Dokumenty dotyczące korzystania z uprawnień związanych z rodzicielstwem

2.4.1. Wniosek o urlop macierzyński

W razie urodzenia dziecka pracownicy, a także (w określonych, omówionych w dalszej części dodatku sytuacjach) zamiennie ojcu dziecka, a nawet innemu członkowi najbliższej rodziny, przysługuje urlop macierzyński, który wynosi łącznie:

• 20 tygodni - w przypadku urodzenia jednego dziecka przy jednym porodzie, 
   
• 31 tygodni - w przypadku urodzenia dwojga dzieci przy jednym porodzie, 
   
• 33 tygodnie - w przypadku urodzenia trojga dzieci przy jednym porodzie, 
   
• 35 tygodni - w przypadku urodzenia czworga dzieci przy jednym porodzie, 
   
• 37 tygodni - w przypadku urodzenia pięciorga i więcej dzieci przy jednym porodzie (art. 180 § 1 K.p.).

Pracownica nie musi składać wniosku o urlop macierzyński, chyba że zamierza rozpocząć go przed porodem. Przed przewidywaną datą porodu pracownica może wykorzystać nie więcej niż 6 tygodni urlopu macierzyńskiego (art. 180 § 2 K.p.).

Treść wniosku w tej sprawie, a także pozostałych wniosków w zakresie urlopów związanych z rodzicielstwem, omówionych w następnych punktach, określił Minister Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w drodze rozporządzenia z dnia 8 grudnia 2015 r. w sprawie wniosków dotyczących uprawnień pracowników związanych z rodzicielstwem oraz dokumentów dołączanych do takich wniosków (Dz. U. poz. 2243).

Uwaga! Przepisy nie określają terminu, w jakim należy złożyć wniosek o urlop macierzyński przed porodem. Stąd należy uznać, że jest on dowolny, poprzedzający rozpoczęcie korzystania z uprawnienia.

Przykład wniosku o udzielenie części urlopu macierzyńskiego przed przewidywaną datą porodu

Po porodzie przysługuje urlop macierzyński niewykorzystany przed porodem aż do wyczerpania pełnego przysługującego wymiaru (art. 180 § 3 K.p.).

Pracownica po wykorzystaniu po porodzie co najmniej 14 tygodni urlopu macierzyńskiego ma prawo zrezygnować z pozostałej części tego urlopu i powrócić do pracy, jeżeli:

• pozostałą część urlopu macierzyńskiego wykorzysta pracownik-ojciec wychowujący dziecko albo 
   
• przez okres odpowiadający okresowi, który pozostał do końca urlopu macierzyńskiego, osobistą opiekę nad dzieckiem będzie sprawował ubezpieczony-ojciec dziecka, który w celu sprawowania tej opieki przerwie działalność zarobkową (art. 180 § 4 K.p.).

Uwaga! Pracownica nie może zrezygnować z urlopu, jeżeli w okresie równym pozostałej części urlopu ojciec wychowujący dziecko nie wykorzysta pozostałej części urlopu albo nie skorzysta z możliwości przerwania działalności w celu sprawowania przez pozostały okres opieki nad dzieckiem z prawem do zasiłku macierzyńskiego (w przypadku, gdy nie jest on pracownikiem i nie ma prawa do urlopu macierzyńskiego, lecz jest ubezpieczony z innego tytułu).

Pracownik-ojciec wychowujący dziecko może również skorzystać z części urlopu macierzyńskiego, gdy matka nie korzystała z takiego urlopu, ale pobierała zasiłek macierzyński z ubezpieczenia chorobowego z innego tytułu niż stosunek pracy. Pracownikowi-ojcu wychowującemu dziecko przysługuje, w przypadku rezygnacji przez ubezpieczoną-matkę dziecka z pobierania zasiłku macierzyńskiego po wykorzystaniu przez nią tego zasiłku za okres co najmniej 14 tygodni po porodzie, prawo do części urlopu macierzyńskiego przypadającej po dniu rezygnacji przez ubezpieczoną-matkę dziecka z pobierania zasiłku macierzyńskiego (art. 180 § 5 K.p.).

Pracownica składa pracodawcy pisemny wniosek w sprawie rezygnacji z korzystania z części urlopu macierzyńskiego w terminie nie krótszym niż 7 dni przed przystąpieniem do pracy. Pracodawca jest obowiązany uwzględnić ten wniosek (art. 180 § 8 K.p.).

Wniosek w sprawie rezygnacji przez pracownicę z pozostałej części urlopu macierzyńskiego po wykorzystaniu po porodzie co najmniej 14 tygodni takiego urlopu i powrotu do pracy powinien zawierać:

• imię i nazwisko pracownicy,
   
• wskazanie terminu powrotu do pracy.

Do wniosku dołącza się:

• kopię wniosku pracownika-ojca wychowującego dziecko o udzielenie pozostałej części urlopu macierzyńskiego albo
   
• kopię oświadczenia ubezpieczonego-ojca dziecka o przerwaniu działalności zarobkowej w celu sprawowania opieki nad dzieckiem przez okres odpowiadający okresowi, który pozostał do końca urlopu macierzyńskiego.

Przykład wniosku w sprawie rezygnacji z korzystania z części urlopu macierzyńskiego przez pracownicę, po wykorzystaniu co najmniej 14 tygodni urlopu po porodzie

Części urlopu macierzyńskiego, po rezygnacji przez pracownicę z dalszej części urlopu po wykorzystaniu po porodzie co najmniej pierwszych 14 tygodni, pracodawca udziela pracownikowi-ojcu wychowującemu dziecko na jego pisemny wniosek. Wniosek należy złożyć w terminie nie krótszym niż 14 dni przed rozpoczęciem korzystania z części urlopu. Pracodawca jest obowiązany uwzględnić wniosek pracownika-ojca wychowującego dziecko (art. 180 § 9 K.p.).

