Wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy oraz ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop

W Kodeksie pracy wynagrodzenie urlopowe i ekwiwalent za urlop zostały omówione w wąskim zakresie. Szczegółowe zasady obliczania tych świadczeń wynikają z rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz. U. nr 2, poz. 14 z późn. zm.), dalej rozporządzenia urlopowego. Przepisy te nie ulegają zmianom od lat, ale ciągle pojawiają się sytuacje budzące wątpliwości działów płac.

W przypadku obydwu świadczeń wątpliwości takie w praktyce występują w przypadku przedłużania z pracownikiem umowy o pracę, gdy zaraz po zawarciu kolejnej umowy pracownik korzysta z urlopu wypoczynkowego lub odchodzi z pracy i trzeba mu wypłacić ekwiwalent za urlop. W przypadku zmiennych składników wynagrodzenia pojawia się bowiem wątpliwość, z jakiego okresu obliczyć tzw. średnią urlopową. Zgodnie bowiem z § 8 ust. 1 rozporządzenia urlopowego, zmienne składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy nie dłuższe niż jeden miesiąc uwzględnia się przy ustalaniu wynagrodzenia urlopowego w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie 3 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu. Dylemat dotyczy jednak przypadków, gdy te 3 miesiące przypadają na okresy zatrudnienia na podstawie dwóch umów o pracę zawartych z danym pracodawcą.

Pracownik miał zawartą z pracodawcą umowę o pracę na 1 rok, która skończyła się 30 czerwca 2017 r. Pracodawca od 1 lipca 2017 r. zawarł z pracownikiem kolejną umowę o pracę na okres 1 roku, a we wrześniu 2017 r. pracownik skorzystał z urlopu wypoczynkowego w wymiarze 80 godzin. Wynagrodzenie jest wypłacane 10. dnia miesiąca za miesiąc poprzedni. Pracownik dostaje prowizje od sprzedaży, które są płatne miesięcznie, a więc w ich przypadku konieczne jest ustalenie tzw. średniej urlopowej z 3 miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu. Powinno one obejmować wynagrodzenie lipcowe płatne 10 sierpnia, czerwcowe płatne 10 lipca oraz majowe płatne 9 czerwca. Od 1 lipca obowiązuje jednak nowa umowa o pracę i wątpliwości budzi możliwość wliczenia wcześniejszych wynagrodzeń do wynagrodzenia urlopowego wynikającego z nowej umowy o pracę.

W przypadku przedłużania umowy o pracę z danym pracownikiem na podstawie art. 171 § 3 K.p., pracodawca nie ma obowiązku wypłacenia ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop wypoczynkowy, jeśli strony umowy postanowią o wykorzystaniu urlopu w czasie pozostawania pracownika w stosunku pracy na podstawie kolejnej umowy o pracę zawartej z tym samym pracodawcą bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy o pracę z tym pracodawcą. Treść tego przepisu budzi jednak wątpliwości, czy przenoszony jest tylko urlop wypoczynkowy, czy także wynagrodzenia, co daje możliwość uwzględnienia przy obliczaniu wynagrodzenia za urlop także świadczeń wypłaconych na podstawie poprzedniej umowy o pracę.

Uwaga! Zgodnie ze stanowiskiem Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej udostępnionym Wydawnictwu 18 lipca 2017 r. (cytowane w UiPP nr 16/2017, str. 5): "(...) przepis art. 171 § 3 Kodeksu pracy nie obejmuje możliwości przeniesienia do kolejnej umowy o pracę składników wynagrodzenia wypłaconych pracownikowi z tytułu wykonywania pracy na podstawie poprzedniej umowy o pracę, która już nie obowiązuje. W okresie świadczenia pracy na podstawie kolejnej umowy o pracę pracownikowi są wypłacane składniki wynagrodzenia wynikające z tej umowy oraz z przepisów powszechnie obowiązujących. Zatem, te składniki wynagrodzenia należy uwzględnić przy obliczaniu wynagrodzenia urlopowego i ekwiwalentu za urlop. (...)".

W ocenie resortu pracy również przepisy rozporządzenia urlopowego nie zawierają podstawy prawnej do przyjęcia tezy, że zakres podstawy wymiaru wynagrodzenia urlopowego czy podstawy ekwiwalentowej można rozszerzyć na poprzednio rozwiązaną umowę o pracę i z niej wliczyć do podstawy wymiaru uzyskane przez pracownika wynagrodzenie. Zatem zarówno wynagrodzenie urlopowe, jak i ekwiwalent za urlop będą zawsze naliczane na podstawie składników wynagrodzenia wypłaconych tylko w trakcie trwania ostatniej umowy o pracę, mimo że część wymiaru urlopu mogła zostać przeniesiona do wykorzystania w naturze jeszcze z poprzedniej umowy o pracę na podstawie art. 171 § 3 K.p. W tym zakresie zastosowanie znajdzie zatem przepis § 11 ust. 2 rozporządzenia urlopowego, zgodnie z którym, jeżeli pracownik przed rozpoczęciem urlopu wypoczynkowego otrzymał wynagrodzenie określone w § 8 rozporządzenia za okres krótszy niż przyjęty do ustalenia podstawy wymiaru, podstawę wymiaru stanowi wynagrodzenie wypłacone pracownikowi za okres faktycznie przepracowany.

