Ogólne zasady wynagradzania

Podstawowym dokumentem płacowym obowiązującym u większości pracodawców w Polsce jest regulamin wynagradzania, który od 1 stycznia 2017 r. jest obowiązkowy w przypadku zatrudniania co najmniej 50 pracowników. W praktyce jednak coraz częściej w firmach obowiązują różne polityki stanowiące nierzadko integralną część takiego regulaminu. W wyroku z 11 października 2016 r. (sygn. akt II PK 213/15) Sąd Najwyższy przyjął, że polityka wynagrodzeń będąca załącznikiem do regulaminu wynagradzania jest jego integralną częścią, a więc tak jak i regulamin jest źródłem pozaustawowego prawa pracy, zgodnie z art. 9 K.p. W ocenie Sądu Najwyższego nie powinno więc ulegać żadnej wątpliwości, że wprowadzenie w życie aktów stanowiących źródła prawa pracy powoduje z tym dniem obowiązek ich przestrzegania, a więc pracodawca musi liczyć się z kosztami wprowadzenia w życie korzystniejszych regulacji. Natomiast odroczenie czasowe wejścia w życie niektórych ich postanowień wymaga wyraźnego zastrzeżenia, zawartego w treści autonomicznego aktu prawa pracy. Nie można także zaakceptować możliwości dokonywania ocen pracowników, od których zależą ich uprawnienia, w szczególności wysokość wynagrodzeń, według kryteriów im nieznanych lub niezrozumiałych.

Pracodawca wprowadził politykę premiowo-podwyżkową, która wiązała się z wartościowaniem stanowisk pracy oraz bardzo dokładnym systemem ocen okresowych. Zgodnie z tą zmianą, w ciągu 6 miesięcy każde stanowisko było wycenione i na nowo ustalona stawka wynagrodzenia wynikająca z osobistego zaszeregowania dla każdego pracownika. Następnie co pół roku dokonywano oceny pracy pracownika, która wpływała na wysokość premii wypłacanej przez okres kolejnych 6 miesięcy.

Pracodawca stosował ten system przez 2 lata, po czym zaczął ustalać premie bardziej elastycznie uwzględniając również inne czynniki niż ocena pracownicza, a zwłaszcza wyniki sprzedaży. Realnie wypłacane premie były niższe od tych, które pracownicy otrzymaliby gdyby stosować literalnie postanowienia polityki premiowo-podwyżkowej. Takie działanie pracodawcy jest ryzykowne, gdyż w przypadku wystąpienia pracowników na drogę sądową sąd pracy stwierdzi niestosowanie postanowień regulaminu wynagradzania, a więc naruszenie ich postanowień, co będzie podstawą zasądzenia różnicy pomiędzy wynagrodzeniami wypłacanymi realnie, a należnymi zgodnie z przepisami polityki premiowo-podwyżkowej, stanowiącej część regulaminu wynagradzania.

Jeżeli jednak w regulaminie wynagradzania uzależniono wysokość wynagrodzenia zasadniczego pracownika od efektywności jego pracy, to gdy zawiodą metody wykładni aktów prawnych należy brać pod uwagę kontekst sytuacyjny (art. 65 § 1 K.c. w związku z art. 300 K.p.) oraz cel regulacji płacowej (art. 65 § 2 K.c. w związku z art. 300 K.p.), wskazujące na powiązanie regulaminu wynagradzania ze stosowanym u pracodawcy sformalizowanym systemem ocen pracowników (por. wyrok SN z 16 lutego 2017 r., sygn. akt II PK 11/16). Sąd Najwyższy akceptuje zatem posiłkowe stosowanie zasad wykładni oświadczeń woli stron stosunku pracy, gdy zawiodą w procesie interpretacji regulaminu metody wykładni właściwe dla aktów prawnych. To na pracodawcy wprowadzającym w regulaminie warunki wynagradzania uzależniające wysokość wynagrodzenia zasadniczego pracowników od efektywności ich pracy, ciąży obowiązek przyjęcia, podania do wiadomości pracowników i stosowania jasnego oraz poddającego się kontroli systemu norm, na których oparta jest ocena pracownika. Z powyższego wynika zatem nadrzędność celu, jakim jest ustalenie konkretnych zasad wynagradzania, które pozwolą na naliczenie wynagrodzenia. Działania zmierzające ku temu celowi odbywają się w dwóch etapach - najpierw przyjmujemy treść poszczególnych przepisów regulaminu stosując zasady wykładni aktów prawnych, a gdy te nie przyniosą skutku posiłkujemy się zasadami dotyczącymi oświadczeń woli stosunku pracy.