Do wniosku dołącza się skrócony odpis aktu urodzenia dziecka (dzieci) lub zagraniczny akt urodzenia dziecka (dzieci) albo kopie tych dokumentów, a ponadto oświadczenie pracownicy o zamiarze rezygnacji z pozostałej części urlopu macierzyńskiego.

Uwaga! W przypadku dołączenia do wniosków o urlopy związane z rodzicielstwem zagranicznego aktu urodzenia dziecka, dokument ten powinien być przetłumaczony na język polski. Przepisu tego nie stosuje się do zagranicznych aktów urodzenia dziecka wydanych na terytorium państw członkowskich Unii Europejskiej, państw członkowskich Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA) - stron umowy o Europejskim Obszarze Gospodarczym lub Konfederacji Szwajcarskiej oraz państw - stron umów międzynarodowych w zakresie zabezpieczenia społecznego, których stroną jest Rzeczpospolita Polska, w językach urzędowych tych państw.

Jeżeli w aktach osobowych pracownika znajdują się dokumenty wymagane rozporządzeniem, ich dołączanie do wniosków nie jest konieczne.

W przypadku dołączenia do wniosku o urlop macierzyński kopii wymaganych dokumentów, pracodawca może żądać od pracownika przedłożenia ich oryginałów w celu potwierdzenia tych kopii za zgodność z oryginałem.

Części urlopu macierzyńskiego po rezygnacji ubezpieczonej-matki po 14 tygodniach od porodu z dalszego pobierania zasiłku macierzyńskiego pracodawca udziela pracownikowi-ojcu wychowującemu dziecko na jego pisemny wniosek, składany w terminie nie krótszym niż 14 dni przed rozpoczęciem korzystania z części urlopu. Pracodawca jest obowiązany uwzględnić wniosek pracownika. Do wniosku należy dołączyć skrócony odpis aktu urodzenia dziecka (dzieci) lub zagraniczny akt urodzenia dziecka (dzieci) albo kopie tych dokumentów oraz oświadczenie ubezpieczonej-matki dziecka o zamiarze rezygnacji z pobierania zasiłku macierzyńskiego za okres odpowiadający okresowi pozostałej części urlopu macierzyńskiego.

Przykład wniosku pracownika o udzielenie części urlopu macierzyńskiego po wykorzystaniu przez matkę co najmniej 14 tygodni urlopu macierzyńskiego

Przepisy Kodeksu pracy przewidują też "podział" urlopu macierzyńskiego w kilku innych okolicznościach.

Pracownica legitymująca się orzeczeniem o niezdolności do samodzielnej egzystencji, po wykorzystaniu po porodzie co najmniej 8 tygodni urlopu macierzyńskiego, ma prawo zrezygnować z pozostałej części tego urlopu, jeżeli:

• pozostałą część urlopu macierzyńskiego wykorzysta pracownik-ojciec wychowujący dziecko albo pracownik-inny członek najbliższej rodziny,
   
• przez okres odpowiadający okresowi, który pozostał do końca urlopu macierzyńskiego, osobistą opiekę nad dzieckiem będzie sprawował ubezpieczony-ojciec dziecka albo ubezpieczony-inny członek najbliższej rodziny, który w celu sprawowania tej opieki przerwał działalność zarobkową (art. 180 § 6 K.p.).

Części urlopu macierzyńskiego po rezygnacji przez pracownicę legitymującą się orzeczeniem o niezdolności do samodzielnej egzystencji, po wykorzystaniu po porodzie co najmniej 8 tygodni urlopu macierzyńskiego lub po zaprzestaniu przez ubezpieczoną legitymującą się orzeczeniem o niezdolności do samodzielnej egzystencji pobierania zasiłku po wykorzystaniu przez nią tego zasiłku za okres co najmniej 8 tygodni, pracodawca udziela, odpowiednio pracownikowi-ojcu wychowującemu dziecko albo pracownikowi-innemu członkowi najbliższej rodziny, na jego pisemny wniosek.

Wniosek należy złożyć w terminie nie krótszym niż 14 dni przed rozpoczęciem korzystania z części urlopu. Powinien on zawierać:

• imię i nazwisko pracownika-ojca wychowującego dziecko albo pracownika-innego członka najbliższej rodziny,
   
• imię i nazwisko oraz datę urodzenia dziecka (dzieci), na które ma być udzielona pozostała część urlopu macierzyńskiego,
   
• oświadczenie pracownika o okresie urlopu macierzyńskiego albo o okresie pobierania zasiłku przed porodem,
   
• wskazanie okresu, na który ma być udzielona pozostała część urlopu.

Pracodawca jest obowiązany uwzględnić wniosek pracownika-ojca wychowującego dziecko albo pracownika-innego członka najbliższej rodziny (art. 180 § 9 K.p.). Do wniosku dołącza się skrócony odpis aktu urodzenia dziecka (dzieci) lub zagraniczny akt urodzenia dziecka (dzieci) - w razie potrzeby przetłumaczony (patrz uwaga) albo kopie tych dokumentów, a ponadto oświadczenie pracownicy o zamiarze rezygnacji z pozostałej części urlopu macierzyńskiego albo oświadczenie ubezpieczonej-matki dziecka o zamiarze rezygnacji z pobierania zasiłku macierzyńskiego za okres odpowiadający okresowi pozostałej części urlopu macierzyńskiego.

W przypadku zgonu pracownicy w czasie urlopu macierzyńskiego albo ubezpieczonej-matki dziecka w czasie pobierania zasiłku macierzyńskiego za okres odpowiadający okresowi tego urlopu, pracownikowi-ojcu wychowującemu dziecko albo pracownikowi-innemu członkowi najbliższej rodziny, przysługuje prawo do części urlopu macierzyńskiego przypadającej po dniu zgonu pracownicy albo ubezpieczonej-matki dziecka (art. 180 § 12 K.p.).

