Generalne zasady wypełniania zaświadczenia płatnika składek ZUS Z-3

Zaświadczenie płatnika składek sporządzane dla pracownika, oprócz danych identyfikacyjnych oraz adresowych płatnika składek i pracownika, a także rodzaju i okresu świadczenia, o jakie ubiega się pracownik, zawiera szereg informacji pozwalających na ustalenie prawa do świadczenia oraz jego wysokości, w tym m.in. w poszczególnych punktach formularza:

1. Informacje na temat zatrudnienia, z tytułu którego ma być przyznane świadczenie

Należy podać okres zatrudnienia u płatnika składek, wymiar czasu pracy ubezpieczonego i datę, od której miała miejsce ewentualna zmiana wymiaru czasu pracy, oraz zaznaczyć czy ubezpieczony wykonuje pracę za granicą lub na podstawie umowy o pracę tymczasową.

2. Posiadane przez pracownika poprzednie okresy ubezpieczenia chorobowego

Wypełnia się dla celów ustalenia uprawnień pracownika do zasiłku chorobowego, ale tylko w przypadku, gdy okres ubezpieczenia chorobowego (zatrudnienia) podany w pkt 1 poprzedzający okres niezdolności do pracy jest krótszy niż 30 dni i nie zachodzą okoliczności dające prawo do zasiłku chorobowego niezależnie od okresu ubezpieczenia. Przy czym, jeżeli zachodzą okoliczności wyłączające obowiązek wyczekiwania na zasiłek, należy pamiętać, aby je udokumentować.

3. Posiadane przez pracownika okresy ubezpieczenia społecznego

Wypełnienie tego punktu wymagane jest w celu ustalenia minimalnej podstawy wymiaru zasiłku, ale tylko wówczas, gdy świadczenie obejmuje okres sprzed 1 stycznia 2017 r. Jeżeli okres zatrudnienia u aktualnego płatnika składek podany w pkt 1 jest krótszy niż rok, należy podać informacje o poprzednich okresach ubezpieczenia. Nie jest wymagane udokumentowanie poprzednich okresów ubezpieczenia, jeżeli okres zatrudnienia u aktualnego płatnika jest dłuższy niż rok.

Obecnie, tj. począwszy od 1 stycznia 2017 r., po zniesieniu zróżnicowania wysokości najniższej podstawy wymiaru zasiłku w zależności od długości stażu pracy pracownika, bezcelowe jest wypełnianie tej pozycji formularza ZUS Z-3, gdy pracownik ubiega się o świadczenie za okres przypadający po 31 grudnia 2016 r.

4. Czy niezdolność do pracy powstała z powodu choroby zawodowej, wypadku przy pracy, wypadku w drodze do pracy lub z pracy

Ponieważ ZUS dokonuje wypłaty tych świadczeń po uprzednim uznaniu zdarzenia za taki wypadek, należy dołączyć niezbędne dokumenty, tj. odpowiednio: decyzję o stwierdzeniu choroby zawodowej i zaświadczenie lekarza stwierdzające, że niezdolność do pracy jest spowodowana chorobą zawodową, protokół lub kartę wypadku.

5. Czy ubezpieczony w okresie niezdolności do pracy korzysta z urlopu bezpłatnego, urlopu wychowawczego, przebywa w areszcie tymczasowym albo odbywa karę pozbawienia wolności, z podaniem tych okresów

6. Wypłacone pracownikowi w danym roku kalendarzowym wynagrodzenia za okresy orzeczonej niezdolności do pracy na podstawie art. 92 Kodeksu pracy

Należy wpisać okresy, za które płatnik składek wypłacił wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy z powodu choroby:

• w danym roku kalendarzowym oraz
   
• w poprzednim roku kalendarzowym, jeżeli są wliczane do jednego okresu zasiłkowego,

z podaniem kodów literowych.

7. Wypłacony pracownikowi przez pracodawcę zasiłek chorobowy, zasiłek macierzyński i/lub świadczenie rehabilitacyjne

W przypadku:

• zasiłku chorobowego - należy podać okresy wliczane do jednego okresu zasiłkowego oraz kody literowe, 
   
• zasiłku macierzyńskiego - należy wpisać stawkę procentową wypłaconego zasiłku.

Warto dodać, iż zgodnie z pouczeniem zawartym w formularzu ZUS Z-3, w razie gdy na podstawie art. 177 § 3 Kodeksu pracy umowa o pracę została przedłużona do dnia porodu, a płatnik składek byłby zobowiązany do wypłaty zasiłku macierzyńskiego tylko za jeden dzień, wypłaty zasiłku za cały okres dokonuje ZUS.

8. Data dostarczenia do płatnika składek przekazywanego do ZUS zaświadczenia lekarskiego

Punkt ten należy wypełnić w przypadku, gdy zaświadczenie lekarskie wystawione jest na druku ZUS ZLA na zasadach obowiązujących do 31 grudnia 2015 r. Nie dotyczy zaświadczeń lekarskich wystawianych w formie elektronicznej (czyli tzw. e-zwolnień).

9. Liczba ubezpieczonych zgłaszanych przez płatnika składek do ubezpieczenia chorobowego

Liczbę ubezpieczonych ustala się według stanu na dzień 30 listopada poprzedniego roku kalendarzowego, a w stosunku do płatników składek, którzy na ten dzień nie zgłaszali nikogo do ubezpieczenia chorobowego - według stanu na pierwszy miesiąc, w którym dokonali takiego zgłoszenia.

10. Informacja na temat udzielonych pracownikowi urlopów z tytułu macierzyństwa

W przypadku gdy zaświadczenie płatnika składek dotyczy zasiłku macierzyńskiego, należy wpisać okresy, w których udzielano ubezpieczonemu urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego oraz datę złożenia wniosku o te urlopy.

