Lista obecności

Pracodawca ma obowiązek określenia sposobu potwierdzania obecności w pracy pracowników bez względu na wielkość zatrudnienia. W zakładach pracy zatrudniających co najmniej 50 pracowników zagadnienia związane z organizacją i porządkiem w procesie pracy określa regulamin pracy. Stosownie do art. 104¹ § 1 K.p., w tym akcie prawa wewnątrzzakładowego należy ustalić przyjęty u danego pracodawcy sposób potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

Pracodawcy, którzy nie mają obowiązku wydania regulaminu pracy powinni, zgodnie z art. 29 § 3 in fine K.p., poinformować każdego nowo zatrudnionego pracownika między innymi o przyjętym sposobie potwierdzania przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy. Funkcję tę spełniać może lista obecności, w której pracownicy odnotowują fakt stawiennictwa oraz ewentualnie godziny pobytu w miejscu pracy, a pracodawca wszelkie usprawiedliwione i nieusprawiedliwione absencje. W tym celu można zastosować również imienne karty magnetyczne, popularne w dużych firmach.

Przepisy prawa pracy nie określają formy ani treści listy obecności. Pracodawca może ją sporządzić samodzielnie albo nabyć stosowne druki w sklepie z artykułami biurowymi. Listę obecności można również wydrukować z używanego w firmie programu kadrowo-płacowego, jeśli program daje taką możliwość. Na druku listy wpisuje się imiona i nazwiska pracowników, nazwę komórki organizacyjnej, w której są zatrudnieni, a także miesiąc i rok, którego lista dotyczy.

Każdorazowe przybycie pracownika do pracy powinno być przez niego potwierdzone własnoręcznym podpisem na liście obecności, wyłożonej w dostępnym i znanym pracownikowi miejscu, np. w recepcji, u kierownika komórki organizacyjnej albo w dziale kadr. Zwykle zgodność zapisów w liście ze stanem faktycznym jest sprawdzana przez upoważnione osoby.

Prowadzenie listy obecności spełnia też funkcję pomocniczą w prawidłowym rozliczaniu pracownika z obowiązującego go czasu pracy. Na jej podstawie można ustalić liczbę dni, a niekiedy także godzin pracy, a także usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w danym miesiącu.

Wskazane informacje są niezbędne dla prawidłowego obliczenia wysokości wynagrodzenia za pracę.

Uwaga! Lista obecności jest dokumentem fakultatywnym i nie zastępuje ewidencji czasu pracy, omówionej w dalszej części dodatku.

Na omawianej liście odnotowywane są często także przyczyny nieobecności pracownika w pracy tzn. w miejscu, w którym powinien znajdować się podpis zaznaczana jest (np. przez pracowników działu kadr) przyczyna nieobecności. Firmy posługują się tu określonymi symbolami (np. CH - choroba, U - urlop, D - delegacja). Praktyka ta, choć powszechnie stosowana, nie ma oparcia w żadnych przepisach. Podstawa prawna, na jaką w tym wypadku często powołują się pracodawcy, dotyczy bowiem ewidencji czasu pracy, a nie listy obecności. Ponadto wskazywanie na liście obecności przyczyny absencji w pracy może budzić wątpliwości z punktu widzenia przepisów ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2016 r. poz. 922). Zarzutem podnoszonym przez niektórych specjalistów jest nieuprawnione przetwarzanie danych wrażliwych (informacja o chorobie pracownika). Zgodnie z art. 27 ustawy o ochronie danych osobowych, zabrania się przetwarzania danych ujawniających pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub filozoficzne, przynależność wyznaniową, partyjną lub związkową, jak również danych o stanie zdrowia, kodzie genetycznym, nałogach lub życiu seksualnym oraz danych dotyczących skazań, orzeczeń o ukaraniu i mandatów karnych, a także innych orzeczeń wydanych w postępowaniu sądowym lub administracyjnym. Naszym zdaniem jednak zarzut ten nie ma uzasadnienia. Sama informacja o tym, że pracownik korzysta ze zwolnienia lekarskiego nie jest informacją o jego stanie zdrowia (zwolnienie może być wystawione np. z tytułu poddania się badaniom dla kandydatów na dawców). Dopiero ujawnienie choroby należałoby uznać za naruszenie przepisów tej ustawy.

Przykład listy obecności