Urlopu macierzyńskiego w omawianych okolicznościach udziela się na pisemny wniosek pracownika-ojca wychowującego dziecko albo pracownika-innego członka najbliższej rodziny (art. 180 § 16 K.p.). Powinien on zawierać:

• imię i nazwisko pracownika-ojca wychowującego dziecko albo pracownika-innego członka najbliższej rodziny,
   
• oświadczenie pracownika o dacie zgonu pracownicy albo ubezpieczonej-matki,
   
• oświadczenie pracownika o okresie urlopu macierzyńskiego albo o okresie pobierania zasiłku macierzyńskiego za okres odpowiadający okresowi części urlopu macierzyńskiego, wykorzystanych przed porodem,
   
• wskazanie daty, od której ma być udzielona część urlopu macierzyńskiego, przypadającej po dniu zgonu pracownicy albo ubezpieczonej-matki dziecka.

Do wniosku dołącza się skrócony odpis aktu urodzenia dziecka (dzieci) lub zagraniczny akt urodzenia dziecka (dzieci), w razie potrzeby przetłumaczony (patrz uwaga) albo kopie tych dokumentów. W razie zgonu matki dziecka nie przewidziano terminu na złożenie wniosku, co oznacza, że pracodawca jest związany wnioskiem złożonym bieżąco.

W przypadku porzucenia dziecka przez pracownicę w czasie urlopu macierzyńskiego albo przez ubezpieczoną-matkę dziecka w czasie pobierania zasiłku macierzyńskiego za okres odpowiadający okresowi tego urlopu, pracownikowi-ojcu wychowującemu dziecko albo pracownikowi-innemu członkowi najbliższej rodziny, przysługuje prawo do części urlopu macierzyńskiego przypadającej po dniu porzucenia dziecka, nie wcześniej jednak niż po wykorzystaniu przez:

• pracownicę, po porodzie, co najmniej 8 tygodni urlopu macierzyńskiego,
   
• ubezpieczoną-matkę dziecka, zasiłku macierzyńskiego za okres co najmniej 8 tygodni po porodzie (art. 180 § 13 K.p.).

Łączny wymiar urlopu (okresu pobierania zasiłku) nie może przekroczyć maksymalnego wymiaru. Do wniosku dołącza się skrócony odpis aktu urodzenia dziecka (dzieci) lub zagraniczny akt urodzenia dziecka (dzieci), w razie potrzeby przetłumaczony (patrz uwaga), albo kopie tych dokumentów. Wniosek powinien zawierać:

• imię i nazwisko pracownika-ojca wychowującego dziecko albo pracownika-innego członka najbliższej rodziny,
   
• oświadczenie pracownika o dacie porzucenia dziecka przez pracownicę albo ubezpieczoną-matkę dziecka,
   
• oświadczenie pracownika o okresie urlopu macierzyńskiego albo o okresie pobierania zasiłku przed porodem,
   
• wskazanie daty, od której ma być udzielona część urlopu macierzyńskiego, przypadającej po dniu porzucenia dziecka przez pracownicę, nie wcześniej jednak niż po wykorzystaniu przez nią po porodzie co najmniej 8 tygodni urlopu macierzyńskiego albo przypadającej po dniu porzucenia dziecka przez ubezpieczoną-matkę dziecka, nie wcześniej jednak niż po wykorzystaniu przez nią po porodzie zasiłku za okres odpowiadający co najmniej 8 tygodniom urlopu macierzyńskiego.

W przypadku porzucenia dziecka nie przewidziano terminu na złożenie wniosku, co oznacza, że pracodawca jest związany wnioskiem złożonym bieżąco.

W przypadku:

• zgonu matki dziecka nieobjętej ubezpieczeniem społecznym w razie choroby i macierzyństwa, określonym w ustawie o sus, albo nieposiadającej tytułu do objęcia takim ubezpieczeniem,
   
• porzucenia dziecka przez matkę nieobjętą ww. ubezpieczeniem albo nieposiadającą tytułu do objęcia takim ubezpieczeniem,
   
• niemożności sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem przez matkę nieobjętą ww. ubezpieczeniem albo nieposiadającą tytułu do objęcia takim ubezpieczeniem, legitymującą się orzeczeniem o niezdolności do samodzielnej egzystencji

pracownikowi-ojcu wychowującemu dziecko albo pracownikowi-innemu członkowi najbliższej rodziny przysługuje prawo do części urlopu macierzyńskiego przypadającej po dniu zgonu matki dziecka, porzucenia przez nią dziecka albo powstania niezdolności do samodzielnej egzystencji (art. 180 § 15 K.p.). Użyte w przepisie sformułowanie przyznające prawo "do części urlopu macierzyńskiego przypadającej po dniu", w którym wystąpiła jedna z wymienionych okoliczności, pozwala stwierdzić, że pracownik nabywa prawo do urlopu na okres pozostały do upływu odpowiednio 140 dni (20 tyg. x 7 dni), 217 dni (31 tyg. x 7 dni) itd., licząc od dnia urodzenia dziecka (dzieci). Przy czym w trzecim przypadku chodzi o okres "po powstaniu niezdolności matki", co oznacza, że pracownik może wykorzystać nawet pełny urlop. Wniosek w powyższej sprawie powinien zawierać:

• imię i nazwisko pracownika-ojca wychowującego dziecko albo pracownika-innego członka najbliższej rodziny oraz

na wypadek zgonu matki:

• oświadczenie pracownika o dacie zgonu matki dziecka, 
   
• wskazanie daty, od której ma być udzielona część urlopu macierzyńskiego, przypadającej po dniu zgonu matki dziecka,

na wypadek porzucenia dziecka przez matkę:

• oświadczenie pracownika o dacie porzucenia dziecka przez matkę, 
   
• wskazanie daty, od której ma być udzielona część urlopu macierzyńskiego, przypadającej po dniu porzucenia dziecka przez matkę.

na wypadek niemożności sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem przez matkę legitymującą się orzeczeniem o niezdolności do samodzielnej egzystencji:

• wskazanie daty, od której ma być udzielona część urlopu macierzyńskiego.

