia (INF-U) niezwłocznie po terminowym uregulowaniu należności, jednak nie później niż do ostatniego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym przypadał termin płatności za zakup,
   
• prowadzić ewidencję wystawionych informacji o kwocie obniżenia (wysokości udzielonych ulg),
   
• przekazywać do PFRON informację miesięczną o informacjach o kwocie obniżenia - w terminie do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym je wystawił (druk INF-1-u).

Uwaga! Przepisy art. 22b ustawy o rehabilitacji przewidują kary finansowe nakładane na sprzedających w przypadkach, w których doszłoby do nieprawidłowości przy udzielaniu ulg np. wskutek opóźnień w wystawianiu informacji o wysokości ulg oraz podania w nich danych niezgodnych ze stanem faktycznym (w tym nieprawidłowo obliczonej kwoty ulgi), a także braku ewidencji informacji o wysokości obniżenia wpłat.

Wzory formularzy dotyczące wystawiania informacji o obniżeniu wpłat na PFRON określone zostały w rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 22 czerwca 2016 r. w tej sprawie (Dz. U. poz. 928). Informację o kwocie obniżenia wpłaty na PFRON sporządza na formularzu INF-U pracodawca (sprzedawca), o którym mowa w art. 22 ust. 1 ustawy o rehabilitacji. Wystawia ją i przekazuje nabywcy niezwłocznie po terminowej zapłacie, jednak nie później niż do ostatniego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym przypadał termin płatności za zakup uprawniający do otrzymania informacji o kwocie obniżenia.

W informacji INF-U sprzedający:

• w poz. 1-13 "Dane ewidencyjne sprzedającego" i w poz. 18-26 "Dane ewidencyjne i adres nabywcy" podaje dane ewidencyjne; w systemie e-PFRON2 dane ewidencyjne sprzedawcy wypełniane są automatycznie na podstawie danych istniejących w bazie PFRON; dane ewidencyjne nabywcy można skopiować, podając NIP w przypadku, gdy wcześniej wystawiono INF-U w systemie e-PFRON2;
   
• w poz. 14 "Okres sprawozdawczy" wpisuje miesiąc i rok, w którym przypadł termin płatności za zakup uprawniający do uzyskania informacji o kwocie obniżenia wpłat (termin ten wskazany jest na fakturze, na podstawie której sprzedawca wystawia informację);
   
• w poz. 15 "Informacja" zaznacza w odpowiednim polu X, wskazując czy jest to informacja zwykła (w oparciu o konkretną fakturę wystawianą po raz pierwszy), czy korygująca (w razie wystawiania informacji w oparciu o daną fakturę po raz kolejny, z inną wartością w przynajmniej jednej pozycji bloku D niż wykazana w informacji wystawionej wcześniej); w przypadku informacji korygującej w bloku E "Uwagi" należy podać przyczyny korekty oraz pozycje, które zostały skorygowane;
   
• w poz. 16 i 17 "Znak informacji", odpowiednio "Znak informacji korygowanej";
   
• w poz. 27 "Zasady nabycia obniżenia" wpisuje odpowiednią cyfrę (1-3), np. 3 - w przypadku nabycia prawa do obniżenia wpłat na zasadach obowiązujących od 1 lipca 2016 r.;
   
• w poz. 28 "Sposób obliczenia kwoty obniżenia" wpisuje odpowiednią cyfrę (1-7), np. w przypadku obliczenia kwoty obniżenia na zasadach obowiązujących w okresie od 1 stycznia 2017 r. należy podać cyfrę 7;
   
• w poz. 29 i 30 "Data wystawienia faktury" i "Znak faktury" zamieszcza dane dotyczące faktury;
   
• w poz. 31 "Termin płatności określony na fakturze" wpisuje konkretny termin płatności określony na fakturze, np. 2017-05-26;
   