Pracownik był zatrudniony u pracodawcy na okres 12 miesięcy od 1 lipca 2016 r. za wynagrodzeniem miesięcznym w kwocie 2.500 zł i otrzymywał premie zależne od wyników. Całość wynagrodzenia była wypłacana ostatniego dnia miesiąca kalendarzowego. Od 1 lipca 2017 r. pracodawca zawarł z pracownikiem kolejną umowę o pracę na okres 12 miesięcy za wynagrodzeniem miesięcznym w wysokości 3.000 zł i utrzymanymi premiami od sprzedaży na zasadach analogicznych jak w poprzedniej umowie.

Pracownik otrzymał za czerwiec 800 zł premii, za lipiec 500 zł premii oraz za sierpień 800 zł premii i w żadnym z tych miesięcy nie pracował w nadgodzinach, wypracowując obowiązujące wymiary czasu pracy. We wrześniu 2017 r. pracownik skorzystał z 80 godzin urlopu wypoczynkowego i otrzyma:

• 3.000 zł tytułem wynagrodzenia zasadniczego, gdyż zgodnie z § 7 rozporządzenia urlopowego składniki wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości uwzględnia się w wynagrodzeniu urlopowym w wysokości należnej pracownikowi w miesiącu wykorzystywania urlopu,
   
• 302,40 zł wynagrodzenia za urlop ze składników zmiennych, przy czym średnia urlopowa zostanie ustalona tylko z premii za lipiec i sierpień, gdyż od 1 lipca 2017 r. obowiązuje kolejna umowa o pracę, a więc przy obliczaniu podstawy nie bierze się pod uwagę premii za czerwiec, a zatem: 500 zł + 800 zł = 1.300 zł; 1.300 zł : 344 godz. (168 godz. + 176 godz., czyli suma wymiarów w lipcu i sierpniu) = 3,78 zł za godzinę urlopu; 80 godz. x 3,78 zł = 302,40 zł.

W sumie pracownik otrzyma 3.302,40 zł oraz premię za czas przepracowany we wrześniu.

Pracodawca przedłużył z pracownikiem umowę o pracę na kolejny rok od 1 lipca 2017 r. Na podstawie art. 171 § 3 K.p. strony umowy uzgodniły przeniesienie 6 dni urlopu wypoczynkowego do wykorzystania podczas kolejnej umowy o pracę. Jednak w sierpniu pracownik został dyscyplinarnie zwolniony na podstawie art. 52 K.p., nie wykorzystując wcześniej ani jednego dnia urlopu wypoczynkowego.

Pracodawca ma obowiązek wypłaty pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy za 6 dni przeniesionego urlopu oraz za okres kolejnych 2 miesięcy obowiązywania nowej umowy, czyli 2/12 z 26 dni, co daje kolejne 5 dni, tj. w sumie 11 dni urlopu. Obliczając ekwiwalent może jednak wziąć pod uwagę jedynie składniki wynagrodzenia wypłacone od 1 lipca 2017 r., czyli od dnia zawarcia kolejnej umowy o pracę i nie ma znaczenia, że część ekwiwalentu będzie płacona za urlop nabyty w czasie obowiązywania poprzedniej umowy o pracę.

W przypadku obliczania ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy konieczne jest najpierw ustalenie współczynnika do ekwiwalentu, który ustala się odrębnie w każdym roku kalendarzowym i stosuje przy obliczaniu ekwiwalentu, do którego pracownik nabył prawo w ciągu tego roku kalendarzowego, zgodnie z § 19 ust. 1 rozporządzenia urlopowego. Współczynnik ten ustala się odejmując od liczby dni w danym roku kalendarzowym łączną liczbę przypadających w tym roku niedziel, świąt oraz dni wolnych od pracy wynikających z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, a otrzymany wynik dzieli się przez 12 (§ 19 ust. 2 rozporządzenia urlopowego). Tak otrzymany współczynnik jest właściwy dla zatrudnionych w pełnym wymiarze czasu pracy, a w przypadku niepełnoetatowców obniża się go proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy tego pracownika. W praktyce zdarza się, że święto ruchome może przypadać w niedzielę i wtedy pojawia się dylemat, czy liczymy je oddzielnie od niedzieli, czyli liczymy 2 dni, czy tylko jeden dzień z tego tytułu.