U pracodawcy obowiązywał regulamin wynagradzania, powiązana z nim polityka wynagradzania oraz system ocen SKOR, który był skorelowany z polityką wynagradzania. W ramach tego systemu pracownik był oceniany pod względem jakości, samodzielności oraz szybkości pracy, a na podstawie ocen tworzono matrycę widełek podwyżek, które były przyznawane corocznie od 1 czerwca. Zgodnie z polityką wynagradzania, wysokość podwyżki pracownika została uzależniona od jego efektywności, a decydujący wpływ miała ocena roczna dokonywana przez przełożonego. System był tak skonstruowany, że wprowadzenie oceny do tabeli matryc podwyżkowych wskazywało samo na uprawnienie do podwyżki lub jego brak. Pracownik przez 2 lata nie otrzymał podwyżki wynagrodzenia mimo tego, że za każdym razem ocena SKOR i matryca podwyżek ją uzasadniała. Pracodawca twierdził bowiem, że ocena pracownika z systemu SKOR była tylko jedną ze składowych branych pod uwagę przy podwyżce i nie była samodzielną podstawą do jej otrzymania, a ostateczną decyzję podejmował zawsze przełożony.

Pracownik złożył pozew do sądu pracy o wypłatę wyrównania wynagrodzeń w związku z brakiem podwyżek, co było niezgodne z obowiązującym regulaminem wynagradzania. W postępowaniu sądowym sąd pracy uznał, że postanowienia regulaminu wynagradzania są nieprecyzyjne, a polityka wynagradzania jest również jego częścią i jej wykładni dokonuje się na analogicznych zasadach. Wykładnia obydwu tych aktów prawnych nie dała jednak jednoznacznego rezultatu, wobec czego sąd odwołał się do zasad wykładni oświadczeń woli. W tym celu przesłuchał świadków, między innymi przełożonych dokonujących ocen, którzy potwierdzili, że nie było innych metod oceny efektywności pracowników stosowanych w praktyce, a więc ocena SKOR stanowiła jedyne narzędzie możliwe do zastosowania w tym zakresie. Na tej podstawie sąd uznał zasadność roszczeń pracownika.

W praktyce funkcjonowania spółek prawa handlowego oraz spółdzielni często stosowanym aktem wewnętrznym są uchwały np. rady nadzorczej czy zarządu, które również mogą dotyczyć problematyki płacowej. W takich przypadkach pojawiają się z kolei wątpliwości co do ich prawnego charakteru związane z zaliczeniem ich do katalogu zakładowych źródeł prawa pracy w rozumieniu art. 9 K.p. W wyroku z 21 lipca 2016 r. (sygn. akt I PK 219/15) Sąd Najwyższy przyjął, że uchwały organów kolegialnych pracodawcy nie stanowią, z reguły źródła prawa pracy w rozumieniu art. 9 K.p., ale mogą być jednak kwalifikowane jako jednostronne oświadczenia woli, które kształtują lub uzupełniają treść stosunku pracy. Sąd Najwyższy wskazał, że taki pogląd dominuje w orzecznictwie, gdyż wcześniej już zapadały podobne wyroki. Przykładowo w wyroku z 27 października 2004 r. (sygn. akt I PK 588/03, OSNP 2005/12/170) Sąd Najwyższy przyjął, że: "Opracowany przez radę nadzorczą spółki akcyjnej regulamin premiowania członków jej zarządu nie stanowi źródła prawa pracy w rozumieniu art. 9 K.p. (...)" ze względu na brak oparcia ustawowego. Identyczne stanowisko zostało wyrażone w wyroku Sądu Najwyższego z 9 czerwca 2009 r. (sygn. akt II PK 7/09), gdyż przyjęto w nim, że: "Uchwały organów spółek nie mogą być zaliczone do źródeł prawa pracy, wymienionych w art. 9 K.p. (...)", ponieważ przepis ten zawiera enumeratywny katalog pozaustawowych źródeł prawa pracy, w którym nie występują uchwały.