• w poz. 32 "Data zapłaty za zakup" podaje w przypadku płatności przelewem datę obciążenia rachunku bankowego nabywcy; jeżeli zapłata wpłynęła na rachunek bankowy sprzedającego nie później niż w terminie określonym na fakturze, to odpowiednio w poz. 32 można podać datę wpływu na rachunek sprzedającego;
   
• w poz. 33 "Przychód ogółem" wpisuje przychód ogółem ze sprzedaży własnych usług, z wyłączeniem handlu, lub produkcji sprzedającego; podaje dane z miesiąca, do którego zaliczono przychód z tytułu zakupu;
   
• w poz. 34 "Przychód ze sprzedaży na rzecz nabywcy" wpisuje przychód ze sprzedaży własnych usług, z wyłączeniem handlu, lub produkcji sprzedającego, zrealizowanych na rzecz nabywcy; podaje dane z miesiąca, do którego zaliczono przychód z tytułu zakupu; jest to przychód netto z faktury, do której ma być udzielona ulga;
   
• w poz. 35 "Wynagrodzenia" w przypadku wpisania w poz. 28 np. cyfry 6 - wykazuje kwotę wynikającą z iloczynu najniższego wynagrodzenia pomniejszonego o należne składki na ubezpieczenia społeczne i liczby pracowników o znacznym lub umiarkowanym stopniu niepełnosprawności w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy; zgodnie z art. 2 pkt 1 ustawy o rehabilitacji, najniższe wynagrodzenie oznacza minimalne wynagrodzenie za pracę obowiązujące w grudniu roku poprzedniego, ustalane na podstawie odrębnych przepisów;
   
• w poz. 36 "Zatrudnienie ogółem" podaje przeciętny miesięczny stan zatrudnienia pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę lub spółdzielczej umowy o pracę w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy; dane należy przenieść z poz. 17 informacji INF-1;
   
• w poz. 37 "Zatrudnienie osób niepełnosprawnych" wpisuje przeciętny miesięczny stan zatrudnienia niepełnosprawnych pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę lub spółdzielczej umowy o pracę w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy; dane należy wziąć z poz. 18 informacji INF-1;
   
• w poz. 38 "Kwota obniżenia" jest wyliczana automatycznie na podstawie danych wpisanych przez sprzedawcę w bloku D ("Informacja o kwocie obniżenia wpłat");
   
• w poz. 39 "Załącznik do INF-1-u za" podaje rok, miesiąc informacji INF-U, do której jest dołączana ta informacja; każda informacja INF-U, bez względu na to, czy jest dokumentem zwykłym czy korygującym, w poz. 39 wypełni się z okresem bieżącym i jest ona przesyłana do PFRON z informacją INF-1-u w miesiącu następnym;
   
• w poz. 40 "Data wystawienia informacji", w poz. 41 "Imię i nazwisko osoby upoważnionej", w poz. 42 "Podpis".

Kopię informacji INF-U sprzedawca przekazuje do PFRON w formie załącznika do sporządzanej informacji miesięcznej o informacjach o kwocie obniżenia wpłat na PFRON - INF-1-u, w terminie do 20. dnia miesiąca następnego po miesiącu, w którym wystawił informacje INF-U. Informacje te przekazuje do PFRON poprzez system e-PFRON2 lub w formie papierowej na adres Biura PFRON w Warszawie.

W miesięcznej informacji INF-1-u sprzedający:

• w poz. 1-13 - "Dane ewidencyjne pracodawcy" podaje dane ewidencyjne; w systemie e-PFRON2 dane ewidencyjne sprzedawcy wypełniane są automatycznie;
   
• w poz. 14 "Okres sprawozdawczy", wpisuje miesiąc i rok, w którym wystawił informacje o kwocie obniżenia wpłat INF-U;
   
• w poz. 15 "Informacja" zaznacza, czy jest to informacja zwykła, czy korygująca;
   
• w poz. 16 "Liczba informacji o kwocie obniżenia wpłat" podaje ogólną liczbę informacji o kwocie obniżenia wystawionych w okresie sprawozdawczym, których kopie załączono do niniejszej informacji;
   
• w poz. 17 "Data wypełnienia informacji", w poz. 18 "Imię i nazwisko osoby upoważnionej", w poz. 19 "Podpis".