Do wniosku dołącza się skrócony odpis aktu urodzenia dziecka (dzieci) lub zagraniczny akt urodzenia dziecka (dzieci), w razie potrzeby przetłumaczony (patrz uwaga) albo kopie tych dokumentów, a w ostatnim przypadku także kopię prawomocnego orzeczenia o niezdolności matki dziecka do samodzielnej egzystencji. Nie przewidziano terminu na złożenie wniosku.

W przypadku podjęcia przez matkę dziecka nieposiadającą tytułu do objęcia ubezpieczeniem społecznym w razie choroby i macierzyństwa, określonym w ustawie o sus, zatrudnienia w wymiarze nie niższym niż połowa pełnego wymiaru czasu pracy, pracownikowi-ojcu wychowującemu dziecko przysługuje, w okresie trwania zatrudnienia matki dziecka, prawo do części urlopu macierzyńskiego przypadającej od dnia podjęcia zatrudnienia przez matkę dziecka aż do wyczerpania pełnego wymiaru. Przepis art. 180 § 9 K.p. stosuje się odpowiednio, co oznacza m.in., że pracodawca udziela tej części urlopu macierzyńskiego na pisemny wniosek pracownika, złożony w terminie nie krótszym niż 14 dni przed rozpoczęciem korzystania z części urlopu. Pracodawca jest związany tym wnioskiem (art. 180 § 17 K.p.).

Wniosek o urlop w omawianych okolicznościach powinien zawierać:

• imię i nazwisko pracownika,
   
• wskazanie daty, od której ma być udzielona część urlopu macierzyńskiego, przypadającej w okresie trwania zatrudnienia matki dziecka,
   
• oświadczenie pracownika, w którym zobowiązuje się on poinformować pracodawcę o ustaniu zatrudnienia matki dziecka w czasie korzystania przez pracownika z urlopu macierzyńskiego.

Do wniosku należy załączyć:

• skrócony odpis aktu urodzenia dziecka (dzieci) lub zagraniczny akt urodzenia dziecka (dzieci) w razie potrzeby przetłumaczony (patrz uwaga), albo ich kopie,
   
• oświadczenie matki dziecka o dacie podjęcia zatrudnienia w wymiarze nie niższym niż połowa pełnego wymiaru czasu pracy.

2.4.2. Wniosek o urlop na warunkach urlopu macierzyńskiego

Urlop na warunkach urlopu macierzyńskiego jest analogiczny w swym przeznaczeniu oraz sposobie wykorzystywania do urlopu macierzyńskiego. Adresatami uprawnienia są osoby, które przyjęły dziecko (dzieci) na wychowanie i wystąpiły do sądu opiekuńczego z wnioskiem o wszczęcie postępowania w sprawie przysposobienia dziecka (dzieci) lub przyjęły je na wychowanie jako rodzina zastępcza, z wyjątkiem rodziny zastępczej zawodowej, dalej rodzice adopcyjni. W przypadku urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego od pierwszego dnia uprawnienia prawo do niego mają oboje rodzice adopcyjni, z którego korzystają według własnego wyboru. Co istotne, na mocy odesłania zawartego w art. 183 § 2 K.p., w sytuacjach szczególnych z urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego może skorzystać także inny członek najbliższej rodziny. Ma to na celu zachowanie ciągłości opieki nad małym dzieckiem.

Pracownik, który przyjął dziecko na wychowanie i wystąpił do sądu opiekuńczego z wnioskiem o wszczęcie postępowania w sprawie przysposobienia dziecka lub który przyjął dziecko na wychowanie jako rodzina zastępcza, z wyjątkiem rodziny zastępczej zawodowej, ma prawo do urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego w wymiarze:

• 20 tygodni - w przypadku przyjęcia jednego dziecka, 
   
• 31 tygodni - w przypadku jednoczesnego przyjęcia dwojga dzieci, 
   
• 33 tygodni - w przypadku jednoczesnego przyjęcia trojga dzieci, 
   
• 35 tygodni - w przypadku jednoczesnego przyjęcia czworga dzieci, 
   
• 37 tygodni - w przypadku jednoczesnego przyjęcia pięciorga i więcej dzieci

nie dłużej jednak niż do ukończenia przez dziecko 7. roku życia, a w przypadku dziecka, wobec którego podjęto decyzję o odroczeniu obowiązku szkolnego, nie dłużej niż do ukończenia przez nie 10. roku życia (art. 183 § 1 K.p.). Sposób określenia adresata przepisu ("pracownik", a nie jak w odniesieniu do urlopu macierzyńskiego "pracownica") pozwala stwierdzić, że omawiane uprawnienie przysługuje oboju rodzicom adopcyjnym na równych prawach.

Do urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego stosuje się odpowiednio przepisy dotyczące urlopu macierzyńskiego odnoszące się do:

• podziału urlopu między opiekunów,
   
• przejmowania urlopu w przypadku legitymowania się przez opiekuna orzeczeniem o niezdolności do samodzielnej egzystencji, jego zgonu lub porzucenia przez niego dziecka (także gdy nie przebywał na urlopie gdyż nie posiadał statusu pracownika, a jedynie pobierał zasiłek macierzyński, a także gdy nie był objęty ubezpieczeniem),
   
• przerwania urlopu na wypadek hospitalizacji rodzica,
   
• uzyskania prawa do urlopu jeżeli dotychczasowy, nieaktywny zawodowo opiekun, podejmie zatrudnienie na co najmniej 1/2 etatu,
   
• prawa i wymiaru urlopu na wypadek zgonu dziecka oraz
   
• przesunięcia urlopu na wypadek hospitalizacji dziecka.

