PROWADZENIE DOKUMENTACJI PRACOWNICZEJ

Obowiązek oraz zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej wynikają z art. 94 pkt 9a i 9b K.p. oraz powołanego wcześniej rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. poz. 2369), dalej w sprawie dokumentacji. Ustawodawca posłużył się pojęciem "dokumentacja pracownicza" w stosunku do całości gromadzonych przez pracodawcę dokumentów związanych z zatrudnieniem, jednakże podzielił je na dwie części, tj. akta oraz dokumenty związane ze stosunkiem pracy.

Zasady prowadzenia

Podkreślenia wymaga, iż dla akt pracowniczych zostały przewidziane szczególne wymogi. W myśl § 4 rozporządzenia w sprawie dokumentacji, oświadczenia lub dokumenty znajdujące się w poszczególnych ich częściach (A, B, C oraz D) przechowuje się w porządku chronologicznym oraz numeruje. Każda z części akt osobowych ma zawierać wykaz znajdujących się w niej oświadczeń lub dokumentów. Ostatnia z nich, część D obligatoryjnie musi zostać podzielona, gdyż umieszcza się w niej w wydzielonych częściach dokumenty związane z karami, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery D1, D2 itd. Przechowywanie w porządku chronologicznym, numerowanie oraz tworzenie wykazu dokumentów dotyczy każdej z tych części.

Z kolei dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy nie podlega powyższym rygorom, jej przechowywanie jest więc mniej wymagające. Nie musi być wpięta w porządku chronologicznym, nie ma także obowiązku numerowania poszczególnych jej dokumentów, a tym samym sposób prowadzenia dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy zależy od zatrudniającego. Mogą to być osobne teczki lub segregatory dla każdego z podkatalogów wymienionych § 6 rozporządzenia. Dodajmy, że wymogi co do zapewnienia odpowiednich warunków zabezpieczających przed zniszczeniem są jednakowe zarówno dla akt, jak i pozostałej dokumentacji pracowniczej (§ 8-10 rozporządzenia w sprawie dokumentacji).

Okresy przechowywania dokumentacji

Dla osób, które zostały zatrudnione przed 1 stycznia 2019 r., co do zasady, stosuje się okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej obowiązujące przed wejściem w życie ustawy z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz. U. poz. 357), dalej ustawy zmieniającej. W art. 7 ustawy zmieniającej przewidziano odstępstwo od powyższego, które dotyczy pracowników zatrudnionych po 31 grudnia 1998 r. a przed 1 stycznia 2019 r., za których został złożony raport informacyjny ZUS RIA. Zatrudniający do tych pracowników stosuje nowy 10-letni okres przechowywania posiadanej dokumentacji pracowniczej.

Pracodawca, który nie zdecyduje się na złożenie do ZUS raportów informacyjnych za osoby zatrudnione w okresie po 31 grudnia 1998 r. a przed 1 stycznia 2019 r., powinien stosować terminy obowiązujące przed wejściem w życie ustawy zmieniającej, które należy ustalić z uwzględnieniem następujących przepisów:

• art. 291 § 1 K.p., który stanowi, że roszczenia pracownika ze stosunku pracy ulegają przedawnieniu z upływem 3 lat od dnia, w którym stały się wymagalne,
• art. 125a ust. 4 ustawy emerytalnej, zgodnie z którym płatnik składek jest zobowiązany przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, przez 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika,
• art. 51u ust. 1 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2020 r. poz. 164) - w brzmieniu obowiązującym do 31 grudnia 2018 r., w myśl którego w razie postawienia pracodawcy w stan likwidacji lub ogłoszenia jego upadłości, pracodawca powinien wskazać podmiot prowadzący działalność w dziedzinie przechowywania dokumentacji, któremu zostanie ona przekazana do dalszego przechowywania, zapewniając na ten cel środki finansowe na czas, jaki pozostał do końca 50-letniego okresu jej przechowywania liczonego od dnia zakończenia pracy u danego pracodawcy (dla dokumentacji osobowej) albo od dnia wytworzenia (dla dokumentacji płacowej).