Ograniczenie ilości informacji w liście obecności
Rozporządzenie unijne narzuciło standardy przetwarzania danych dla całej Unii Europejskiej. Zostały w nim zawarte zasady, których nieprzestrzeganie grozi konsekwencjami. Reguły te warto stosować w każdym aspekcie działania pracodawcy, nawet jeżeli wydaje się to nadmierną ostrożnością. W związku z tym najbardziej właściwe jest ograniczanie przez administratora ilości danych wszędzie tam, gdzie jest to możliwe. Dotyczy to także list obecności.
Przepisy RODO nakazują, aby dane osobowe osób fizycznych były zbierane w sposób adekwatny, stosowny oraz ograniczony do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane, czyli zgodnie z zasadą minimalizacji danych. Trudno zatem byłoby obronić tezę, że informacja o:
- urlopie wypoczynkowym,
- przebywaniu na zwolnieniu lekarskim,
- innej usprawiedliwionej nieobecności
powinna być umieszczona na liście obecności, do której mają dostęp inni zatrudnieni, choć niewykluczone, że zatrudniający mógłby być w stanie wykazać, że takie działanie jest usprawiedliwione.
| Ważne: Pracownik ma prawo wymagać od pracodawcy aby na liście obecności nie podawał przyczyny absencji w pracy, zwłaszcza gdy dotyczy to informacji o zdrowiu pracownika zaliczanej do danych szczególnej kategorii (art. 9 RODO), których przetwarzanie wymaga ostrożniejszego niż zwykle postępowania. |
Co do zasady zabronione jest przetwarzanie przez pracodawcę danych szczególnej kategorii. Wyjątkiem od tej reguły może być:
- wyraźna zgoda osoby, której dane dotyczą (zgoda musi dotyczyć konkretnie wskazanych celów),
- obowiązek i wykonywanie szczególnych praw pracodawcy lub osoby, której dane dotyczą (wynikające z prawa pracy, zabezpieczenia społecznego i ochrony socjalnej),
- ochrona żywotnych interesów osoby, której dane dotyczą, lub innej osoby fizycznej, zwłaszcza gdy osoba ta jest fizycznie lub prawnie niezdolna do wyrażenia zgody,
- przetwarzanie danych osobowych w sposób oczywisty upublicznionych przez osobę, której dotyczą,
- niezbędność wykorzystania danych do celów profilaktyki zdrowotnej lub medycyny pracy, do oceny zdolności pracownika do pracy, diagnozy medycznej, zapewnienia opieki zdrowotnej lub zabezpieczenia społecznego, leczenia lub zarządzania systemami i usługami opieki zdrowotnej lub zabezpieczenia społecznego.
Powyższe nie oznacza, iż zatrudniający w ogóle powinien zrezygnować z prowadzenia listy obecności. Lista taka, prowadzona w postaci papierowej i sporządzona w granicach określonych prawem, a zatem bez dodatkowych oznaczeń typu "Ch", "U", wskazujących na powód nieobecności, a zawierająca jedynie imię i nazwisko pracownika, godziny wejścia i wyjścia (z uwzględnieniem ewentualnych wyjść prywatnych) oraz podpis jest dopuszczalna, a nawet może okazać się konieczna ze względów bezpieczeństwa, w tym np. bezpieczeństwa pożarowego. Stąd pracodawca ma usprawiedliwione powody, aby ją prowadzić.
Zgodnie z art. 2091 K.p., pracodawca jest obowiązany zapewnić środki do zwalczania pożarów i ewakuacji pracowników. W razie zaistnienia pożaru, wyznaczeni przez niego pracownicy (najczęściej kadra zarządzająca) powinni dopilnować, aby wszystkie zagrożone osoby opuściły budynek i stawiły się w określonym miejscu zbiórki. Osoba odpowiedzialna za ewakuację ma obowiązek ustalić, czy wszyscy pracownicy zdołali się ewakuować i na tej podstawie złożyć stosowny raport służbom ratunkowym. Zatem lista obecności może być wykorzystywana w sytuacjach zagrożenia zdrowia lub życia pracowników i jest to wystarczający powód dla dopuszczalności jej prowadzenia. Dodatkowo fakt ten będzie wystarczającym usprawiedliwieniem dla umieszczenia w niej informacji o prywatnych wyjściach pracowników.
| Jeśli nie znalazłeś informacji, której szukasz, wejdź do serwisu | ||
| www.KodeksPracy.pl » |
Serwis Głównego Księgowego
Gazeta Podatkowa
z obszernym komentarzem »
Firma »
Aplikacja mobilna dla Księgowych »
Księgowego,Kadrowego,VAT »
Serwisy internetowe »
Pobierz darmową aplikację »
Posłuchaj »
Terminarz
20.11.2024 (środa)
16.12.2024 (poniedziałek)
DRUKI
Darmowe druki aktywne
WSKAŹNIKI
Bieżące wskaźniki wraz z archiwum
KALKULATORY
Narzędzia księgowego i kadrowego
PRZEPISY PRAWNE - Prawo pracy
Ustawy, rozporządzenia - teksty ujednolicone
FORUM - Prawo pracy
Forum aktywnych księgowych i kadrowców
| ||||||||||||
|
||||||||||||