Tak stanowi art. 183 § 2 K.p., który przewiduje odpowiednie stosowanie do urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego m.in. art. 180 § 4-17, art. 180¹ § 2 oraz art. 181 K.p. Dodatkowy urlop macierzyński zawiera jednak zastrzeżenie dotyczące minimalnego wymiaru urlopu, wynikające z wieku dziecka przyjętego na wychowanie.

Urlop na warunkach urlopu macierzyńskiego jest udzielany na pisemny wniosek pracownika. Do wniosku dołącza się dokumenty określone w przepisach wykonawczych. Są to:

• oświadczenie pracownika o dacie przyjęcia dziecka (dzieci) na wychowanie oraz kopia wniosku o wszczęcie postępowania w sprawie przysposobienia dziecka (dzieci), zawierającego datę urodzenia dziecka (dzieci) z poświadczeniem sądu opiekuńczego o dacie wystąpienia do sądu, albo kopia prawomocnego orzeczenia sądu opiekuńczego o umieszczeniu dziecka (dzieci) w rodzinie zastępczej, albo kopia umowy cywilnoprawnej zawartej pomiędzy rodziną zastępczą a starostą, 
   
• kopia prawomocnej decyzji o odroczeniu obowiązku szkolnego, w przypadku gdy wniosek dotyczy dziecka, wobec którego podjęto taką decyzję.

Sam wniosek powinien natomiast zawierać:

• imię i nazwisko pracownika, 
   
• imię i nazwisko oraz datę urodzenia dziecka (dzieci) przyjętego na wychowanie albo przyjętego na wychowanie jako rodzina zastępcza, na które ma być udzielony urlop na warunkach urlopu macierzyńskiego, 
   
• wskazanie okresu, na który ma być udzielony urlop.

2.4.3. Wniosek o urlop rodzicielski oraz jego łączenie z pracą na część etatu

Bezpośrednio po urlopie macierzyńskim lub urlopie na warunkach urlopu macierzyńskiego lub pobieraniu zasiłku macierzyńskiego za okres odpowiadający tym urlopom, pracownikowi przysługuje urlop rodzicielski. Przepisy regulujące zasady nabywania prawa do tego urlopu odnoszą się w swojej treści do dwojga uprawnionych - matki oraz ojca dziecka oraz rodziców adopcyjnych. Jednak na mocy odesłania zawartego odpowiednio w art. 182^1g oraz art. 183 § 5 K.p., w określonych sytuacjach z urlopu rodzicielskiego może skorzystać także inny członek najbliższej rodziny, co ma na celu zachowanie ciągłości opieki nad małym dzieckiem.

Pracownik ma prawo do urlopu rodzicielskiego w wymiarze do:

• 32 tygodni - w przypadku urodzenia się przy jednym porodzie jednego dziecka, 
   
• 34 tygodni - w przypadku urodzenia się przy jednym porodzie więcej niż jednego dziecka (art. 182^1a § 1 K.p.).

Rodzice mogą z urlopu rodzicielskiego korzystać jednocześnie, przy nieprzekraczaniu podanego wyżej wymiaru maksymalnego. Podział jest możliwy także wówczas, gdy jeden z rodziców podlega ubezpieczeniu chorobowemu z innego tytułu niż stosunek pracy (art. 182^1a § 4 K.p.). Wówczas jeden z rodziców korzysta z urlopu rodzicielskiego, a drugi pobiera zasiłek macierzyński za okres odpowiadający temu urlopowi (łącznie nie dłużej niż wymiar maksymalny).

Pracownica może wystąpić o cały urlop rodzicielski "z góry". W tym celu nie później niż 21 dni po porodzie (odpowiednio przyjęciu dziecka na wychowanie), powinna złożyć pisemny wniosek o udzielenie jej, bezpośrednio po urlopie macierzyńskim, urlopu rodzicielskiego w pełnym wymiarze wynikającym z art. 182^1a § 1 K.p. Powinien on zawierać:

• imię i nazwisko pracownicy (tudzież rodzica adopcyjnego), 
   
• imię i nazwisko oraz datę urodzenia dziecka (dzieci),
   
• wskazanie daty, od której ma być udzielony urlop rodzicielski w pełnym wymiarze.

Do wniosku dołącza się skrócony odpis aktu urodzenia dziecka (dzieci) lub zagraniczny akt urodzenia dziecka (dzieci) albo kopie tych dokumentów lub kopię zaświadczenia lekarskiego wystawionego na zwykłym druku określającego przewidywaną datę porodu. Rodzic adopcyjny dołącza do wniosku:

• oświadczenie pracownika o dacie przyjęcia dziecka (dzieci) na wychowanie oraz kopię wniosku o wszczęcie postępowania w sprawie przysposobienia dziecka (dzieci), zawierającego datę urodzenia dziecka (dzieci) z poświadczeniem sądu opiekuńczego o dacie wystąpienia do sądu, albo kopię prawomocnego orzeczenia sądu opiekuńczego o umieszczeniu dziecka (dzieci) w rodzinie zastępczej, albo kopię umowy cywilnoprawnej zawartej pomiędzy rodziną zastępczą a starostą, 
   
• kopię prawomocnej decyzji o odroczeniu obowiązku szkolnego, w przypadku gdy wniosek dotyczy dziecka, wobec którego podjęto taką decyzję.

Przykład wniosku o udzielenie urlopu rodzicielskiego składanego "z góry"

O urlop rodzicielski można wnioskować także w tzw. trybie "zwykłym" (następczym), przed końcem urlopu macierzyńskiego (okresu pobierania zasiłku), nie później niż 21 dni przed jego rozpoczęciem. Jest on wówczas udzielany jednorazowo albo w częściach nie później niż do zakończenia roku kalendarzowego, w którym dziecko kończy 6. rok życia (art. 182^1c § 1 K.p.). Urlop ten należy rozpocząć bezpośrednio po wykorzystaniu urlopu macierzyńskiego i wykorzystać w nie więcej niż w 4 częściach, przypadających (z niżej wymienionym wyjątkiem) bezpośrednio jedna po drugiej albo bezpośrednio po wykorzystaniu zasiłku macierzyńskiego za okres odpowiadający części urlopu rodzicielskiego, w wymiarze wielokrotności tygodnia.

