Dokumenty dotyczące czasu pracy

2.1.1. Lista obecności

Pracodawca ma obowiązek określenia sposobu potwierdzania obecności w pracy pracowników bez względu na wielkość zatrudnienia. W zakładach pracy zatrudniających co najmniej 50 pracowników zagadnienia związane z organizacją i porządkiem w procesie pracy określa regulamin pracy. Stosownie do art. 104¹ § 1 K.p., w tym akcie prawa wewnątrzzakładowego należy ustalić przyjęty u danego pracodawcy sposób potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

Pracodawcy, którzy nie mają obowiązku wydania regulaminu pracy powinni, zgodnie z art. 29 § 3 in fine K.p., poinformować każdego nowo zatrudnionego pracownika między innymi o przyjętym sposobie potwierdzania przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy. Funkcję tę spełniać może lista obecności, w której pracownicy odnotowują fakt stawiennictwa oraz ewentualnie godziny pobytu w miejscu pracy, a pracodawca wszelkie usprawiedliwione i nieusprawiedliwione absencje. W tym celu można zastosować również imienne karty magnetyczne, popularne w dużych firmach.

Przepisy prawa pracy nie określają formy ani treści listy obecności. Pracodawca może ją sporządzić samodzielnie albo nabyć stosowne druki w sklepie z artykułami biurowymi. Listę obecności można również wydrukować z używanego w firmie programu kadrowo-płacowego, jeśli program daje taką możliwość. Na druku listy wpisuje się imiona i nazwiska pracowników, nazwę komórki organizacyjnej, w której są zatrudnieni, a także miesiąc i rok, którego lista dotyczy.

Każdorazowe przybycie pracownika do pracy powinno być przez niego potwierdzone własnoręcznym podpisem na liście obecności, wyłożonej w dostępnym i znanym pracownikowi miejscu, np. w recepcji, u kierownika komórki organizacyjnej albo w dziale kadr. Zwykle zgodność zapisów w liście ze stanem faktycznym jest sprawdzana przez upoważnione osoby.

Prowadzenie listy obecności spełnia też funkcję pomocniczą w prawidłowym rozliczaniu pracownika z obowiązującego go czasu pracy. Na jej podstawie można ustalić liczbę dni, a niekiedy także godzin pracy, a także usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w danym miesiącu.

Wskazane informacje są niezbędne dla prawidłowego obliczenia wysokości wynagrodzenia za pracę.

Uwaga! Lista obecności jest dokumentem fakultatywnym i nie zastępuje ewidencji czasu pracy, omówionej w dalszej części dodatku.

Na omawianej liście odnotowywane są często także przyczyny nieobecności pracownika w pracy tzn. w miejscu, w którym powinien znajdować się podpis zaznaczana jest (np. przez pracowników działu kadr) przyczyna nieobecności. Firmy posługują się tu określonymi symbolami (np. CH - choroba, U - urlop, D - delegacja). Praktyka ta, choć powszechnie stosowana, nie ma oparcia w żadnych przepisach. Podstawa prawna, na jaką w tym wypadku często powołują się pracodawcy, dotyczy bowiem ewidencji czasu pracy, a nie listy obecności. Ponadto wskazywanie na liście obecności przyczyny absencji w pracy może budzić wątpliwości z punktu widzenia przepisów ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2016 r. poz. 922). Zarzutem podnoszonym przez niektórych specjalistów jest nieuprawnione przetwarzanie danych wrażliwych (informacja o chorobie pracownika). Zgodnie z art. 27 ustawy o ochronie danych osobowych, zabrania się przetwarzania danych ujawniających pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub filozoficzne, przynależność wyznaniową, partyjną lub związkową, jak również danych o stanie zdrowia, kodzie genetycznym, nałogach lub życiu seksualnym oraz danych dotyczących skazań, orzeczeń o ukaraniu i mandatów karnych, a także innych orzeczeń wydanych w postępowaniu sądowym lub administracyjnym. Naszym zdaniem jednak zarzut ten nie ma uzasadnienia. Sama informacja o tym, że pracownik korzysta ze zwolnienia lekarskiego nie jest informacją o jego stanie zdrowia (zwolnienie może być wystawione np. z tytułu poddania się badaniom dla kandydatów na dawców). Dopiero ujawnienie choroby należałoby uznać za naruszenie przepisów tej ustawy.

