Wybór systemu i rozkładu czasu pracy

Kodeks pracy posługuje się pojęciem systemu czasu pracy, lecz go nie definiuje. W doktrynie przyjmuje się, że jest to zbiór norm prawnych regulujących dopuszczalny wymiar czasu pracy i zasady jego rozłożenia w skali doby i tygodnia pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym (por. Kodeks pracy. Komentarz pod red. dr hab. Krzysztof Walczak, C.H. Beck 2019, kom. do art. 150). Pracodawca może wprowadzić kilka systemów z przewidzianych przepisami Kodeksu pracy dla poszczególnych grup pracowników albo jeden dla całego personelu. Decyzja powinna być podyktowana specyfiką działania zakładu pracy.

System podstawowy czasu pracy jest to system, w którym praca będzie wykonywana przez maksymalnie 8 godzin dziennie i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym, którego długość zasadniczo nie powinna przekraczać 4 miesięcy (art. 129 § 1 K.p.).

Wybór systemu zadaniowego

Jeżeli jest to uzasadnione rodzajem pracy, jej organizacją albo miejscem wykonywania, pracodawca może zastosować system zadaniowego czasu pracy. System ten ma zupełnie inny charakter niż pozostałe ze względu na to, że pracodawca co do zasady nie kontroluje pracownika w zakresie tego, kiedy faktycznie (w jakim konkretnie dniu i o jakiej godzinie) pracownik wykona poleconą mu pracę. Dla zatrudniającego ważny jest efekt końcowy i terminowość wykonania zadania.

Nie każda praca może być wykonana w systemie zadaniowym. W orzecznictwie oraz doktrynie przyjmuje się, że chodzi tu przede wszystkim o prace, które wymagają kreatywności (np. architekci, programiści, prawnicy), jak również prace proste, w których istotne jest osiągnięcie zamierzonych rezultatów (np. przedstawiciele handlowi, gospodarze domów, listonosze, inkasenci).

W systemie zadaniowym rozliczenie pomiędzy pracodawcą a pracownikiem polega na sprawdzeniu przez tego pierwszego czy, w jakim zakresie oraz w jaki sposób (pod względem prawidłowości, jakości) zostały wykonane zlecone pracownikowi zadania. Czas poświęcony na wykonywanie zadań przez pracownika ma znaczenie drugorzędne, przy czym zatrudniający powinien zlecić zatrudnionemu tylko tyle pracy, ile jest on w stanie wykonać w czasie wynikającym z jego wymiaru. Na przykład, jeżeli jest to pełny etat, to zadań powinno być tyle, aby pracownik był w stanie im sprostać w ciągu 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin tygodniowo w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym (art. 129 K.p.).

Czas, który jest niezbędny do wykonania powierzonego zadania ustala pracodawca w porozumieniu z pracownikiem. Sąd Najwyższy w wyroku z 5 lutego 2008 r. (sygn. akt II PK 148/07, OSNP 2009/7-8/93) zauważył, że: "Wynikające z art. 140 K.p. wymaganie »porozumienia« z pracownikiem nie oznacza uzgodnienia, lecz konsultację. Brak takiego porozumienia nie powoduje nieskuteczności ustanowienia zadaniowego systemu czasu pracy, ale w razie sporu rodzi po stronie pracodawcy obowiązek wykazania, że powierzone pracownikowi zadania były możliwe do wykonania w granicach norm czasu pracy określonych w art. 129 K.p.".

W stosunku do pracowników objętych systemem zadaniowego czasu pracy nie ma obowiązku ewidencjonować godzin pracy. Tak stanowi art. 149 § 2 K.p. Zwrócić jednak należy uwagę, że w przepisie tym jest mowa tylko i wyłącznie o zaniechaniu rejestrowania godzin pracy, podczas gdy zgodnie z § 6 pkt 1 lit. a rozporządzenia w sprawie dokumentacji, oprócz nich, ewidencja czasu pracy powinna zawierać m.in.:

• rodzaj i wymiar zwolnień od pracy, 
• rodzaj i wymiar innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy, 
• wymiar nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy.