We wniosku o urlop rodzicielski składany w omawianym trybie należy zawrzeć:

• imię i nazwisko pracownika,

oraz gdy wniosek dotyczy pełnego wymiaru urlopu:

• wskazanie terminu zakończenia korzystania z urlopu macierzyńskiego albo pobierania zasiłku macierzyńskiego za okres odpowiadający temu urlopowi,
   
• wskazanie okresu, na który ma być udzielony urlop rodzicielski w pełnym wymiarze;

natomiast gdy dotyczy części urlopu:

• wskazanie terminu zakończenia korzystania z urlopu macierzyńskiego albo zakończenia pobierania zasiłku za okres odpowiadający temu urlopowi, a w przypadku gdy wniosek dotyczy kolejnej części urlopu rodzicielskiego - terminu zakończenia poprzedniej części, 
   
• wskazanie okresu dotychczas wykorzystanego urlopu rodzicielskiego lub zasiłku macierzyńskiego za okres odpowiadający temu urlopowi oraz liczby wykorzystanych części, 
   
• wskazanie okresu, na który ma być udzielona część urlopu rodzicielskiego, przypadającego bezpośrednio po zakończeniu korzystania z urlopu macierzyńskiego albo zasiłku za okres odpowiadający temu urlopowi, a w przypadku gdy wniosek dotyczy kolejnej części - przypadającego bezpośrednio po zakończeniu poprzedniej części urlopu albo bezpośrednio po zakończeniu pobierania zasiłku za okres odpowiadający temu urlopowi.

Do wniosku załącza się skrócony odpis aktu urodzenia dziecka (dzieci) lub zagraniczny akt urodzenia dziecka (dzieci) albo ich kopie oraz oświadczenie pracownika o braku zamiaru korzystania z uprawnień przez drugiego rodzica (rodzica adopcyjnego) albo o okresie, w którym będzie z nich korzystał. Rodzic adopcyjny dołącza dodatkowo dokumenty wymagane do wniosku "z góry".

Przykład wniosku o udzielenie urlopu rodzicielskiego w pełnym wymiarze

Przykład wniosku o udzielenie części urlopu rodzicielskiego

Wniosek o urlop rodzicielski po przerwie (wykorzystywany do końca roku, w którym dziecko ukończy 6 lat) powinien zawierać analogiczne dane, z tym że ta część urlopu nie musi posiadać cechy bezpośredniości. Także załączniki pozostają bez zmian.

Wniosek w sprawie rezygnacji z całości lub części urlopu rodzicielskiego, o który wnioskowano "z góry" powinien zawierać:

• imię i nazwisko pracownicy (rodzica adopcyjnego) oraz
   
• wskazanie daty przystąpienia do pracy.

Należy go złożyć minimum 21 dni przed przystąpieniem do pracy.

Przykład wniosku w sprawie rezygnacji z urlopu rodzicielskiego udzielonego w trybie "z góry"

Pracownik może łączyć korzystanie z urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy u pracodawcy udzielającego tego urlopu w wymiarze nie wyższym niż połowa pełnego wymiaru czasu pracy. W takim przypadku urlopu rodzicielskiego udziela się na pozostałą część wymiaru czasu pracy (art. 182^1e § 1 K.p.).

Podjęcie pracy na część etatu następuje na pisemny wniosek pracownika złożony w terminie nie krótszym niż 21 dni przed rozpoczęciem wykonywania pracy. Wniosek w omawianej sprawie powinien zawierać:

• imię i nazwisko pracownika,
   
• określenie wymiaru czasu pracy,
   
• wskazanie okresu, w którym pracownik zamierza łączyć korzystanie z urlopu rodzicielskiego lub jego części z wykonywaniem pracy w niepełnym wymiarze czasu pracy,
   
• oświadczenie pracownika o zamiarze łączenia części urlopu rodzicielskiego powstałej w wyniku proporcjonalnego wydłużenia tego urlopu z pracą w wymiarze nie wyższym niż połowa pełnego wymiaru czasu pracy, z określeniem wymiaru czasu pracy, albo o braku takiego zamiaru.

Uwaga! Bardzo istotne znaczenie ma ostatnia z wymaganych informacji, która będzie miała zasadniczy wpływ na ostateczną długość urlopu rodzicielskiego, w tym części łączonej z pracą.

Przykład wniosku w sprawie łączenia urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy w obniżonym wymiarze czasu pracy

2.4.4. Wniosek o urlop ojcowski

Zgodnie z art. 182³ § 1 K.p., pracownik-ojciec wychowujący dziecko ma prawo do urlopu ojcowskiego w wymiarze 2 tygodni, nie dłużej jednak niż:

• do ukończenia przez dziecko 24. miesiąca życia albo 
   
• do upływu 24 miesięcy od dnia uprawomocnienia się postanowienia orzekającego przysposobienie i nie dłużej niż do ukończenia przez dziecko 7. roku życia, a w przypadku dziecka, wobec którego podjęto decyzję o odroczeniu obowiązku szkolnego, nie dłużej niż do ukończenia przez nie 10. roku życia.

Urlop ojcowski może być wykorzystany jednorazowo albo nie więcej niż w 2 częściach, z których żadna nie może być krótsza niż tydzień (art. 182³ § 1¹ K.p.). Udziela się go na pisemny wniosek pracownika-ojca wychowującego dziecko, składany w terminie nie krótszym niż 7 dni przed rozpoczęciem korzystania z urlopu. Powinien on zawierać:

• imię i nazwisko pracownika oraz
   
• wskazanie okresu, na który ma być udzielony urlop ojcowski albo jego część.