Przykład listy obecności

2.1.2. Karta ewidencji czasu pracy

Pracodawca ma obowiązek założenia i prowadzenia odrębnie dla każdego pracownika ewidencji czasu pracy w celu prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą (art. 149 K.p.). Ewidencję należy prowadzić na bieżąco przez cały okres zatrudnienia pracownika i bez względu na wymiar czasu pracy, w jakim jest on zatrudniony. W odniesieniu do pracowników objętych systemem zadaniowego czasu pracy, pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz pracowników otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej nie ewidencjonuje się godzin pracy.

Zasady prowadzenia ewidencji określa § 8 rozporządzenia z dnia 28 maja 1996 r. Na jego podstawie pracodawca zakłada i prowadzi odrębnie dla każdego pracownika kartę ewidencji czasu pracy obejmującą następujące dane:

• pracę w poszczególnych dobach, w tym pracę w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy,
   
• dyżury,
   
• urlopy,
   
• zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy,
   
• w stosunku do pracowników młodocianych czas pracy przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego.

Pracodawca ma obowiązek udostępnić ewidencję czasu pracy pracownikowi, na jego żądanie, a także uprawnionym organom kontrolnym.

Jak wyjaśnia PIP na stronie internetowej, pracodawca samodzielnie decyduje jak długi okres będzie objęty ewidencją. Należy mieć jednak na względzie art. 85 K.p., w myśl którego wynagrodzenie powinno być wypłacane przynajmniej raz w miesiącu.

Przykład miesięcznej karty ewidencji czasu pracy (z fakultatywną rubryką dotyczącą zwolnień i odpracowań tzw. wyjść prywatnych)

2.1.3. Wniosek o czas wolny za nadgodziny

W zamian za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych pracodawca, na pisemny wniosek pracownika, może udzielić mu w tym samym wymiarze czasu wolnego od pracy (art. 151² K.p.). Udzielenie czasu wolnego za pracę nadliczbową może nastąpić także bez wniosku pracownika. Wówczas należy go udzielić najpóźniej do końca okresu rozliczeniowego, w wymiarze o połowę wyższym niż liczba przepracowanych godzin nadliczbowych, jednakże nie może to spowodować obniżenia wynagrodzenia należnego pracownikowi za pełny miesięczny wymiar czasu pracy.

Przykład wniosku o udzielenie czasu wolnego w zamian za pracę w godzinach nadliczbowych

Uwaga! Wnioski o udzielenie czasu wolnego w zamian za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych dołącza się do karty ewidencji czasu pracy.

2.1.4. Wniosek o indywidualny rozkład czasu pracy

Na pisemny wniosek pracownika pracodawca może ustalić indywidualny rozkład jego czasu pracy w ramach systemu czasu pracy, którym pracownik jest objęty (art. 142 K.p.). Regulacje kodeksowe nie wymagają uzasadniania wniosku, jednak może być ono pomocne podczas podejmowania przez pracodawcę decyzji w tej sprawie.

Przykład wniosku o zastosowanie indywidualnego rozkładu czasu pracy

2.1.5. Wniosek o zastosowanie systemu skróconego tygodnia

Istotą systemu skróconego tygodnia jest wykonywanie pracy przez mniej niż 5 dni w ciągu tygodnia, przy równoczesnym przedłużeniu dobowego wymiaru czasu pracy, nie więcej niż do 12 godzin, w okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 1 miesiąca (art. 143 K.p.).

System skróconego tygodnia pracy może zostać wdrożony tylko na pisemny wniosek pracownika. Podstawą dla wprowadzenia skróconego tygodnia pracy jest umowa o pracę. Omawianego systemu nie można wprowadzić układem zbiorowym pracy, regulaminem pracy ani obwieszczeniem.

Wyrażając zgodę na pracę w skróconym tygodniu, pracodawca będzie zobowiązany do indywidualnego planowania czasu pracy. Rozkład powinien bowiem przewidywać odpowiednią do ustalonego wymiaru liczbę dni i godzin pracy. Występując z wnioskiem o omawiany system czasu pracy pracownik może wskazać odpowiadające mu dni i godziny pracy, które jednak wobec różnej liczby roboczogodzin w poszczególnych miesiącach, mogą wymagać modyfikacji.

