Potrącanie kosztów uzyskania przychodów i kwoty wolnej od podatku u pracownika zatrudnionego u kilku pracodawców

Nasza firma zatrudnia na pełen etat pracownika, który jednocześnie jest zatrudniony w dwóch innych firmach (w każdej z nich na 1/8 etatu). Jego miejsce zamieszkania jest położone poza miejscowością, w której znajdują się wszystkie trzy zakłady pracy. Czy obliczając miesięczną zaliczkę na podatek dochodowy tego pracownika, każdy z pracodawców powinien potrącać przysługujące mu koszty uzyskania w wysokości 139,06 zł? Czy na życzenie pracownika możemy odstąpić od potrącania mu miesięcznej kwoty wolnej od podatku (tj. 46,33 zł)?

Koszty uzyskania przychodu ze stosunku pracy

Pracodawca (jako płatnik) ma obowiązek w ciągu roku pobierać i przekazywać na rachunek właściwego urzędu skarbowego zaliczki na podatek dochodowy pracownika, obliczone zgodnie z zasadami wskazanymi w art. 32 ustawy o PDOF.

Stosownie do tych przepisów, podstawę obliczenia zaliczki na podatek stanowi dochód, za który uważa się uzyskane w ciągu miesiąca przychody ze stosunku pracy w rozumieniu art. 12 ustawy o PDOF oraz zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez płatnika (tj. pracodawcę), po odliczeniu:

1) zryczałtowanych kosztów uzyskania przychodów ze stosunku pracy w wysokości określonej w art. 22 ust. 2 pkt 1 albo 3 ustawy o PDOF, czyli odpowiednio:

a) 111,25 zł miesięcznie - jeżeli pracownik mieszka w tej samej miejscowości, w której znajduje się zakład pracy, bądź

b) 139,06 zł miesięcznie - jeżeli pracownik złożył oświadczenie, że jego miejsce stałego lub czasowego zamieszkania jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy i nie uzyskuje on dodatku za rozłąkę,

oraz

2) potrąconych przez płatnika w danym miesiącu ze środków podatnika składek na ubezpieczenia społeczne.

Trzeba przy tym zauważyć, że ww. miesięczne koszty uzyskania przychodów zostały określone przez ustawodawcę w formie zryczałtowanej, jako stałe kwoty, których wysokość jest niezależna zarówno od ilości wypłat otrzymanych w danym miesiącu przez podatnika z tytułu jednego stosunku pracy, jak również od wymiaru czasu jego pracy i ilości dni przepracowanych w danym miesiącu.

Przesłanką zastosowania przez płatnika omawianych kosztów przy obliczaniu miesięcznej zaliczki na podatek dochodowy jest uzyskanie przez podatnika w danym miesiącu przychodu ze stosunku pracy, w rozumieniu art. 12 ust. 1 ustawy o PDOF (kosztów nie odlicza się natomiast od wypłacanych pracownikowi zasiłków z ubezpieczenia społecznego).

W konsekwencji, przy obliczaniu zaliczki na podatek dochodowy pracodawca - jako płatnik - ma obowiązek uwzględniać zryczałtowane miesięczne koszty uzyskania przychodów ze stosunku pracy w kwocie określonej przez ustawodawcę (tj. odpowiednio 111,25 zł albo 139,06 zł). Nie ma przy tym znaczenia liczba zakładów pracy, w których dany pracownik jest zatrudniony.

Jednocześnie jednak ustawodawca ograniczył wysokość kosztów uzyskania przychodów z tytułu stosunku pracy, które podatnik może uwzględnić w rocznym zeznaniu podatkowym.

I tak, w przypadku podatnika, który uzyskuje przychody równocześnie z tytułu więcej niż jednego stosunku pracy - zryczałtowane koszty uzyskania tych przychodów nie mogą za rok podatkowy przekroczyć łącznie 2.002,05 zł albo 2.502,56 zł (jeżeli pracownikowi "zamiejscowemu" przysługują podwyższone koszty). Wynika to z art. 22 ust. 2 pkt 2 i 4 ustawy o PDOF.