Uwaga! Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w stanowisku z dnia 25 stycznia 2016 r. (cytowanym w UiPP nr 4/2016, str. 4) przyjęło, że: "(...) dni, w które przypada zarówno niedziela, jak i inne święto wskazane w ustawie z dnia 18 stycznia 1951 r. o dniach wolnych od pracy (Dz. U. z 2015 r., poz. 90) należy uwzględniać (liczyć) przy ustalaniu ekwiwalentu za urlop tylko jako niedziele. Natomiast ustalając liczbę świąt do celów obliczania ekwiwalentu za urlop należy uwzględniać wyłącznie te dni świąteczne, które przypadają w dniu innym niż niedziela. (...)".

W 2017 r. w niedzielę przypadało święto 1 stycznia, a więc obliczając współczynnik dzień ten liczymy tylko jeden raz jako niedzielę i nie odliczamy dnia za święto. W tym zakresie obowiązuje bowiem analogia z obliczaniem wymiaru czasu pracy, zgodnie z art. 130 K.p., w przypadku którego święto przypadające w niedzielę również nie obniża wymiaru czasu pracy.

Przy obliczaniu ekwiwalentu za urlop największe wątpliwości budzą jednak przypadki, gdy pracownik nie przepracował pełnego okresu 3 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, a otrzymuje zmienne składniki wynagrodzenia za pracę, gdyż wtedy należy dokonać swoistego uzupełnienia podstawy ekwiwalentu, a przepis dotyczący tej instytucji budzi wątpliwości interpretacyjne. Zgodnie z § 16 ust. 1 rozporządzenia urlopowego, składniki wynagrodzenia przysługujące pracownikowi za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc, z wyjątkiem określonych w § 7 tego rozporządzenia (czyli w stałej wysokości), wypłacone w okresie 3 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, uwzględnia się przy ustalaniu ekwiwalentu w średniej wysokości z tego okresu. Jeżeli jednak pracownik nie przepracował pełnego okresu, o którym mowa wyżej, wynagrodzenie faktycznie wypłacone mu w tym okresie dzieli się przez liczbę dni pracy, za które przysługiwało to wynagrodzenie, a otrzymany wynik mnoży się przez liczbę dni, jakie pracownik przepracowałby w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy (§ 16 ust. 2 rozporządzenia urlopowego).

Uwaga! W stanowisku z 27 lipca 2016 r. (cytowanym w UiPP nr 17/2016, str. 6-7) Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej przyjęło, że: "(...) pod zawartym w treści § 16 ust. 2 rozporządzenia urlopowego, zwrotem »przez liczbę dni pracy, za które przysługiwało to wynagrodzenie«, należy rozumieć, faktyczną liczbę dni pracy, a zatem także uwzględnia się liczbę dni wolnych od pracy, w których praca była (faktycznie) wykonywana. Należy przy tym zauważyć, że za taką pracę na podstawie art. 80 Kodeksu pracy pracownikowi przysługuje wynagrodzenie za pracę wykonaną.

Natomiast, pod zawartym w treści § 16 ust. 2 rozporządzenia urlopowego pojęciem »przez liczbę dni, jakie pracownik przepracowałby w ramach normalnego czasu pracy« należy, zdaniem Departamentu, rozumieć liczbę dni pracy, jaką pracownik przepracowałby zgodnie z obowiązującym go rozkładem czas pracy, na podstawie wymiaru czasu pracy, obliczonego zgodnie z art. 130 Kodeksu pracy. (...)".

Z pracownikiem została rozwiązana umowa o pracę z dniem 10 sierpnia 2017 r. na mocy porozumienia stron. Miał on niewykorzystane 80 godzin urlopu, za które pracodawca obowiązany był wypłacić ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy. Pracownik poza stałym wynagrodzeniem w wysokości 3.000 zł otrzymywał zmienne premie miesięczne uzależnione od wyników, a całość wynagrodzenia była płatna ostatniego dnia miesiąca. Pracownik otrzymał za lipiec br. tylko 500 zł premii, gdyż w tym miesiącu chorował przez 2 tygodnie i pracował tylko przez 11 dni, zgodnie z harmonogramem czasu pracy, a także przez 1 wolną sobotę, za którą nie otrzymał dnia wolnego od pracy. Biorąc to pod uwagę, kwotę premii należy podzielić przez 12 dni, gdyż uwzględniamy również przepracowane dni wolne od pracy, a następnie pomnożyć ją przez 21 dni, gdyż tyle dni pracownik przepracowałby, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, gdyby nie chorował, a zatem: 500 zł : 12 dni = 41,67 zł; 41,67 zł x 21 dni = 875,07 zł i taką kwotę z tytułu premii w lipcu powinien był uwzględnić pracodawca przy obliczaniu ekwiwalentu za urlop.