Nie można zatem w ogóle nie prowadzić dla osoby zatrudnionej w zadaniowym czasie pracy ewidencji czasu pracy. Ponadto stanowi ona element dokumentacji pracowniczej i pomimo że nie wchodzi w skład akt osobowych, podlega takim samym zasadom przechowywania (art. 94 pkt 9a K.p. w zw. z § 6 rozporządzenia w sprawie dokumentacji).

Stosowanie przerywanego czasu pracy

System przerywany jest stosowany tylko w przypadkach, gdy rodzaj pracy lub jej organizacja uzasadniają takie rozwiązanie. Może być wprowadzony w układzie zbiorowym pracy lub w porozumieniu zawartym ze związkami zawodowymi lub przedstawicielami pracowników (wyjątek stanowią tutaj osoby fizyczne prowadzące działalność w zakresie rolnictwa i hodowli, gdzie można w umowach przewidzieć taki system czasu pracy). Jego stosowanie wymaga zorganizowania pracy według z góry ustalonego rozkładu, a więc należy stworzyć harmonogram, w którym będą sztywno określone godziny przerw w poszczególnych dobach pracowniczych. Przy czym w ciągu jednego dnia pracy, pracownik może mieć tylko jedną przerwę, której maksymalna długość to 5 godzin. Co ważne, długość przerwy może się różnić w poszczególnych dniach roboczych.

Przerwa w systemie przerywanym nie jest wliczana do czasu pracy, z tym że za jej czas pracownik ma prawo do wynagrodzenia w wysokości połowy wynagrodzenia należnego za czas przestoju, obliczanego zgodnie z art. 81 K.p. Jest to połowa stawki osobistego zaszeregowania pracownika, czyli miesięcznej płacy lub stawki godzinowej, określonej w umowie o pracę. Fakt opłacania przerwy nie uzasadnia jednak w żaden sposób wymagania, aby w jej trakcie pracownik był obecny w siedzibie zakładu pracy, a już tym bardziej zlecenia mu jakichkolwiek dodatkowych zadań do wykonania w tym okresie. W trakcie przerwy pracownik może swobodnie dysponować swoim czasem. Ewentualna praca wykonywana podczas przerwy może skutkować powstaniem nadgodzin.

Uwaga! Bardziej precyzyjną regulację co do wykorzystywania czasu przerwy w systemie przerywanym zawiera art. 16 ust. 2 ustawy z dnia 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców (Dz. U. z 2019 r. poz. 1412), z którego wprost wynika, że podczas przerwy kierowca może swobodnie dysponować swoim czasem.

System równoważny

Równoważny system czasu pracy w tzw. wariancie podstawowym może być wprowadzony, jeżeli jest to uzasadnione rodzajem pracy lub jej organizacją (art. 135 § 1 K.p.). Charakteryzuje się on możliwością przedłużenia dobowego wymiaru czasu pracy, który równoważony jest krótszym dobowym wymiarem czasu pracy w niektórych dniach lub dniami wolnymi od pracy. W wariancie tym dopuszcza się 12 godzin pracy na dobę, w maksymalnie miesięcznym okresie rozliczeniowym.

W szczególnie uzasadnionych przypadkach okres rozliczeniowy może zostać przedłużony do 3 miesięcy, a tam gdzie pracownicy zatrudnieni są przy pracach uzależnionych od pory roku bądź warunków atmosferycznych - nawet do 4 miesięcy (art. 135 § 2 i 3 K.p.). Przy wypełnieniu przesłanek wskazanych w art. 129 § 2 K.p. oraz w trybie ustalonym w art. 150 § 3 K.p. pracodawca może też zastosować dłuższy okres rozliczeniowy, nieprzekraczający jednak 12 miesięcy.