Uwaga! W uzasadnieniu wyroku z 21 lipca 2016 r. (sygn. akt I PK 219/15) Sąd Najwyższy stwierdził, że co do zasady uchwały organów kolegialnych pracodawcy nie mają charakteru normatywnego. Od zasady tej możliwe są jednak wyjątki w przypadku podjęcia uchwały przez upoważniony do tego organ, w przedmiocie upoważnienia ustawowego i w określonym przepisami trybie np. regulamin zwolnień grupowych wydany przez zarząd spółki kapitałowej w formie uchwały może zostać uznany za źródło prawa pracy (por. wyrok SN z 4 października 2011 r., sygn. akt I PK 46/11). Sąd Najwyższy dopuścił także możliwość zamieszczenia regulacji wynagrodzenia za pracę, stanowiących część regulaminu wynagradzania, w innym akcie wewnętrznym pracodawcy (por. wyrok SN z 22 lutego 2008 r., sygn. akt I PK 194/07, OSNP 2009/11-12/133). Tak więc można przyjąć, że sama nazwa, jak i forma danego aktu nie musi decydować o tym, że jest to np. regulamin wynagradzania w rozumieniu art. 77² K.p. (por. wyrok SN z 25 listopada 2005 r., sygn. akt I PK 86/05, OSNP 2006/19-20/295).

Spółdzielnia w uchwale rady nadzorczej określiła zasady wynagradzania dotyczące członków jej zarządu, przewidując w niej zarówno wysokość wynagrodzenia zasadniczego, jak i premii kwartalnych oraz rocznej.

Uchwała ta nie jest źródłem prawa pracy i może być potraktowana tylko jako jednostronne oświadczenie woli pracodawcy, które kształtuje lub uzupełnia treść stosunku pracy w zakresie warunków wynagradzania.

W takim przedmiocie nie mogła ona bowiem stanowić elementu regulaminu wynagradzania, gdyż zgodnie z art. 77² § 5 K.p. do regulaminu wynagradzania stosuje się odpowiednio przepis art. 241²⁶ § 2 K.p., a więc regulamin wynagradzania nie może określać warunków wynagradzania pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz osób zarządzających zakładem pracy na innej podstawie niż stosunek pracy, a osobami takimi są członkowie zarządu spółdzielni. Uchwała mogłaby być zatem źródłem prawa pracy zakładowego, gdyby można było przyjąć, że jest ona co najmniej częścią kodeksowego regulaminu wynagradzania.

Wprowadzenie zmian w zasadach wynagradzania wymaga zastosowania odpowiednich procedur, co dotyczy w pierwszej kolejności dokonania zmian w samych regulaminach wynagradzania, a następnie dla ich skuteczności gdy są one niekorzystne dla pracowników, zastosowania aneksu do umowy o pracę zmieniającego warunki płacowe. Przy takich zmianach obowiązują oczywiście zakazy dokonywania wypowiedzeń pracownikom podlegającym szczególnej ochronie stosunku pracy, czyli np. przebywającym w ochronie przedemerytalnej. Ochrona taka może jednak zostać uchylona na podstawie art. 43 pkt 1 K.p., zgodnie z którym pracodawca może wypowiedzieć warunki pracy lub płacy pracownikowi, o którym mowa w art. 39 K.p. (w wieku przedemerytalnym), jeżeli wypowiedzenie stało się konieczne ze względu na wprowadzenie nowych zasad wynagradzania dotyczących ogółu pracowników zatrudnionych u danego pracodawcy lub tej ich grupy, do której pracownik należy.