Jeżeli urlop rodzicielski udzielany jest w więcej niż jednej części, należy wpisać okresy urlopów udzielonych w tych częściach oraz datę złożenia wniosków o poszczególne części urlopu.

11. Składniki wynagrodzenia za okresy miesięczne

Należy podać wynagrodzenie za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy.

Jeżeli pracownik otrzymuje:

• wynagrodzenie zasadnicze lub inne składniki miesięczne w stałej wysokości, w tym wynagrodzenie godzinowe - w kolumnie 6 tabeli należy podać je w pełnej kwocie określonej w umowie o pracę lub innym akcie nawiązującym stosunek pracy, 
   
• wynagrodzenie zmienne: 
   
• w kolumnie 7 tabeli należy podać wynagrodzenie zasadnicze i inne składniki wynagrodzenia, które są pomniejszane proporcjonalnie za okres pobierania zasiłku i w związku z tym w podstawie wymiaru zasiłku będą uwzględniane po uprzednim uzupełnieniu przez ZUS, 
   
• w kolumnie 8 tabeli należy podać składniki wynagrodzenia, które są zmniejszane za okres pobierania zasiłku w inny sposób niż proporcjonalnie i w związku z tym w podstawie wymiaru zasiłku są uwzględniane w kwocie faktycznie wypłaconej bez uzupełniania, np. wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych wraz z dopłatami.

12. Składniki wynagrodzenia za okresy kwartalne

13. Składniki wynagrodzenia za okresy roczne

14. Składniki wynagrodzenia za inne okresy

Do pkt 12-14 - Kolumny dotyczące liczby dni, które pracownik przepracował lub był zobowiązany przepracować, należy wypełniać tylko wówczas, gdy składnik wynagrodzenia odpowiednio kwartalny, roczny lub składnik wynagrodzenia za inne okresy jest składnikiem pomniejszanym proporcjonalnie za okresy pobierania zasiłku.

15. Informacje na temat składników wynagrodzenia przysługujących do określonego terminu/umowy zlecenia zawartej z pracownikiem

Składniki wynagrodzenia przysługujące do określonego terminu uwzględnia się w podstawie wymiaru zasiłku przysługującego tylko do tego terminu. W związku z tym w tabelach nie należy podawać składników przyznanych do określonego terminu, jeżeli zasiłek przysługuje za okres po upływie tego terminu. Jeśli okres, do którego składnik jest przyznany, nie upłynął przed rozpoczęciem niezdolności do pracy, należy w pkt 15 podać okres, do którego składnik przysługuje, oraz jego kwotę.

Wynagrodzenie z tytułu wykonywania umowy agencyjnej, umowy zlecenia lub innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia albo umowy o dzieło, zawartej po dniu 13 stycznia 2000 r. z pracodawcą, z którym osoba ta pozostaje w stosunku pracy, lub jeżeli w ramach takiej umowy wykonuje pracę na rzecz pracodawcy, należy podać jako składnik przysługujący do określonego terminu. Jeżeli z pracownikiem jest zawarta taka umowa, a okres, na który jest zawarta, nie upłynął przed rozpoczęciem niezdolności do pracy, należy podać okres, na jaki umowa została zawarta oraz przychód osiągnięty z tytułu wykonywania tej umowy, w rozbiciu na poszczególne miesiące, z których wynagrodzenie jest przyjmowane do ustalenia podstawy wymiaru zasiłku.

16. Uwagi

Należy tu wskazać wszelkie inne (niż określono wcześniej) okoliczności mające wpływ na prawo do świadczenia lub jego wysokość, w tym m.in.:

• poprzedni(e) okres(y) pobierania zasiłku lub wynagrodzenia za okres choroby, jeżeli nie zostały wykazane w pkt 6 i 7 - w przypadku gdy między okresami pobierania zasiłków zarówno tego samego, jak i innego rodzaju nie było przerwy albo przerwa była krótsza niż 3 miesiące kalendarzowe i dlatego w tabelach zostało podane wynagrodzenie z innego okresu niż 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających powstanie niezdolności do pracy, 
   
• miesięczne kwoty składników wynagrodzenia, do których pracownik zachowuje prawo za okres niezdolności do pracy - w przypadku gdy wynagrodzenie pracownika stanowiące podstawę wymiaru zasiłku wraz ze składnikami przysługującymi za okres pobierania zasiłku jest na poziomie minimalnego wynagrodzenia za pracę, 
   
• poprzedni wymiar czasu pracy - w razie zmiany wymiaru czasu pracy w okresie 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających powstanie niezdolności do pracy albo w miesiącu, w którym powstała niezdolność do pracy - w takim przypadku w tabeli należy podać wynagrodzenie ustalone dla nowego wymiaru czasu pracy, także wówczas, gdy pomiędzy okresami pobierania zasiłków zarówno tego samego, jak i innego rodzaju nie było przerwy albo przerwa była krótsza niż 3 miesiące kalendarzowe.

17. Numer rachunku bankowego pracownika

Pozycję tę wypełnia się wówczas, gdy pracownik wyraził wolę otrzymywania zasiłku na rachunek bankowy.

Ponadto prawidłowo sporządzone zaświadczenie ZUS Z-3 powinno zawierać datę i podpis osoby upoważnionej do wystawienia zaświadczenia, numer telefonu oraz - w przypadku wystawienia zaświadczenia w formie dokumentu papierowego - pieczątkę zawierającą imię i nazwisko oraz stanowisko, jeżeli ją posiada.

Przykładowo wypełnione fragmenty zaświadczenia płatnika składek ZUS Z-3