Na podstawie art. 136 K.p. w systemie równoważnym istnieje także możliwość przedłużenia dobowego wymiaru czasu pracy do 16 godzin w maksymalnie miesięcznym okresie rozliczeniowym, z możliwością jego przedłużenia jedynie w trybie i na zasadach określonych w art. 150 § 3 K.p. Dotyczy to pracowników zatrudnionych przy pracach związanych z dozorem urządzeń lub częściowym pozostawaniem w pogotowiu do pracy. Przy zastosowaniu takiego szczególnego wariantu systemu równoważnego, wymagane jest udzielenie pracownikowi, bezpośrednio po okresie pracy wykonywanej w przedłużonym dobowym wymiarze, odpoczynku w wymiarze odpowiadającym co najmniej ilości przepracowanych godzin. Ten równoważący czas odpoczynku przysługuje niezależnie od odpoczynku tygodniowego.

Wobec pracowników zatrudnionych przy pilnowaniu mienia lub ochronie osób, a także pracowników zakładowych straży pożarnych i zakładowych służb ratowniczych, może być stosowany system, w którym dopuszcza się przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy nawet do 24 godzin na dobę w okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym jednego miesiąca (art. 137 K.p.). Tu również wymagane jest udzielenie pracownikom, którzy pracowali w ramach przedłużonego wymiaru dobowego - bezpośrednio po świadczeniu takiej pracy - okresu odpoczynku w wymiarze równym co najmniej ilości przepracowanych godzin i to niezależnie od przysługującego im odpoczynku tygodniowego.

System pracy w ruchu ciągłym

Istnieją zakłady, w których praca, ze względu na technologię produkcji lub potrzebę ciągłego zaspokajania potrzeb ludności, nie może być przerwana. Proces pracy musi trwać w sposób ciągły, tj. nieprzerwanie przez 24 godziny na dobę i siedem dni w tygodniu, nie wyłączając niedziel i świąt. Praca w takim systemie organizowana jest trzyzmianowo, co do zasady po 8 godzin każda zmiana.

W omawianej organizacji pracy istnieje możliwość wydłużenia wymiaru tygodniowego oraz sporadycznie dobowego. Dopuszcza się mianowicie przedłużenie czasu pracy do 43 godzin przeciętnie na tydzień, a jednego dnia w niektórych tygodniach okresu rozliczeniowego wydłużenie dobowego wymiaru czasu pracy do 12 godzin.

Za niektóre godziny pracy w ruchu ciągłym pracownik, obok normalnego wynagrodzenia, otrzymuje 100% dodatek. Przysługuje on za każdą godzinę pracy, powyżej progu 8 godzin na dobę, co występuje w dniach wydłużonego wymiaru dobowego. Dodatku do wynagrodzenia, o którym mowa powyżej, nie należy mylić z dodatkiem za pracę w godzinach nadliczbowych.

Uwaga! Nadgodziny w systemie ruchu ciągłego występują dopiero wtedy, gdy pracownik świadczy pracę w wymiarze przekraczającym normę dobową lub przedłużony wymiar dobowy - stosownie do grafiku obowiązującego w rozpatrywanym okresie. W dniu, w którym przewidziana jest praca w wymiarze 12 godzin, pierwszą godziną nadliczbową będzie 13 godzina pracy.

Ruchomy czas pracy

Kształtowanie czasu pracy osobom zatrudnionym może zostać oparte na wybranym przez pracodawcę systemie/rozkładzie czasu pracy ruchomego (art. 140¹ K.p.). Ruchomy czas pracy można ustanowić w dwojaki sposób:

• poprzez ustalenie dla każdego pracownika, na każdy dzień pracy, różnej godziny rozpoczynania pracy, czyli stworzenie indywidualnego rozkładu czasu pracy (art. 140¹ § 1 K.p.),
• ustanowienie przez zatrudniającego przedziału czasowego, w którym pracownik ma rozpoczynać pracę, co spowoduje, że będzie on samodzielnie decydował o godzinie, od której będzie pozostawał w dyspozycji pracodawcy (art. 140¹ § 2 K.p.).

Nie jest wykluczone połączenie ze sobą obydwu rozwiązań. Dzięki temu, przy zachowaniu dość dużej elastyczności co do godziny rozpoczęcia pracy, można będzie na każdej ze zmian roboczych zobowiązać jednego pracownika do przyjścia na wcześniejszą, a innego na późniejszą, z góry ustaloną godzinę.