Uwaga! Przez "zasady wynagradzania", o których mowa w art. 43 pkt 1 K.p., należy rozumieć wynikające z przepisów prawa pracy reguły określające wysokość oraz zasady przyznawania pracownikom stawek wynagrodzenia za pracę określonego rodzaju lub na określonym stanowisku, a także innych (dodatkowych) składników wynagrodzenia, jeżeli zostały one przewidziane z tytułu wykonywania określonej pracy (art. 78 § 2 K.p.). Przepis ten nie obejmuje "zasad przyznawania innych świadczeń związanych z pracą", w tym np. odpraw w związku z przejściem pracownika na emeryturę. Nie ma zatem podstaw do wypowiedzenia pracownikowi, o którym mowa w art. 39 K.p., warunków pracy lub płacy w zakresie dotyczącym odprawy emerytalno-rentowej (por. wyrok SN z 28 kwietnia 2016 r., sygn. akt I PK 127/15).

Powołany wcześniej art. 43 pkt 1 K.p. stanowi wyjątek od zakazu wypowiedzenia umowy o pracę pracowników w wieku przedemerytalnym, a więc przy jego stosowaniu należy kierować się zasadą niedokonywania rozszerzającej wykładni wyjątków. Sąd Najwyższy w uzasadnieniu wyroku z 28 kwietnia 2016 r. zwrócił uwagę na to, że ustawodawca wyraźnie ograniczył wyłączenie tego zakazu do przypadku wprowadzenia nowych zasad wynagradzania za pracę, a więc już z samej wykładni językowej tego przepisu wynika wniosek, że wyłączenie to nie dotyczy wprowadzenia nowych zasad przyznawania innych świadczeń. Sąd zauważył bowiem, że ustawodawca wyraźnie rozgranicza pojęcie zasad lub warunków wynagradzania za pracę od pojęcia zasad lub warunków przyznawania innych świadczeń, używając tych pojęć, zależnie od celu przepisu, łącznie (np. art. 77³ K.p.) lub ograniczając się do jednego z nich (np. art. 78 § 2 K.p.). W niektórych przepisach ustawa wyraźnie wskazuje na odmienne znaczenie i charakter prawny zasad/warunków wynagradzania od zasad/warunków przyznawania innych świadczeń (np. art. 77² § 1 i 2 K.p.).

Regulamin wynagradzania przewidywał odprawę emerytalną w wysokości 3-miesięcznego wynagrodzenia, czyli wyższą niż wynikająca z przepisów Kodeksu pracy. Po kilku latach obowiązywania regulaminu pracodawca zdecydował się jednak na likwidację tak wysokiej odprawy i wypłacanie jej w wysokości ustawowej, więc dokonał stosownej zmiany w regulaminie wynagradzania. Po jej wprowadzeniu wręczył wszystkim pracownikom wypowiedzenia zmieniające, wprowadzające pogorszone warunki płacowe. Wypowiedzenia takie otrzymali również dwaj pracownicy w wieku przedemerytalnym, gdyż pracodawca przyjął, że ochrona jest wyłączona na podstawie art. 43 pkt 1 K.p., ponieważ dokonuje on zmiany zasad wynagradzania obowiązujących w spółce.

Działanie pracodawcy jest nieprawidłowe, z uwagi na to, że odprawa emerytalna jest innym świadczeniem ze stosunku pracy, a nie elementem warunków wynagrodzenia za pracę. Przeprowadzana zmiana nie uzasadnia zatem uchylenia szczególnej ochrony stosunku pracy pracowników w wieku przedemerytalnym, którym odprawy powinny zostać wypłacone w dotychczasowej wysokości wynikającej z przepisów regulaminu wynagradzania.

Zgodnie z kolejnym wyrokiem dotyczącym tej samej problematyki przyjęto, iż z wykładni językowej art. 43 K.p. wynika, że wyłączenie ochrony przedemerytalnej obejmuje tylko wprowadzanie nowych zasad wynagradzania, a nie zmian innych warunków umowy o pracę. Dlatego też na podstawie art. 43 K.p. pracodawca nie może dokonać pracownikowi objętemu ochroną przedemerytalną wypowiedzenia warunków pracy w części obejmującej normy czasu pracy, bowiem hipoteza tego przepisu odnosi się jedynie do zmiany zasad wynagradzania (por. wyrok SN z 11 maja 2016 r., sygn. akt I PK 151/15).