W rozpatrywanym stanie faktycznym pracownik równocześnie jest zatrudniony na podstawie umowy o pracę u trzech pracodawców, przy czym każdemu z nich złożył oświadczenie, iż jego miejsce zamieszkania jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy. W takiej sytuacji każdy z pracodawców od przychodów uzyskanych przez pracownika w danym miesiącu ze stosunku pracy powinien odliczać przysługujące mu koszty uzyskania przychodów w wysokości 139,06 zł. Dopiero w rocznym zeznaniu podatkowym pracownik będzie musiał ograniczyć wysokość tych kosztów do kwoty 2.502,56 zł (tj. rocznego limitu określonego w art. 22 ust. 2 pkt 4 ustawy o PDOF).

Na marginesie należy zauważyć, że odmiennie przedstawia się rozliczenie podatku dochodowego u pracownika, któremu na podstawie art. 22 ust. 9 pkt 1-3 ustawy o PDOF przysługują 50% koszty uzyskania przychodów (np. z tytułu praw autorskich lub praw pokrewnych). Koszty te nie mają jednak zastosowania w rozpatrywanej sytuacji.

Kwota zmniejszająca zaliczkę na podatek dochodowy pracownika

Zgodnie z obowiązującą skalą podatkową, roczna kwota zmniejszająca podatek dochodowy od osób fizycznych wynosi 556,02 zł (art. 27 ust. 1 ustawy o PDOF).

Stosownie zaś do dyspozycji art. 32 ust. 3 ustawy o PDOF, pracodawca ma obowiązek zmniejszyć obliczoną zaliczkę na podatek dochodowy o kwotę stanowiącą 1/12 kwoty zmniejszającej podatek, określonej w pierwszym przedziale obowiązującej skali podatkowej (czyli o kwotę 46,33 zł), jeżeli pracownik przed pierwszą wypłatą wynagrodzenia w roku podatkowym złoży oświadczenie według ustalonego wzoru (tj. PIT-2), w którym stwierdzi, że:

1) nie otrzymuje emerytury lub renty za pośrednictwem płatnika,

2) nie osiąga dochodów z tytułu członkostwa w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną,

3) nie osiąga dochodów, od których jest obowiązany opłacać w ciągu roku podatkowego zaliczki na podatek dochodowy na podstawie art. 44 ust. 3 ustawy o PDOF (tj. dochodów z pozarolniczej działalności gospodarczej bądź z najmu lub dzierżawy),

4) nie otrzymuje świadczeń pieniężnych wypłacanych z Funduszu Pracy lub z Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych,

5) ten zakład pracy jest właściwy do stosowania omawianego zmniejszenia.

Takie rozwiązanie pozwala uniknąć sytuacji, w której w trakcie roku podatkowego podatnik korzystałby z pomniejszenia podatku w podwójnej (ewentualnie potrójnej, itd.) wysokości, a następnie w wyniku rozliczenia za dany rok musiałby dopłacić podatek do urzędu skarbowego.

Konstrukcja ww. art. 32 ust. 3 ustawy o PDOF wskazuje, że pracownik nie może tego samego oświadczenia składać równolegle u kilku pracodawców.

Trzeba przy tym zauważyć, że oświadczenie PIT-2 złożone przed pierwszą wypłatą wynagrodzenia w roku podatkowym, w którym pracownik zaczął uzyskiwać przychody ze stosunku pracy u danego pracodawcy, jest ważne przez cały okres zatrudnienia, o ile pracownik nie powiadomi pracodawcy o zmianie stanu faktycznego wynikającego ze złożonego oświadczenia (art. 32 ust. 3a i 4 ustawy o PDOF).

Z pytania wynika, że pracownik złożył oświadczenie PIT-2 w firmie Czytelników, wskazując tego właśnie pracodawcę jako właściwego do zmniejszania miesięcznej zaliczki na podatek dochodowy o kwotę 46,33 zł. Pracodawca powinien jednak zaprzestać potrącania miesięcznej kwoty wolnej od podatku (tj. 46,33 zł), jeżeli pracownik powiadomi go o zmianie stanu faktycznego wynikającego z uprzednio złożonego oświadczenia PIT-2. Ustawa o PDOF nie określa formy takiego zawiadomienia, niemniej jednak dla celów dowodowych powinno być ono złożone na piśmie.