Zakres informacji udzielanych potencjalnemu pracodawcy przez kandydata do pracy

Pracodawca może sprawdzić przydatność danej osoby na określone stanowisko pracy, w tym jakie posiada kwalifikacje i doświadczenie zawodowe, przez analizę dokumentów złożonych przez kandydata lub bezpośrednią rozmowę (czasem sprawdzając umiejętności praktyczne). W przypadku podjęcia decyzji o zatrudnieniu tej osoby na podstawie stosunku pracy, jego obowiązkiem będzie zgromadzenie dokumentacji niezbędnej do zawarcia umowy o pracę, jak również koniecznej dla ustalenia ogólnego stażu pracy pracownika.

Zgodnie z art. 22¹ § 1 K.p., pracodawca ma prawo żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie danych osobowych obejmujących:

• imię (imiona) i nazwisko,
   
• imiona rodziców,
   
• datę urodzenia,
   
• miejsce zamieszkania (adres do korespondencji),
   
• wykształcenie,
   
• przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia. Pracodawca ma prawo żądać ich udokumentowania przez okazanie dowodu osobistego lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość.

Pracodawca nie musi uzyskiwać zgody na przetwarzanie danych osobowych kandydata do pracy, które zostały objęte zakresem art. 22¹ § 1 K.p. Dopiero gdy przekazane dane wykraczają poza ramy określone w tym przepisie, niezbędna jest zgoda kandydata do pracy.

W praktyce w procesie rekrutacji kandydaci zamieszczają w dokumentach aplikacyjnych informacje dodatkowe, np. o swoich zainteresowaniach i osiągnięciach oraz inne przekraczające zakres kodeksowy. Aby można je było w sposób uprawniony przetwarzać, niezbędna jest na to zgoda np. w postaci zapisu: "Wyrażam zgodę na przetwarzanie zawartych w dokumencie danych osobowych zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2016 r. poz. 922) na potrzeby rekrutacji".

W sprawie udostępniania danych osobowych wydano też kilka stanowisk urzędowych. Na pytanie jakich danych osobowych może żądać pracodawca od pracowników oraz osób ubiegających się o zatrudnienie Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych (GIODO), na swojej stronie internetowej (www.giodo.gov.pl) odpowiedział:

"Zakres danych osobowych, które może pozyskać pracodawca od pracownika oraz osoby ubiegającej się o zatrudnienie reguluje art. 221 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy.

Uzasadnienie

Zgodnie z art. 221 § 1 Kodeksu pracy, pracodawca ma prawo żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących: imię (imiona) i nazwisko, imiona rodziców, datę urodzenia, miejsce zamieszkania (adres do korespondencji), wykształcenie, przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Zakres danych osobowych, których pracodawca może żądać od pracownika jest nieco szerszy. § 2 powołanego przepisu upoważnia pracodawcę do żądania innych danych osobowych pracownika poza wymienionymi w § 1, a także imion i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy, jak również numeru PESEL pracownika, nadanego przez Rządowe Centrum Informatyczne Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności (RCI PESEL). Ponadto, pracodawca jest uprawniony do uzyskania od pracownika innych danych osobowych niż wyżej określone, jeżeli obowiązek ich podania wynika z odrębnych przepisów (§ 4 cytowanego przepisu).

Stosownie do art. 221 § 3 Kodeksu pracy udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której one dotyczą. Pracodawca ma prawo żądać udokumentowania danych osobowych osób, o których mowa w § 1 i 2.

Należy podkreślić, iż złożenie takiego oświadczenia przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie lub pracownika nie może być utożsamiane z oświadczeniem o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych tych osób, o którym mowa w art. 23 ust. 1 pkt 1 ustawy o ochronie danych osobowych. Zgoda ta jest zbędna, bowiem przetwarzanie danych przez pracodawcę w opisanym powyżej zakresie, odbywa się na podstawie szczególnego przepisu prawa, a więc przy spełnieniu przesłanki określonej w art. 23 ust. 1 pkt 2 ustawy o ochronie danych osobowych.".

Dokumenty składane przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie zostały wskazane w przepisie § 1 ust. 1 i 2 rozporządzenia z dnia 28 maja 1996 r. (zostały wymienione na str. 3).