U pracodawcy obowiązywały skrócone do 7 godzin normy czasu pracy ze względu na pracę w warunkach szczególnie szkodliwych dla zdrowia, które pracownicy mieli wpisane także w umowach o pracę jako istotny warunek zatrudnienia. W 2017 r. doszło do zmiany profilu produkcyjnego i pracodawca zmienił regulamin pracy wprowadzając w nim powszechnie obowiązujące normy czasu pracy, czyli 8-godzinną normę dobową i 40-godzinną normę tygodniową. Po zmianie regulaminu wszyscy pracownicy otrzymali wypowiedzenia zmieniające warunki zatrudnienia, aby również do umów wprowadzić nowe normy czasu pracy.

Wypowiedzenia zmieniające nie mogą być złożone pracownikom w wieku przedemerytalnym, którzy podlegają szczególnej ochronie stosunku pracy z mocy art. 39 K.p., gdyż zmiana taka nie jest wprowadzeniem nowych zasad wynagradzania, a więc nie uzasadnia ona uchylenia ochrony stosunku pracy na 4 lata przed ukończeniem wieku emerytalnego na podstawie art. 43 K.p.

Czasem pracodawcy zastanawiają się nad możliwością zmniejszenia wynagrodzenia ze względu na wadliwe wykonywanie przez pracownika pracy, na co teoretycznie zezwala Kodeks pracy. "Artykuł 82 § 1 K.p. dopuszcza jednak odmowę zapłaty lub zmniejszenie wynagrodzenia jedynie za wadliwe wykonanie z winy pracownika produktów lub usług, a nie za jakiekolwiek wadliwe lub niezgodne z przepisami prawa lub umową o pracę wykonywanie obowiązków przez pracownika. (...)" (wyrok SN z 6 kwietnia 2016 r., sygn. akt II PK 54/15).

W uzasadnieniu tego wyroku Sąd Najwyższy zwrócił uwagę, że pojęcie wadliwie wykonanej pracy ma znaczenie przedmiotowe, stanowiąc zbiorcze określenie produktów lub usług. Usługą jest natomiast każde działanie służące zaspokajaniu określonej potrzeby lub potrzeb ludzkich (pracodawcy, klienta, kontrahenta), a usługi mogą być materialne i niematerialne (np. lecznicze, opiekuńcze, edukacyjne). Sąd ten podkreślił, że rozważany przepis dotyczy wynikowej strony obowiązku wykonywania pracy, a odmowa zapłaty lub obniżenie wynagrodzenia są dopuszczalne nie wtedy gdy pracownik wadliwie wykona produkt lub usługę, lecz wtedy, gdy możliwe jest stwierdzenie, że wadliwość ta została przez niego zawiniona. Przez wadliwość pracy pojmowanej jako produkt lub usługa - należy zatem rozumieć jej bezużyteczność lub zmniejszoną użyteczność w stosunku do wymagań wynikających z norm pracy lub innych mierników staranności wymaganej przy świadczeniu danego rodzaju pracy (usług).

Uczelnia wyższa obniżyła wynagrodzenie profesorowi, który nie wskazał jej jako swojego podstawowego miejsca pracy, co uznano za zachowanie nielojalne wobec pracodawcy, gdyż wcześniej pracownik zobowiązał się podawać pracodawcę jako podstawowe miejsce pracy, co miało znaczenie ze względu na spełnienie wymogów prowadzenia studiów magisterskich na danym kierunku.

Działanie pracownika z pewnością nie spełnia wymogów wynikających z art. 82 K.p., ponieważ trudno stwierdzić wadliwe wykonywanie przez niego pracy - prowadził zajęcia zgodnie z pensum oraz był promotorem i recenzentem prac magisterskich. Nawet zakładając, że praca częściowo byłaby wykonana wadliwie, nadal nie daje to możliwości obniżenia wynagrodzenia, bowiem to jest możliwe tylko wtedy, gdy wykonał on wadliwie jakąś konkretną usługę lub produkt.