MONITORING

W zakładzie pracy pracodawca ma prawo stosować monitoring, który może polegać na rejestrowaniu obrazu, kontroli poczty elektronicznej, albo przybierać inne formy, niewymienione wprost w przepisach prawa pracy.

Cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu ustala się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy. Pracodawca informuje pracowników o wprowadzeniu monitoringu:

• w sposób u siebie przyjęty, nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem (w przypadku osób już zatrudnionych) lub
• na piśmie, przed dopuszczeniem pracownika do pracy.

Ponadto na pracodawcy spoczywa obowiązek oznaczenia pomieszczeń i terenu monitorowanego w sposób widoczny i czytelny, za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych, nie później niż jeden dzień przed jego uruchomieniem.

Monitoring wizyjny

Zasady monitorowania terenu zakładu pracy i wokół niego poprzez rejestrację obrazu zostały określone w art. 22² K.p. W tym też przepisie wskazano, w jakich przypadkach w ogóle możliwe jest jego zastosowanie. Jest on dopuszczalny, jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników, ochrony mienia, kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. Wyjście poza wymieniony w przepisie katalog sytuacji spowoduje, że działania pracodawcy zostaną uznane za niezgodne z RODO oraz innymi przepisami prawa.

Monitoring poczty elektronicznej

Jeżeli chodzi o monitoring poczty elektronicznej (art. 22³ K.p.), to można go stosować, jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy. Monitorując pocztę elektroniczną pracownika, pracodawca nie może naruszać tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika.

Lokalizowanie miejsca wykonywania pracy

Zdarza się, że pracodawcy kontrolują miejsce przebywania pracownika przy użyciu urządzeń lokalizujących GPS. Z reguły dochodzi do tego w konsekwencji wykonywania spoczywających na pracodawcy obowiązków, czego przykładem są przepisy dotyczące monitorowania przewozu drogowego niektórych towarów, ale nawet w takim przypadku pracodawca będzie mógł wykorzystać zgromadzone w ten sposób dane na potrzeby "lokalizacji pracownika" dopiero po spełnieniu warunków opisanych w Kodeksie pracy.

Uwaga! Wątpliwości co do uprawnień pracodawcy w zakresie lokalizowania miejsca świadczenia pracy pojawiły się również w kontekście pracy zdalnej. W udostępnionym naszemu Wydawnictwu w dniu 15 grudnia 2020 r. stanowisku Prezes UODO stwierdził, że pracodawca nie musi pozyskiwać zgody pracownika na przetwarzanie przez niego danych o miejscu wykonywania pracy zdalnej. Podstawą prawną przetwarzania przez pracodawcę adresu w celu ustalenia wykonywania pracy zdalnej będzie art. 3 ustawy dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz. U. z 2020 r. poz. 1842 z późn. zm.).

Instytucja pracy zdalnej ma wejść do porządku prawnego na stałe.

Możliwość instalowania nadajników GPS w samochodach

Zainstalowanie nadajników GPS w pojazdach służbowych to jedna z tzw. innych form monitoringu, dopuszczonych przez ustawodawcę w przypadkach, w których jest to niezbędne w celu zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy (art. 22³ § 4 K.p.).

W przypadku monitoringu pojazdów, podobnie jak ma to miejsce w przypadku innych sposobów monitorowania, firma musi określić cele, zakres oraz sposób stosowania monitoringu w układzie zbiorowym pracy, w regulaminie pracy lub w treści obwieszczenia o czasie pracy (art. 22³ § 3 w zw. z art. 22² § 6 K.p.). Minimalna regulacja powinna wskazywać, że w celu zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy wszystkie pojazdy służbowe zostały wyposażone w monitoring GPS pozwalający na ustalenie danych o położeniu geograficznym pojazdu, odtworzenie historii jego trasy na mapie cyfrowej, miejscach i czasu postoju pojazdu, informacji o przekroczeniu dozwolonej prędkości. Wskazanym jest też, by określić długość okresu, po którym dane z monitoringu GPS pojazdów będą trwale usuwane.