Do wniosku dołącza się:

• skrócony odpis aktu urodzenia dziecka (dzieci) lub zagraniczny akt urodzenia dziecka (dzieci) albo kopie tych dokumentów,
   
• kopię prawomocnego postanowienia sądu o przysposobieniu dziecka, w przypadku gdy wniosek dotyczy udzielenia urlopu ojcowskiego albo jego części na dziecko przysposobione,
   
• oświadczenie pracownika-ojca wychowującego dziecko czy korzystał z części urlopu ojcowskiego,
   
• kopię prawomocnej decyzji o odroczeniu obowiązku szkolnego, w przypadku gdy wniosek dotyczy dziecka, wobec którego podjęto taką decyzję.

Pracodawca jest obowiązany uwzględnić wniosek pracownika o urlop ojcowski.

Przykład wniosku o udzielenie urlopu ojcowskiego

2.4.5. Wniosek o urlop wychowawczy oraz obniżenie wymiaru czasu pracy w okresie uprawniającym do tego urlopu

Pracownik zatrudniony co najmniej 6 miesięcy ma prawo do urlopu wychowawczego w celu sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem. Do sześciomiesięcznego okresu zatrudnienia wlicza się poprzednie okresy zatrudnienia (art. 186 § 1 K.p.).

Uwaga! Urlop wychowawczy jest zwolnieniem od pracy udzielanym na wniosek pracownika-opiekuna małego dziecka w celu sprawowania nad nim osobistej opieki. Opiekunem jest każdy, kto przyjął dziecko pod opiekę w zamiarze stałego wychowywania.

Wymiar urlopu wychowawczego wynosi do 36 miesięcy. Urlop jest udzielany na okres nie dłuższy niż do zakończenia roku kalendarzowego, w którym dziecko kończy 6. rok życia. Jeżeli jednak z powodu stanu zdrowia potwierdzonego orzeczeniem o niepełnosprawności lub stopniu niepełnosprawności dziecko wymaga osobistej opieki pracownika, niezależnie od urlopu udzielanego do 6. roku życia, pracownik może skorzystać z kolejnego urlopu wychowawczego w wymiarze do 36 miesięcy, jednak na okres nie dłuższy niż do ukończenia przez dziecko 18. roku życia.

Problematykę tę wyjaśniło Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej w piśmie nadesłanego do naszego Wydawnictwa 25 października 2013 r., gdzie czytamy m.in., że: "(...) Jeżeli zatem oboje rodzice lub opiekunowie dziecka żyją i korzystają z pełnej władzy rodzicielskiej, to maksymalny wymiar urlopu wychowawczego jaki może wykorzystać jeden z nich wynosi 35 miesięcy.".

Skorzystanie z urlopu wychowawczego w wymiarze co najmniej jednego miesiąca oznacza wykorzystanie przez rodzica lub opiekuna dziecka urlopu w części przysługującej wyłącznie temu rodzicowi (tzw. części niezbywalnej).

Rodzic dziecka ma prawo do pełnego urlopu wychowawczego, tj. w wymiarze 36 miesięcy, jeżeli:

• drugi rodzic dziecka nie żyje, 
   
• drugiemu rodzicowi dziecka nie przysługuje władza rodzicielska, 
   
• drugi rodzic dziecka został pozbawiony władzy rodzicielskiej albo taka władza uległa ograniczeniu lub zawieszeniu.

Dotyczy to zarówno podstawowego urlopu wychowawczego, jak i urlopu z tytułu niepełnosprawności dziecka. Ta sama zasada obowiązuje, gdy dziecko pozostaje pod opieką jednego opiekuna. Wówczas pracownikowi przysługuje urlop wychowawczy w wymiarze pełnym - do 36 miesięcy.

Rodzice (opiekunowie) mogą korzystać z urlopu wychowawczego jednocześnie, jednak łącznie nie może on przekroczyć wymiaru maksymalnego, o którym mowa wyżej. Oznacza to, że nawet przez 18 (w razie niepełnosprawności dziecka przez 36) miesięcy rodzice bądź opiekunowie dziecka mogą się nim zajmować jednocześnie, w ramach urlopu wychowawczego.

Urlop wychowawczy jest udzielany na pisemny wniosek pracownika składany w terminie nie krótszym niż 21 dni przed rozpoczęciem korzystania z tego urlopu. Powinien on zawierać:

• imię i nazwisko pracownika, 
   
• imię i nazwisko dziecka, na które ma być udzielony urlop wychowawczy albo jego część, 
   
• wskazanie okresu, na który ma być udzielony urlop wychowawczy albo jego część na dane dziecko, 
   
• wskazanie okresu urlopu wychowawczego, który dotychczas został wykorzystany na dane dziecko, 
   
• określenie liczby części urlopu wychowawczego, z których dotychczas skorzystano na dane dziecko.

Jeżeli wniosek o urlop wychowawczy został złożony bez zachowania terminu, pracodawca udziela urlopu wychowawczego nie później niż z dniem upływu 21 dni od dnia złożenia wniosku.

Uwaga! Urlop wychowawczy jest udzielany w nie więcej niż w 5 częściach. Liczbę części urlopu ustala się w oparciu o liczbę złożonych wniosków o udzielenie urlopu. Przy czym jeżeli wnioskodawca uprzednio skorzystał z urlopu rodzicielskiego po przerwie (chodzi o część wynoszącą nie więcej niż 16 tygodni, która na mocy art. 182^1c § 1 K.p. może być wykorzystana do zakończenia roku kalendarzowego, w którym dziecko kończy 6. rok życia), to liczba wykorzystanych w tym trybie części urlopu rodzicielskiego pomniejsza liczbę części przysługującego urlopu wychowawczego.