Ruchomy czas pracy można wprowadzić:

• w układzie zbiorowym pracy lub w porozumieniu z zakładowymi organizacjami związkowymi albo
• w porozumieniu zawieranym z przedstawicielami pracowników, wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy - jeżeli u pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe (art. 150 § 3 K.p.).

Może on być także stosowany na pisemny wniosek pracownika (art. 150 § 5 K.p.). Zatem wprowadzenie ruchomego czasu pracy odbywa się z wykorzystaniem trybu zbiorowego lub indywidualnego.

System indywidualny

Pojęcie indywidualnego rozkładu czasu pracy występuje w przepisach prawa pracy w różnych znaczeniach, choć najczęściej jest to rozkład czasu pracy stosowany na podstawie wniosku jednego pracownika, którego wprowadzenie wynika z jego prywatnych potrzeb związanych z sytuacją pozazawodową, np. rodzinnych, religijnych lub innych. Całkowicie odmiennie pojęcie to jest rozumiane w przypadku kierowców, gdyż na gruncie ustawy o czasie pracy kierowców jest to rozwiązanie ogólne, wprowadzane nie indywidualnie, a na podstawie porozumienia z załogą.

Wnioski pracowników o wprowadzenie indywidualnego rozkładu czasu pracy mają różny charakter, gdyż mogą być zarówno niewiążące, jak i wiążące dla pracodawcy w zależności od ich podstawy prawnej (art. 142 i 142¹ K.p.).

W praktyce najczęściej stosowany jest wniosek o indywidualny rozkład czasu pracy złożony na podstawie art. 142 K.p. Zgodnie z tym przepisem, pracownik może złożyć pisemny wniosek o ustalenie dla niego indywidualnego rozkładu czasu pracy, w ramach systemu czasu pracy, w którym pracuje. Pracodawca nie jest nim związany. Najczęściej takie wnioski są podyktowane potrzebami rodzinnymi, szkolnymi, związanymi z dojazdem do pracy, czy z innymi aktywnościami pracownika, np. sportowymi, wolontariatem itp.

W odniesieniu do takiego rozkładu kluczowym warunkiem jest konieczność jego ustalenia w ramach systemu czasu pracy obowiązującego pracownika i w zgodzie ze wszystkimi przepisami dotyczącymi czasu pracy. W tym trybie nie wolno zmienić systemu czasu pracy, w którym pracownik jest zatrudniony, gdyż systemy co do zasady wynikają z przepisów regulaminu pracy lub układu zbiorowego pracy obowiązującego u pracodawcy.

Wdrożenie indywidualnego rozkładu czasu pracy nie wymaga wpisania go do treści umowy o pracę, ale przyjmuje się, że staje się on elementem indywidualnych warunków zatrudnienia pracownika, a więc jego cofnięcie przez pracodawcę w przyszłości będzie wymagało zmiany warunków pracy. To oznacza, iż będzie możliwe tylko za zgodą pracownika w trybie porozumienia zmieniającego, a w przypadku braku zgody pracownika wypowiedzenia zmieniającego warunki pracy. Powyższe potwierdził Sąd Najwyższy w wyroku z 21 marca 2014 r. (sygn. akt II PK 174/13). Zatem w ostatnim przypadku zmiana taka może być wdrożona dopiero po upływie okresu wypowiedzenia. Co więcej, jeśli pracownik jest zatrudniony na podstawie umowy na czas nieokreślony, to w treści wypowiedzenia zmieniającego trzeba podać przyczynę działania pracodawcy oraz gdy w firmie działają związki zawodowe, dodatkowo skonsultować z nimi takie działanie.

System skróconego tygodnia pracy

Cechą wyróżniającą system skróconego tygodnia pracy od pozostałych systemów lub rozkładów jest wykonywanie pracy przez mniej niż 5 dni w tygodniu, przy przedłużeniu dobowego wymiaru czasu pracy do maksymalnie 12 godzin na dobę (art. 143 K.p.). System ten wprowadza się wyłącznie na wniosek zainteresowanego nim pracownika. Należy zaznaczyć, że pracodawca nie jest takim wnioskiem związany.