Nie można podpisać i wysłać elektronicznie informacji INF-1-u przed upływem okresu sprawozdawczego wskazanego w poz. 14, tzn. nie wcześniej niż pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, którego informacja dotyczy.

Informacje INF-1-u można złożyć w formie elektronicznej poprzez system e-PFRON2, jeżeli wszystkie informacje INF-U wystawione w trakcie okresu sprawozdawczego (poz. 14 informacji INF-1-u oraz poz. 39 informacji INF-U) zostały wygenerowane za pomocą systemu e-PFRON2.

Pracodawca obowiązany jest prowadzić ewidencję wystawionych informacji o kwocie obniżenia, która powinna zawierać:

• numer wpisu z zachowaniem ciągłości numeracji w roku sprawozdawczym,
   
• datę wystawienia informacji wykazaną w poz. 40 informacji INF-U,
   
• znak informacji wykazany w poz. 16 informacji INF-U,
   
• dane o zwykłym lub korygującym statusie informacji wykazane w poz. 15 informacji INF-U,
   
• numer identyfikacji podatkowej (NIP) oraz pełną nazwę albo firmę albo imię i nazwisko nabywcy wykazane odpowiednio w poz. 18 oraz w poz. 20 informacji INF-U,
   
• kwotę przysługującego obniżenia wykazaną w poz. 38 informacji INF-U,
   
• uwagi, w tym odpowiednie adnotacje dotyczące dokonania korekty informacji oraz zakresu korekty.

Zapisy w ewidencji powinny być dokonywane na bieżąco, niezwłocznie po wystąpieniu zdarzenia podlegającego rejestracji.

Ewidencja może być prowadzona w formie dokumentu pisemnego lub elektronicznego. W przypadku prowadzenia ewidencji w formie dokumentu pisemnego przed przystąpieniem do jej wypełniania, karty ewidencji powinny być przeszyte, a strony ponumerowane. Wpisów do ewidencji dokonuje się w sposób trwały i czytelny, a zmian i poprawek - tak, aby przekreślony tekst pierwotny pozostał czytelny, potwierdzone podpisem osoby dokonującej zmiany lub poprawki wraz z podaniem daty ich wprowadzenia, a w razie potrzeby z dodatkowym opisem w rubryce "Uwagi".

Z kolei ewidencja w formie dokumentu elektronicznego powinna być prowadzona zgodnie z instrukcją obsługi programu komputerowego wykorzystywanego do prowadzenia tej ewidencji i w taki sposób, aby:

• umożliwiała wgląd w treść dokonywanych wpisów oraz ochronę przechowywanych danych przed zniekształceniem lub utratą,
   
• umożliwiała dokonywanie korekty danych opatrzonej adnotacją osoby dokonującej tej korekty oraz datą jej dokonania,
   
• pozwalała na drukowanie wpisów w porządku chronologicznym,
   
• uniemożliwiała usuwanie wpisów.

Warunkiem prowadzenia ewidencji w formie elektronicznej jest zapewnienie, by wykorzystywane oprogramowanie i zasoby, w tym zestawienia danych wygenerowane z wykorzystaniem tego oprogramowania, spełniały wymagania Web Content Accessibility Guidelines (WCAG 2.0) co najmniej na poziomie AA. Dane te powinny być archiwizowane na informatycznych nośnikach danych nie rzadziej niż raz w miesiącu.

Ewidencja powinna być przechowywana w siedzibie sprzedającego przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym wystawiono informacje uwidocznione w ewidencji. Podmiot prowadzący ewidencję w formie dokumentu elektronicznego przechowuje kopię ewidencji za dany rok zapisaną na informatycznych nośnikach danych lub w formie wydruku.