WSTĘP

Proces nawiązywania stosunku pracy oraz przebieg zatrudnienia generuje powstanie wielu dokumentów kształtujących tę więź prawną oraz prawa i obowiązki jej stron. Ich katalog w sposób najbardziej praktyczny porządkuje rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. z 2017 r. poz. 894), dalej rozporządzenie z dnia 28 maja 1996 r., przy okazji regulowania ich rodzaju, sposobu gromadzenia i przechowywania. Akt ten wyróżnia trzy kategorie dokumentów o charakterze ściśle pracowniczym, które po ich wytworzeniu (ewentualnie odebraniu od zainteresowanego - w większości przypadków jako odpisy bądź kopie) są przechowywane w aktach osobowych pracownika. Są to:

• dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie (dział I dodatku),
   
• dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika (dział II dodatku),
   
• dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia (dział III dodatku).

Aktualne wzory i formularze dokumentów dostępne są w serwisie www.druki.gofin.pl

Również przechowywanie większości dokumentów obywa się według podanego klucza. Jak bowiem wynika z przepisu § 6 rozporządzenia z dnia 28 maja 1996 r., pracodawca zakłada i prowadzi oddzielne dla każdego pracownika akta osobowe, składające się z 3 części A, B i C, które obejmują:

A - dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie, tj.:

• wypełniony kwestionariusz osobowy ubiegającego się o zatrudnienie,
   
• świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia, obejmujące okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie,
   
• dokumenty potwierdzające kwalifikacje wymagane do wykonywania oferowanej pracy,
   
• świadectwo ukończenia gimnazjum w razie ubiegania się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego,
   
• orzeczenie lekarskie o braku przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku,
   
• inne dokumenty, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów prawa;

Można w niej przechowywać również podanie o przyjęcie do pracy oraz dokumenty potwierdzające umiejętności i osiągnięcia zawodowe, wcześniejsze świadectwa pracy lub inne dokumenty potwierdzające zatrudnienie oraz dokumenty będące podstawą do korzystania ze szczególnych uprawnień ze stosunku pracy.

B - dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia, przede wszystkim:

• umowę o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta na piśmie - potwierdzenie ustaleń co do rodzaju umowy oraz jej warunków, a także zakres czynności (zakres obowiązków), jeżeli pracodawca dodatkowo w tej formie określił zadania pracownika wynikające z umowy o pracę,
   
• dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy,
   
• pisemne potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z przepisami i informacjami określonymi w § 3 rozporządzenia z dnia 28 maja 1996 r. (w tym z regulaminem pracy) oraz zaświadczenia o ukończeniu wymaganego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,
   
• oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień określonych w przepisach wymienionych w art. 189¹ K.p.,
   
• dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się,
   
• dokumenty związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych,
   
• oświadczenia dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie,
   
• dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia oraz wymierzeniem kary porządkowej,
   
• dokumenty związane z korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego i urlopu wychowawczego,
   
• dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy, w przypadku określonym w art. 186⁷ K.p.,
   
• dokumenty związane z korzystaniem przez pracownika z urlopu bezpłatnego,
   
• orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi i kontrolnymi,
   
• umowę o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania w stosunku pracy,
   
• wnioski pracownika dotyczące ustalenia indywidualnego rozkładu jego czasu pracy (art. 142 K.p.), stosowania wobec niego systemu skróconego tygodnia pracy (art. 143 K.p.), a także stosowania systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta (art. 144 K.p.),
   
• wniosek pracownika o poinformowanie właściwego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy oraz kopię informacji w tej sprawie skierowanej do właściwego inspektora pracy,
   
• korespondencję z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową we wszystkich sprawach ze stosunku pracy wymagających współdziałania pracodawcy z tą organizacją lub innymi podmiotami konsultującymi sprawy ze stosunku pracy,
   
• informacje dotyczące wykonywania przez pracownika powszechnego obowiązku obrony;

C - dokumenty dotyczące zakończenia stosunku pracy, m.in.:

• oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę,
   
• dokumenty dotyczące żądania wydania świadectwa pracy (art. 97 § 1¹ K.p.) oraz związane z niewypłaceniem ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy (art. 171 § 3 K.p.),
   
• kopię wydanego pracownikowi świadectwa pracy,
   
• potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym,
   
• umowę o zakazie konkurencji po rozwiązaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę,
   
• orzeczenie lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi po rozwiązaniu stosunku pracy.

Dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane. Każda z tych części powinna zawierać wykaz. Pracodawca obowiązany jest aktualizować gromadzone dokumenty (np. usuwając po roku nienagannej pracy zawiadomienie o ukaraniu pracownika). Powinnością pracodawcy jest także zabezpieczenie dokumentacji pracowniczej przed zniszczeniem oraz dostępem osób niepowołanych. Nieprowadzenie dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy, w tym akt osobowych pracowników oraz pozostawianie tej dokumentacji lub akt w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika zagrożonym karą grzywny (art. 281 pkt 6 i 7 K.p.).

W treści niniejszego dodatku zaprezentujemy praktyczne wzory większości z dokumentów ze stosunku pracy według klucza zawartego w rozporządzeniu z dnia 28 maja 1996 r. ze wskazaniem podstawy ich żądania, tudzież wytworzenia oraz charakteru i zakresu danych, które należy/można w nich umieścić.