Pracownik gospodarczy wystąpił do pracodawcy z wnioskiem o skrócenie pięciodniowego tygodnia pracy o 1 dzień. Pracodawca po analizie sytuacji, biorąc pod uwagę fakt, że najwięcej zadań przypada do wykonania na początku tygodnia, przychylił się do prośby pracownika i zaproponował mu wolny każdy piątek. Strony zawarły porozumienie, które zostało wprowadzone do umowy o pracę w formie aneksu o brzmieniu: "Strony zgodnie postanawiają, że od dnia 1 stycznia 2021 r. praca będzie wykonywana w systemie skróconego tygodnia pracy, od poniedziałku do czwartku, w poniedziałki i wtorki przez 12 godzin, natomiast w środy i czwartki przez 8 godzin, z możliwością modyfikacji stosownie do wymiaru czasu pracy obowiązującego w przyjętym okresie rozliczeniowym, który wynosi 1 miesiąc.".

System weekendowy

System zwany w praktyce kadrowej weekendowym zakłada wykonywanie pracy tylko w piątki, soboty, niedziele i święta. Jak wynika z art. 144 K.p., w systemie tym jest dopuszczalne przedłużenie dobowego wymiaru czasu, nie więcej jednak niż do 12 godzin, w okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 1 miesiąca.

Weekendowa organizacja czasu pracy w praktyce ma zastosowanie wobec pracowników zatrudnionych w ramach niepełnego etatu - praca w piątki, soboty, niedziele i święta nawet w maksymalnym wymiarze dobowym, w większości okresów rozliczeniowych, nie pozwala bowiem na wypracowanie pełnego wymiaru czasu pracy.

W literaturze przedmiotu dominuje pogląd, że pracodawca, który wyrazi zgodę na zatrudnienie w omawianym systemie czasu pracy na pełny etat, ma obowiązek wypłacać pracownikowi wynagrodzenie jak za pracę w pełnym wymiarze nawet, jeżeli z powodu liczby dni weekendowych pracownik wypracuje mniej godzin niż wynosi wymiar czasu pracy. Powyższe wynika z zasady nieprzerzucania na pracownika konsekwencji organizacji pracy.

Ochrona przed stosowaniem wybranych systemów czasu pracy

W odniesieniu do niektórych grup pracowników stosowanie systemu równoważnego, w ruchu ciągłym, skróconego tygodnia pracy, pracy weekendowej (art. 135-138, 143 i 144 K.p.) jest niecelowe, bowiem nie mogą oni świadczyć pracy dłużej niż przewiduje norma dobowa (co do zasady - 8 godz.). Zakaz dotyczy:

• pracownic w ciąży, 
• pracowników opiekujących się dzieckiem do lat czterech - chyba, że wyrażą zgodę na pracę powyżej 8 godzin, 
• niepełnosprawnych (chyba, że chodzi o prace przy pilnowaniu lub lekarz przeprowadzający badania profilaktyczne albo sprawujący nad nimi opiekę na wniosek pracownika wyrazi zgodę na niestosowanie norm ochronnych), 
• pracowników zatrudnionych na stanowiskach, na których występują przekroczenia najwyższych dopuszczalnych stężeń i natężeń czynników szkodliwych dla zdrowia (od dnia, w którym przekroczenie czynników szkodliwych zostało stwierdzone).

Jeżeli dobowy wymiar czasu pracy pracownika podlegającego takiej ochronie zostanie skrócony do godzin normatywnych, za czas w związku z tym nieprzepracowany przysługuje mu wynagrodzenie w wysokości takiej, jaką by otrzymał, gdyby pracował w wymiarze wydłużonym (art. 148 K.p.). Metodę obliczania przedmiotowego wynagrodzenia określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę do obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy (Dz. U. z 2017 r. poz. 927), dalej rozporządzenie o wynagrodzeniu.