Do wniosku o urlop wychowawczy pracownik powinien załączyć:

• oświadczenie dotyczące korzystania z części urlopu rodzicielskiego na dane dziecko w terminie nieprzypadającym bezpośrednio po wykorzystaniu urlopu macierzyńskiego albo urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego lub zasiłku za okres odpowiadający okresowi urlopu macierzyńskiego albo okresowi urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, ze wskazaniem liczby części urlopu wykorzystanych w taki sposób, 
   
• oświadczenie o braku zamiaru korzystania przez drugiego rodzica albo opiekuna dziecka z urlopu wychowawczego przez okres wskazany we wniosku albo o okresie, w którym drugi rodzic lub opiekun dziecka zamierza korzystać z urlopu wychowawczego w okresie objętym wnioskiem (oświadczenie nie jest wymagane w razie ograniczenia drugiemu rodzicowi albo pozbawienia drugiego rodzica władzy rodzicielskiej lub ograniczenia albo zwolnienia z opieki drugiego opiekuna dziecka), 
   
• w przypadku ograniczenia albo pozbawienia drugiego rodzica władzy rodzicielskiej lub zwolnienia z opieki drugiego opiekuna dziecka - kopię prawomocnego orzeczenia sądu w tej sprawie lub oświadczenie pracownika, że zachodzą niedające się usunąć przeszkody do uzyskania informacji od drugiego rodzica lub opiekuna dziecka o braku zamiaru korzystania z urlopu wychowawczego przez okres wskazany we wniosku albo o okresie, w którym drugi rodzic lub opiekun dziecka zamierza korzystać z urlopu wychowawczego w okresie objętym wnioskiem, 
   
• kopię prawomocnego orzeczenia o niepełnosprawności lub stopniu niepełnosprawności dziecka, na które ma być udzielony urlop wychowawczy, w przypadku wnioskowania o urlop z tego tytułu, 
   
• w przypadku wnioskowania o udzielenie urlopu wychowawczego w wymiarze 36 miesięcy albo o udzielenie części urlopu wychowawczego, której wymiar łącznie z dotychczas wykorzystanym wymiarem urlopu wychowawczego wyniesie 36 miesięcy, w zależności od okoliczności również: 
   
• skrócony odpis aktu zgonu drugiego rodzica dziecka albo 
   
• kopię prawomocnego orzeczenia sądu o ubezwłasnowolnieniu drugiego rodzica dziecka albo dokument potwierdzający niepełnoletność drugiego rodzica dziecka, gdy rodzice nie są małżeństwem, albo kopię prawomocnego orzeczenia sądu o ustaleniu ojcostwa, w którym sąd nie przyznał ojcu władzy rodzicielskiej, albo 
   
• kopię prawomocnego orzeczenia sądu o pozbawieniu drugiego rodzica władzy rodzicielskiej albo o jej ograniczeniu lub zawieszeniu, albo 
   
• kopię prawomocnego orzeczenia sądu o przyznaniu opieki nad dzieckiem jednemu opiekunowi albo zwolnieniu drugiego opiekuna z tej opieki.

Przykład wniosku o udzielenie urlopu wychowawczego albo jego części

Pracownik uprawniony do urlopu wychowawczego może zamiast o ten urlop złożyć wniosek o obniżenie wymiaru jego czasu pracy do wymiaru nie niższego niż połowa pełnego wymiaru czasu pracy. Pracodawca jest obowiązany uwzględnić wniosek pracownika (art. 186⁷ § 1 K.p.).

Wniosek o obniżenie wymiaru czasu pracy pracownika uprawnionego do urlopu wychowawczego, w okresie, w którym mógłby korzystać z takiego urlopu, składa się na 21 dni przed rozpoczęciem wykonywania pracy w obniżonym wymiarze. Powinien on zawierać:

• imię i nazwisko pracownika, 
   
• imię i nazwisko dziecka, na które mógłby być udzielony urlop wychowawczy, 
   
• wskazanie okresu, przez który pracownik zamierza wykonywać pracę w obniżonym wymiarze czasu pracy, 
   
• wskazanie wymiaru czasu pracy, w którym pracownik zamierza wykonywać pracę.

Do wniosku należy załączyć:

• skrócony odpis aktu urodzenia dziecka (dzieci) lub zagraniczny akt urodzenia dziecka (dzieci) albo kopie tych dokumentów, 
   
• oświadczenie o okresie, w którym pracownik dotychczas korzystał z wykonywania pracy w obniżonym wymiarze czasu pracy w okresie, w którym mógłby korzystać z urlopu wychowawczego.

Przykład wniosku o obniżenie wymiaru czasu pracy

2.4.6. Wniosek o udzielenie dni wolnych na dziecko w wieku do 14 lat

Stosownie do art. 188 K.p. pracownikowi wychowującemu przynajmniej jedno dziecko w wieku do 14 lat przysługuje w ciągu roku kalendarzowego zwolnienie od pracy w wymiarze 16 godzin albo 2 dni, z zachowaniem prawa do wynagrodzenia. O sposobie wykorzystania w danym roku kalendarzowym zwolnienia decyduje pracownik w pierwszym wniosku o udzielenie takiego zwolnienia złożonym w danym roku kalendarzowym. Zwolnienie od pracy udzielane w wymiarze godzinowym, dla pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy tego pracownika. Niepełną godzinę zwolnienia od pracy zaokrągla się w górę do pełnej godziny.

Przepis § 6 rozporządzenia z dnia 28 maja 1996 r. wymaga, aby pracownik będący rodzicem lub opiekunem dziecka złożył do akt osobowych oświadczenie o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z przysługujących mu uprawnień, w tym m.in. z tytułu wychowania dziecka do 14 lat. Przykład oświadczenia prezentujemy we wcześniejszym fragmencie dodatku.

Dni wolne od pracy na opiekę nad dzieckiem udzielane są na wniosek pracownika, przy czym nie jest w tym zakresie wymagana żadna szczególna forma. Pracodawca może wprowadzić wymóg pisemnego wniosku w tej sprawie.

Przykład wniosku w sprawie udzielenia zwolnienia z tytułu wychowywania dziecka do 14 lat