Wybrane obowiązki informacyjne pracodawcy

Informacja o warunkach zatrudnienia

Umowę o pracę zasadniczo zawiera się na piśmie. Jeżeli tak się nie stanie, pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy potwierdza na piśmie ustalenia co do stron umowy jej rodzaju oraz warunków zatrudnienia (art. 29 § 2 K.p.). Ponadto, w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę, pracodawca ma obowiązek poinformowania (na piśmie) pracownika o:

• obowiązującej pracownika dobowej i tygodniowej normie czasu pracy,
• częstotliwości wypłat wynagrodzenia za pracę,
• wymiarze przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego,
• obowiązującej pracownika długości okresu wypowiedzenia umowy o pracę,
• układzie zbiorowym pracy, którym pracownik jest objęty,

a jeżeli pracodawca nie ma obowiązku ustalenia regulaminu pracy - dodatkowo o porze nocnej, miejscu, terminie i czasie wypłaty wynagrodzenia oraz przyjętym sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

Zapoznanie z treścią regulaminu pracy

Na pracodawcy spoczywa powinność zapoznania pracownika z treścią regulaminu pracy, przed dopuszczeniem go do pracy (art. 104³ § 2 K.p.).

W regulaminie zawiera się zasady organizacji i porządek w procesie pracy oraz związane z tym prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników. Wprowadzenie regulaminu pracy spoczywa na pracodawcy, który zatrudnia co najmniej 50 pracowników. Ten, u którego pracuje mniej niż 50 pracowników wprowadza go fakultatywnie, a zatrudniający co najmniej 20 i mniej niż 50 osób wtedy, gdy zakładowa organizacja związkowa wystąpi z takim wnioskiem (art. 104 K.p.).

Uwaga! Pracodawca nie wprowadza regulaminu pracy, jeżeli w jego zakładzie pracy obowiązują postanowienia układu zbiorowego pracy regulujące organizację i porządek w procesie pracy oraz obowiązki stron.

Informacja o podleganiu układowi zbiorowemu pracy

Pracownik powinien zostać poinformowany o fakcie podlegania układowi zbiorowemu pracy. Obowiązek ten wynika z art. 29 § 3 pkt 5 K.p., który nakłada na pracodawcę powinność pisemnego informowania pracownika o wynikających z niego warunkach zatrudnienia nie później niż w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę. Zmiany w układzie zbiorowym pracy lub objęcie pracownika takim układem w trakcie zatrudnienia wymagają aktualizacji pisemnej informacji w tym zakresie. Powinno to nastąpić niezwłocznie, nie później jednak niż w ciągu 1 miesiąca od dnia wejścia w życie układu albo zmian, a w przypadku, gdy rozwiązanie umowy o pracę miałoby nastąpić przed upływem tego terminu - nie później niż do dnia rozwiązania umowy (art. 29 § 3² K.p.).

Zaznajomienie z zakresem obowiązków

Przepis art. 94 pkt 1 K.p. obliguje pracodawcę do zaznajamiania pracowników podejmujących pracę z zakresem ich obowiązków. Z kolei § 3 pkt 2 lit. c rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. poz. 2369), dalej rozporządzenia w sprawie dokumentacji nakazuje przechowywanie zakresu czynności (obowiązków) w części B akt osobowych, z tym zastrzeżeniem, że obowiązek ten dotyczy pracodawców, którzy w tej formie wskazali zadania pracownika wynikające z rodzaju pracy. Wspomniane przepisy są jedynymi regulacjami prawa pracy odnoszącymi się do zakresu obowiązków. Nie definiują one tego pojęcia, nie tworzą bezwzględnego obowiązku przygotowania odrębnego dokumentu, ani nie narzucają jego formy i treści.

W wyroku z 28 listopada 2017 r. (sygn. akt III PK 163/16) Sąd Najwyższy przypomniał ugruntowane stanowisko orzecznicze, według którego: "Sposób realizacji obowiązku pracodawcy, o którym mowa w art. 94 pkt 1 K.p., uzależniony jest od charakteru pracy, a także wykształcenia i doświadczenia zawodowego pracownika.".

Informowanie związane z bezpieczeństwem i higieną pracy

Pracodawca jest obowiązany przekazywać pracownikom informacje w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, które obejmują informacje o:

• zagrożeniach dla zdrowia i życia występujących w zakładzie pracy, na poszczególnych stanowiskach pracy i przy wykonywanych pracach, w tym o zasadach postępowania w przypadku awarii i innych sytuacji zagrażających zdrowiu i życiu pracowników,
• działaniach ochronnych i zapobiegawczych podjętych w celu wyeliminowania lub ograniczenia zagrożeń, o których mowa wyżej oraz
• pracownikach wyznaczonych do:
• udzielania pierwszej pomocy,
• wykonywania działań w zakresie zwalczania pożarów i ewakuacji pracowników (art. 207¹ § 1 K.p.).

Ponadto pracodawca ma obowiązek informować pracowników o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą, oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami (art. 226 K.p.).

Na pracodawcy spoczywa również powinność wydania szczegółowych instrukcji i wskazówek w zakresie bhp na stanowiskach pracy. Dotyczy to wszystkich stanowisk pracy, również tych, które nie wiążą się z wykonywaniem pracy w jednym i tym samym miejscu. Tak orzekł Naczelny Sąd Administracyjny we Wrocławiu w wyroku z 17 lutego 1999 r. (sygn. akt II SA/Wr 935/98, Pr.Pracy 1999/10/41).

Inne informacje przekazywane pracownikom

Pracodawca ma obowiązek udostępnienia pracownikom tekstu przepisów dotyczących równego traktowania w zatrudnieniu w formie pisemnej informacji rozpowszechnionej na terenie zakładu pracy lub zapewnienia pracownikom dostępu do tych przepisów w inny sposób przyjęty u danego pracodawcy (art. 94¹ K.p.).

Jeżeli zatrudniający wprowadził szczególny nadzór nad terenem zakładu pracy lub terenem wokół zakładu pracy w postaci środków technicznych umożliwiających rejestrację obrazu (monitoring wizyjny), monitoring poczty elektronicznej lub innej jego formy ma obowiązek poinformować o tym pracowników w sposób u niego przyjęty, nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem. Ponadto informacja o monitoringu powinna być przekazywana na piśmie, przed dopuszczeniem do pracy (art. 22² K.p.).