Przykład wniosku o zastosowanie systemu skróconego tygodnia pracy

Przykład aneksu do umowy o pracę wprowadzającego system skróconego tygodnia pracy

2.1.6. Wniosek o zastosowanie weekendowego systemu czasu pracy

System pracy weekendowej polega na wykonywaniu pracy tylko w piątki, soboty, niedziele i święta z możliwością wydłużenia dobowego wymiaru czasu pracy, nie więcej jednak niż do 12 godzin, w okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 1 miesiąca (art. 144 K.p.).

W praktyce weekendową organizację czasu pracy stosuje się wobec pracowników zatrudnionych w ramach niepełnego etatu. Dopuszczalność pracy tylko w niektóre dni tygodnia (nawet z wydłużonym wymiarem dobowym) uniemożliwia bowiem w większości okresów rozliczeniowych wypracowanie wymaganej dla pełnego etatu liczby godzin.

Przykład wniosku o zastosowanie systemu weekendowego

Przykład aneksu do umowy o pracę wprowadzającego system weekendowy

2.1.7. Porozumienie o wydłużeniu okresu rozliczeniowego

W każdym systemie czasu pracy, jeżeli jest to uzasadnione przyczynami obiektywnymi lub technicznymi albo dotyczącymi organizacji pracy, przy zachowaniu zasad dotyczących ochrony bezpieczeństwa i zdrowia pracowników, okres rozliczeniowy może być przedłużony, nie więcej jednak niż do 12 miesięcy. Tak stanowi art. 129 § 2 K.p.

Przedłużenie okresu rozliczeniowego czasu pracy na podstawie art. 129 § 2 K.p. ustala się w układzie zbiorowym pracy lub w porozumieniu z zakładowymi organizacjami związkowymi, a jeżeli takie organizacje nie występują, w porozumieniu zawieranym z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy (art. 150 § 3 K.p.).

Przykład porozumienia w sprawie wydłużenia okresu rozliczeniowego

Jeżeli nie jest możliwe uzgodnienie treści porozumienia ze wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi, pracodawca uzgadnia treść porozumienia z organizacjami związkowymi reprezentatywnymi w rozumieniu art. 241^25a K.p. Pracodawca przekazuje kopię porozumienia właściwemu okręgowemu inspektorowi pracy w terminie 5 dni roboczych od dnia jego zawarcia (art. 150 § 4 K.p.).

Pracodawca objęty układem zbiorowym pracy wprowadza wydłużenie okresu rozliczeniowego protokołem dodatkowym. Do protokołu dodatkowego stosuje się odpowiednio przepisy dotyczące układu (art. 241⁹ § 1 K.p.).

2.1.8. Dokumenty dotyczące wprowadzania organizacji ruchomej

W myśl art. 140¹ § 1 i 2 K.p. pracodawca może stosować ruchomą organizację pracy według rozkładu przewidującego:

• różne godziny rozpoczynania pracy w dniach, które zgodnie z tym rozkładem są dla pracowników dniami pracy lub
   
• przedział czasu, w którym pracownik samodzielnie decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy w dniu, który zgodnie z tym rozkładem jest dla pracownika dniem pracy.

Ruchomą organizację czasu pracy wprowadza się w sposób wskazany w art. 150 § 3 i 5 K.p. W świetle powołanych przepisów, powinno to nastąpić na zasadach analogicznych do wprowadzania przedłużonego do maksymalnie 12 miesięcy okresu rozliczeniowego (patrz poprzedni punkt). Co istotne, odmiennie niż przy wydłużeniu okresu rozliczeniowego, o porozumieniu w omawianej sprawie nie trzeba informować inspektora pracy.

Przykład porozumienia w sprawie wprowadzenia ruchomego czasu pracy u pracodawcy, u którego nie występuje organizacja związkowa

W indywidualnych przypadkach pracodawca nie musi negocjować wprowadzenia ruchomej organizacji czasu pracy z przedstawicielami pracowników. Można ją bowiem także ustalić na pisemny wniosek zainteresowanego. Ustawodawca nie przewidział obowiązku uzasadniania przez pracownika wniosku o wprowadzenie ruchomej organizacji czasu pracy. Nie zobowiązał także pracodawcy do jego uwzględnienia, dlatego uzasadnienie może być pomocne przy podejmowaniu przez pracodawcę decyzji w tej sprawie. W omawianej sytuacji, na mocy art. 129 § 4 pkt 3 K.p., pracodawca nie ma obowiązku sporządzania rozkładów czasu pracy.

Przykład wniosku pracownika w sprawie wprowadzenia ruchomej organizacji czasu pracy